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16/12/2021

Proteja a sua empresa: Conheça a Guarda Segura de Documentos

Entenda como funciona a Guarda Segura de Documentos e todos os benefícios essenciais para o seu negócio

A documentação de uma empresa possui papel fundamental em seus processos, afinal, é ali que encontramos todas as informações importantes sobre os clientes, funcionários, do setor financeiro e muitos outros dados essenciais para a rotina de um negócio.

Apesar disso, o acúmulo de arquivos físicos pode ser uma grande dor de cabeça para a empresa, seja pela quantidade de espaço necessário para armazenar essas informações, pela confusão que pode causar quando funcionários precisam procurar algum arquivo ou pelos diversos cuidados necessários com essas informações.

Por isso, aderir aos serviços de uma empresa capaz de realizar a guarda segura de documentos é essencial para os negócios. E a Central Inf, especialista no assunto, te mostra como essa solução pode ser simples e eficiente. Confira!

Como manter os documentos da empresa seguros?

Inúmeras empresas estão sujeitas a perda de centenas ou até milhares de arquivos importantes por não saberem como manter seus arquivos seguros. A comodidade em armazenar todos os arquivos no mesmo canto é uma armadilha, pois põe em risco que parte desses documentos simplesmente se percam em meio à bagunça, ficando expostos à umidade e mofo, correndo o risco de rasgarem e serem danificados, até mesmo por incêndios, inundações e vazamentos em telhados, por exemplo.

Para manter esses arquivos protegidos, sua empresa precisa mais do que apenas uma sala em que tudo seja armazenado. O ideal é contar com um sistema especializado para garantir a segurança e praticidade para seus documentos. Por isso, a melhor opção para realizar a guarda segura de documentos é terceirizar este serviço com os especialistas da Central Inf.

Benefícios de terceirizar a guarda de documentos

Contar com uma empresa especializada para garantir a guarda segura de todos os documentos da sua empresa pode te oferecer diversos benefícios, como:

Mais segurança: todos os documentos são monitorados 24 horas por dia e você garante o sigilo de todas as informações armazenadas;

Redução de custos: você consegue economizar espaço físico da empresa e elimina todo gasto extra para manter os arquivos em estoque, como com mão de obra, por exemplo;

Digitalização dos documentos com validade jurídica: os seus arquivos físicos são digitalizados com validade jurídica e podem ser armazenados na nuvem em nossa solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED/ECM) para acesso através da WEB. Enquanto isso, os arquivos físicos originais ficam bem protegidos em nossa guarda segura ou podem até mesmo serem expurgados devido a validade jurídica de nossa digitalização.

Organização: todos os arquivos são organizados e catalogados em sistema informatizado WEB para uma localização mais fácil e eficiente, facilitando a sua rotina;

Pesquisa ágil e eficiente: como todos os arquivos são organizados e catalogados e com a possibilidade de digitalização e armazenamento na nuvem, o acesso é facilitado pela web, de qualquer lugar do mundo, apenas para pessoas autorizadas e com o máximo de segurança.

Local apropriado para guardar os documentos: além de todos os sistemas de segurança e vigilância eletrônica e patrimonial, em regime de 24 horas por dia x 7 dias por semana, você também conta com um local apropriado para arquivar os documentos, sem riscos de umidade, mofo ou qualquer tipo de avaria nos arquivos, com sistema de combate a incêndio e AVCB do Corpo de Bombeiros.

Qual o prazo legal para guarda de documentos dentro das empresas?

Além de agilizar os processos e reduzir custos, a guarda de documentos também é importante para proteger a empresa de problemas fiscais e trabalhistas. Para a maioria deles, o seu tempo de guarda é definido pela lei vigente. O prazo varia de acordo com o tipo de documento ou a sua finalidade.

Mesmo com os avanços tecnológicos e a possibilidade de digitalização, a guarda de documentos continua sendo relevante para as empresas. Afinal, é essencial que a organização esteja de acordo com o que está previsto em lei, sendo capaz de cumprir as suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias da melhor forma possível.

Os documentos relativos a tributos devem ser guardados por 5 anos. Entre eles, temos:

Imposto de Renda (IR);
Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
Programa de Integração Social (PIS);
Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
Simples Nacional;
Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
Livros fiscais e contábeis;
Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
Declarações como a DIPJ, DCTF e Dirfe;
Declaração de Ajuste Anual.

O tempo de guarda de documentos referente ao regime trabalhista e previdenciário varia de acordo com o documento. Abaixo, vamos mostrar por quanto tempo a empresa deve guardar os principais documentos desse segmento.

Por 2 anos:

Termo de rescisão do contrato de trabalho;
Pedido de demissão e;
Aviso-prévio.

Por 5 anos:

Contribuição previdenciária (GPS);
Contribuição sindical (GRCSU);
Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
Relação Anual de Informações Sociais (Rais);
Atestados médicos e;
Comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD).

Por 10 anos:

Folha de pagamento;
Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários e;
PIS/Pasep.

Por 30 anos:

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) e;
Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).

Por tempo indeterminado:

Contrato de Trabalho e;
Livro ou ficha de registro de empregado.

Como vimos, alguns documentos podem ser descartados após alguns anos, outros após décadas e ainda existem arquivos que devem ser guardados para a vida inteira. As empresas precisam estar atentas a essas particularidades para evitar prejuízos.

A perda ou a eliminação do documento antes do prazo determinado pode fazer com a empresa tenha que pagar novamente o tributo ou seja multada. A falta do documento também pode causar complicações em caso de fiscalização ou processos judiciais ou trabalhistas.

Como contar com uma guarda segura de documentos?

Se você deseja manter os documentos da sua empresa em segurança e contar com os melhores benefícios do mercado para a proteção de documentos, escolha a Central INF, que desde 1989 atua no segmento de BPO (Business Process Outsourcing) disponibilizando soluções e processos com o mais alto padrão de qualidade e tecnologia, além de contar com uma equipe altamente treinada e especializada.

Aqui você conta com diferentes planos para a guarda de documentos, podendo escolher qual se encaixa melhor nas suas necessidades.

Fale com a nossa equipe e agende uma avaliação para o seu negócio, acesse: https://centralinf.com.br/contato/

03/12/2021

Microfilmagem Eletrônica de Documentos

Entenda como funciona a Micro Filmagem Eletrônica e melhore a gestão de documentos da sua empresa

Armazenar documentos físicos se tornou algo muito ultrapassado, isso porque você não pode arriscar perder os arquivos devido à alta vulnerabilidade do papel, que pode ser danificado, rasgado, sofrer com incidentes de água ou fogo, e até mesmo mofar ou estragar quando guardados em locais inadequados, perdendo toda a sua legibilidade e até mesmo a validade jurídica por não estar em bom estado.

A melhor solução para preservar os arquivos é convertê-los para o mundo digital e armazená-los em microfilmes, através da Microfilmagem Eletrônica de Documentos. Essa é a maneira mais eficiente para preservar toda as informações e documentos a longo prazo, com garantia de legibilidade e durabilidade.

O que é Microfilmagem Eletrônica?

A Microfilmagem Eletrônica é um processo de “fotografia” dos documentos, que consiste no armazenamento de dados em microfilme. Os documentos digitalizados (essas “fotografias”) ficam registrados de forma segura por até 150 anos, sem a possibilidade de alteração do conteúdo original.

O processo da Microfilmagem Eletrônica é realizado a partir da digitalização dos documentos, por isso, também oferece a versão digital do arquivo, além do microfilme, criado a partir das imagens capturadas. Os microfilmes gerados são de 16mm de 100 ou 215 pés. Você também pode contar com uma cópia digital do acervo para acesso descentralizado e remoto, utilizando nossa solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

A Microfilmagem Eletrônica está muito presente em bibliotecas, universidades, seguradoras, empresas financeiras, órgãos públicos e diversas outras empresas que demandam a preservação e integridade de um acervo documental por longo período, já que este tipo de serviço ajuda na redução do volume documental, convertendo grandes massas de documentos em rolos de microfilme de mínima ocupação física, assegura durabilidade, integridade, validade jurídica e muito mais.

Como funciona a Microfilmagem Eletrônica de Documentos?

Existem leis, decretos e pareceres publicados pelo Governo Federal que falam sobre o processo de microfilmagem que, de maneira direta, é uma tecnologia usada para preservar informações e documentos, tornando-os mais seguros e evitando que ocorram alterações em seu conteúdo. Mas, você precisa saber que existem diferenças entre a Microfilmagem Convencional e a Microfilmagem Eletrônica.

A principal diferença entre as duas soluções é a natureza dos procedimentos adotados e a plataforma que utilizam para realizar o processamento, mas é bem fácil entender de maneira prática isso, por exemplo:

Microfilmagem Convencional

O processo é realizado através do documento físico (papel), e acontece de maneira analógica, todos os documentos são registrados exclusivamente em películas, utilizando equipamentos do tipo Planetário ou Rotativo com geração de microfilmes de 16 mm ou 35 mm de 100 ou 215 pés a partir do documento físico.

Principais benefícios da Microfilmagem Eletrônica de Documentos

Conhecido como o método mais seguro de preservação de arquivos, a Microfilmagem Eletrônica de Documentos possui diversos benefícios para todos os documentos físicos da sua empresa, confira alguns:

Uso de película (mídia analógica) imune a obsolescência de hardwares;
Longa durabilidade do microfilme;
Preservação dos documentos e de seu conteúdo contra alterações e deteriorações;
Cria uma cópia de segurança em versão digital através da digitalização dos documentos;
Redução do espaço físico ocupado;
Garante sustentabilidade empresarial;
Facilidade de acesso e uso dos dados;
É compatível com softwares de gestão documental;

A Microfilmagem Eletrônica de Documentos tem validade jurídica?

Conforme a Lei n° 5.433/1968 e o Decreto n° 1.799/1996, o processo de Microfilmagem Eletrônica tem validade jurídica, já que um documento, depois de microfilmado, possui o mesmo valor legal da versão física, inclusive podendo descartar o original.

Sendo uma alternativa muito eficaz para preservar documentos, com uma tecnologia segura e confiável, contar com uma empresa totalmente especializada, como a Central INF é fundamental para garantir o sucesso em todos os processos da operação.

Qual a diferença entre microfilmagem e digitalização?

A microfilmagem e a digitalização são técnicas de atualização diferentes, porém, algumas pessoas têm dúvidas sobre esse tema. Ao conhecer as diferenças e finalidades de cada uma, é possível avaliar o impacto que elas podem proporcionar para a gestão documental da empresa.

Ambas técnicas contribuem para a redução de custos com o armazenamento dos arquivos e fazem uma cópia do documento original. Assim, ela passa a ser a versão utilizada para consultas, ajudando na preservação do documento físico.

Como já mostramos o que é e quais são os principais benefícios da microfilmagem, vamos focar na técnica de digitalização. Ela utiliza um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e um equipamento de digitalização (o scanner é o mais utilizado). Com isso, os documentos são digitalizados e armazenados virtualmente na nuvem ou em pastas eletrônicas.

Um dos principais benefícios da digitalização é a possibilidade de visualizar os arquivos a qualquer momento e de forma simultânea com outros usuários. A microfilmagem eletrônica não permite esse tipo de consulta, tornando as técnicas complementares.

A digitalização também melhora a legibilidade de documentos deteriorados e possibilita a criação de um banco de dados para organizar e diminuir o tempo de busca das informações. A partir do decreto nº 10.278/2020 a versão digital do documento também passa a ter validade jurídica, desde que ele siga todas as regras previstas no decreto.

Dito isso, analisando as diferenças e vantagens da microfilmagem eletrônica e da digitalização, adotar um sistema que combine as duas técnicas é a melhor estratégia para a gestão documental das empresas. A Central Inf oferece uma solução completa contendo todas as etapas do fluxo de gestão de documentos — o que inclui o processo de digitalização —, e posteriormente, a microfilmagem.

Como realizar a Microfilmagem Eletrônica dos Documentos?

Ao contar com uma empresa especializada como a Central INF, logo após receber e analisar todo o seu acervo documental, o serviço de Microfilmagem Eletrônica de Documentos passa por algumas etapas, como:

Preparação;
Organização: ordenação alfabética/numérica/cronológica;
Digitalização dos documentos (conversão do meio físico para o digital);
Geração dos microfilmes a partir das imagens dos documentos;
Revelação dos microfilmes em laboratório certificado pelo fabricante;
Controle de qualidade dos microfilmes;
Duplicação do microfilme original em cópias de segurança;
Registro em cartório dos microfilmes;
Guarda segura dos microfilmes em ambiente climatizado e controlado;
Atendimento sob demanda para cópia consulta (traslado de microfilme ou cópia em papel).
Disponibilização das imagens dos documentos em Solução WEB de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para consultas online.

Após concluir todas as etapas, todos os microfilmes ainda são catalogados em sistema para pesquisa, localização e recuperação.

Já os documentos originais, podem ser armazenados em nossos Armazéns seguros ou destruídos conforme a legislação vigente.

Quer entender mais? Agende uma avaliação para o seu negócio com um dos nossos especialistas, acesse: https://centralinf.com.br/microfilmagem-eletronica/

23/11/2021

Digitalização de Documentos com Validade Jurídica

Entenda como funciona o processo de digitalização de documentos para ter validade legal.

A transformação digital trouxe muitos benefícios para a sociedade, impactando diretamente e de maneira positiva os processos nas empresas, beneficiando o meio ambiente, funcionários, proprietários e os clientes, principalmente quando falamos da segurança e privacidade de documentos armazenados.

Embora ainda existam muitas empresas que armazenam os arquivos em papel, digitalizar documentos é um processo cada vez mais comum, além de oferecer sustentabilidade empresarial e auxiliar na gestão desses arquivos, é uma solução que ajuda muito no nosso dia a dia.

Com tanta informação online, e até mesmo alguns documentos já sendo criados digitalmente, como saber quais deles possui validade jurídica? Existem leis e decretos que podem te ajudar nisso, confira mais.

Digitalização de documentos com validade legal

A validade jurídica dos documentos já gerou muitos questionamentos, então, para acompanhar a tendência de digitalização de documentos e do uso de documentos nato-digitais, em 2001 foi criada a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), um meio que possibilita a emissão de certificados digitais para a identificação de pessoas físicas e jurídicas em meio eletrônico.

Posteriormente, com a promulgação da Lei da Liberdade Econômica (Lei 13.874/2019), a Lei n.º 12.682/2012, conhecida como a Lei da Digitalização de Documentos, foi alterada para prever que um documento digitalizado terá o mesmo valor probatório que seu respectivo original apenas quando o processo de digitalização for realizado de forma a manter a integridade e a autenticidade do documento, contendo uma assinatura eletrônica por meio de um certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil.

E, no início do ano de 2020, foi assinado o decreto 10.278/2020 para regulamentar a Lei de Digitalização de Documentos e estabelecer algumas regras para isso ocorrer, colocando especificações técnicas a serem seguidas e diferenciar os arquivos digitalizados dos arquivos já gerados no âmbito digital (nato-digital), e oferecendo uma validade jurídica para eles.

Como saber que a digitalização de documentos tem validade jurídica?

O decreto 10.278/2020 se aplica apenas aos documentos em papel digitalizados, isto é, convertidos do meio físico para o meio digital. O decreto não se aplica aos documentos que já foram criados no ambiente virtual (nato-digitais), aos documentos referentes às operações realizadas no sistema financeiro nacional, aos documentos em microfilme, aos audiovisuais, aos documentos de identificação, e aos de porte obrigatório.

Todo procedimento realizado para a digitalização de documentos físicos deve assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos.

Para que os documentos digitalizados possam se equiparar aos físicos em todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno, é fundamental que ele seja assinado digitalmente com certificação digital no padrão ICP-Brasil, garantindo a autoria da digitalização e a integridade do documento. Confira os padrões técnicos mínimos para digitalização de documentos, constantes do Anexo I do decreto 10.278/2020, que regulamenta a Lei 12.682/2012, que devem ser seguidos:

Documento	Resolução Mínima	Cor	Tipo Original	Formato de Arquivo
Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco	300 dpi	monocromático (preto e branco)	Texto	PDF/A
Textos impressos, com ilustração, em preto e branco	300 dpi	Escala de cinza	Texto/imagem	PDF/A
Textos impressos, com ilustração e cores	300 dpi	RGB (colorido)	Texto/imagem	PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco	300 dpi	Escala de cinza	Texto/imagem	PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores	300 dpi	RGB (colorido)	Texto/imagem	PDF/A
Fotografia e cartazes	300 dpi	RGB (colorido)	Imagem	PNG
Plantas e mapas	600 dpi	Monocromático (preto e branco)	Texto/imagem	PNG

Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida.

Quais documentos podem ser digitalizados?

A digitalização gera diversos benefícios para as empresas, em especial, para aquelas que precisam lidar com um grande volume de documentos físicos. Em muitas organizações, a área de recursos humanos está entre as que mais lidam com este cenário por conta dos documentos trabalhistas e previdenciários.

Todos os documentos que possuem informações relevantes para a empresa podem ser digitalizados, como: contratos de trabalho, folhas de pagamento, controles de ponto, aviso prévio, atestado de saúde ocupacional, entre outros.

A transformação digital já é uma realidade para muitas empresas e a tendência é que ela se torne cada vez mais presente no dia a dia, inclusive, no relacionamento da organização com o governo. O eSocial é um exemplo dessa mudança.

Com a implantação do eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas), muitas informações sobre os trabalhadores passaram a ser enviadas diretamente para a base de dados do governo. Para garantir a consistência das informações e manter a gestão de documentos organizada, a digitalização se tornou ainda mais necessária para as empresas.

Posso eliminar documentos originais depois de digitalizados?

Se o documento for digitalizado seguindo as determinações da Lei e do Decreto (mencionados no início do texto) e desde que não se trate de documento identificado como de guarda permanente na Tabela de Temporalidade (caso mais restrito à área pública), então ele pode sim ser eliminado, mantendo-se a versão digital durante o prazo obrigatório definido em legislação.

O tempo de guarda de cada documento deve estar de acordo com o que está descrito na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e na Constituição Federal. Desse modo, temos desde documentos que devem ser guardados por 5, 10, 30 anos e até por um período indeterminado.

Para evitar multas e problemas com possíveis fiscalizações, a empresa pode digitalizar os seus documentos e utilizar um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para ter acesso às informações com mais agilidade. Se necessário, a empresa pode utilizar uma tabela de temporalidade. Essa ferramenta é muito utilizada na gestão de documentos para esclarecer quanto tempo cada documento deve ser guardado antes do seu descarte.

Como seguir todas as normas ao digitalizar documentos?

Para conseguir uma boa gestão de documentos e colocar as suas informações no ambiente virtual com validade jurídica, é importante seguir todas as leis e decretos que falam diretamente sobre esse tipo de ação. Desde 1989, a Central INF atua no segmento de BPO (Business Process Outsourcing), automatizando processos de negócios, atuando na transformação digital das empresas, realizando gestão documental e tratamento arquivístico e seguindo todos os normativos legais.

Para uma digitalização de documentos com validade legal, a Central INF cuida de todo o processo, desde a preparação até a digitalização, incluindo a indexação de todos os metadados necessários, controle de qualidade, certificação digital e fornecimento de sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED/ECM).

Saiba mais sobre os nossos serviços, acesse: https://centralinf.com.br/

19/11/2021

Entenda o que é e como funciona a Digitalização de Documentos

Economize nas operações e mantenha todos os dados da sua empresa seguros e rastreáveis. Confira mais!

A tecnologia vem assumindo funções cada vez mais importantes na nossa sociedade, sendo uma ferramenta de extrema importância para facilitar a nossa vida com as mais amplas funções que tem para disponibilizar.

Entre essas facilidades que a tecnologia nos oferece, uma delas é a digitalização de documentos, recurso fundamental, principalmente para as empresas que armazenam centenas, às vezes até milhares, de arquivos importantes de maneira física, ocupando muito espaço e sendo trabalhoso para encontrar no meio de tanta informação.

Como funciona a digitalização de documentos?

Imagina passar horas em uma sala de arquivos procurando um documento específico sem sucesso, deve ser frustrante, não é mesmo? Mas acredite, essa ainda é uma realidade de muitas empresas por todo Brasil que não possuem esses arquivos digitalizados em seu banco de dados, eles estão guardados em estantes e caixas nada funcionais, colocando em risco a segurança das informações contidas no papel.

A gestão de documentos corporativos através da digitalização é uma estratégia simples e muito eficiente, que permite ter o controle de todo o acervo da empresa de maneira organizada e de fácil localização, economizando tempo e energia na hora de procurar por arquivos específicos.

Todo procedimento de mudança é feito por um sistema que escaneia e converte todo arquivo analógico, ou seja, que está no papel, para o ambiente virtual. É importante ressaltar que existe diferença entre um documento digitalizado e um digital, apesar da semelhança no nome, existem diferenças específicas, confira:

Documento digitalizado: é quando o arquivo, emitido em papel, ganha uma versão digital.

Documento digital: é originado de forma eletrônica, ou seja, ele nunca foi criado em papel, até a sua assinatura é feita on-line.

Ao digitalizar todos os arquivos, a empresa passa a ter um gerenciamento de todos os seus documentos, de maneira segura e otimizada, com todas as informações podendo ser acessadas rapidamente pelos funcionários sempre que for preciso.

Esse processo é realizado em seis etapas: coleta, classificação de arquivos, digitalização de documentos, indexação, consulta e contratação de um software especializado como os da Central Inf.

Por que utilizar a digitalização de documentos?

O processo de digitalização oferece vários benefícios para a empresa e para os funcionários que trabalham com esses documentos todos os dias, como:

Segurança: o acesso aos arquivos só é permitido para pessoas com autorização, monitorando quem acessou ou alterou o arquivo;

Organização dos arquivos: todos os documentos são separados e identificados conforme sua tipologia, por departamento e cliente;

Agilidade: o acesso às informações é organizado, possibilitando uma busca indexada por palavra-chave, facilitando encontrar os arquivos corretos;

Quais são os processos para a digitalização de documentos?

Qualquer documento que a sua empresa considere que possui informações importantes pode ser digitalizado e convertido para um formato eletrônico, tornando-os de fácil compartilhamento através do software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), podendo ser acessado simultaneamente por vários usuários, seja via intranet ou web, sempre com segurança e rastreabilidade.

Mas para isso, o documento passa por algumas etapas, como:

Preparação: todos os arquivos são higienizados, desmetalizados, organizados e acondicionados em ambientes de temperaturas controladas para eliminar a umidade do papel;

Digitalização: os documentos são transformados em imagens digitais através de scanners profissionais de alta velocidade, que possuem recursos tecnológicos de melhoria de imagens;

Indexação: através de índices, metadados e taxonomia, manuais e automáticos, é possível facilitar a localização e recuperação dos documentos;

Controle de Qualidade: Cada documento passa pelo controle de qualidade visual, verificação das imagens e dos índices gerados antes de serem disponibilizados ao cliente.

O que acontece quando um processo é digitalizado?

O processo digital é caracterizado pelo envio de documentos físicos para a nuvem, por meio da digitalização. Desse modo, o documento digitalizado pode ser acessado de qualquer lugar e em qualquer momento.

O meio jurídico é um exemplo de como a transformação digital veio para ficar, trazendo mais agilidade para a nossa rotina. Com a regulamentação da lei nº 11.419/2006, todos os processos civil, penal e trabalhistas devem ser tramitados por meio eletrônico.

A digitalização dos processos possibilita que os documentos fiquem disponíveis na nuvem, sendo utilizado por qualquer pessoa que tiver acesso à internet e esteja autorizada a acessar as informações. Para maior segurança, o usuário deve informar o seu login e senha, fornecidos pela empresa.

Ao utilizar essa ferramenta, as empresas ganham mais produtividade, reduzem os custos e o volume de papel utilizado no dia a dia, e ainda, diminuem os riscos de perda de documentos. Além disso, graças às etapas de classificação e indexação, os processos digitais são facilmente encontrados a partir do seu nome ou de alguma palavra-chave.

Na prática, o documento físico é digitalizado utilizando um scanner e ficam disponíveis na nuvem, sendo acessados por meio de um software de GED. Após a digitalização, o arquivo digital precisa ser organizado e classificado para que ele possa ser facilmente encontrado no banco de dados.

Cada documento tem uma função e faz parte do que chamamos de workflow: uma sequência de ações cronológicas para executar um processo. Ele também é conhecido como fluxo de trabalho, pois uma sequência de ações deve ser mapeada para alcançarmos o resultado esperado.

O GED automatiza os processos e faz a gestão documental de acordo com o workflow definido.

Como obter o melhor serviço de digitalização de documentos para empresas?

Desde 1989, a Central Inf atua no segmento BPO (Business Process Outsourcing), disponibilizando para todos os clientes um alto padrão de qualidade e tecnologia, com uma equipe altamente treinada e especializada, pronta para atender todas as suas necessidades.

Com soluções expressivas para cada tipo de negócio, entre eles, a segurança e qualidade na digitalização de documentos. Conheça mais sobre este incrível serviço entrando em contato com um de nossos representantes que irá te ajudar a implementar essa solução na sua empresa.

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Autor: integracao