Gestão documental e BPO Documental
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Autor: integracao

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BPO Financeiro: Vantagens do Serviço e Sistema

Cada vez mais, a contratação de empresas de BPO Financeiro tem se tornado uma tendência e solução para diversas empresas que precisam focar no core business, sem se preocupar com as burocracias da gestão financeira — fundamental para o sucesso do negócio.

Em resumo, BPO Financeiro é a terceirização do setor financeiro, uma modalidade de contratação de empresas que atuam no setor público ou privado com a prestação de serviços financeiros.

Embora muitas vezes associado à Contabilidade e/ou Assessoria, o serviço de BPO Financeiro não se resume somente a isso. Na verdade, a adoção de um sistema de BPO Financeiro eficiente foca nas necessidades reais de cada empresa, não apenas na área contábil.

Saiba mais sobre como o BPO Financeiro funciona e entenda por que vale a pena investir na terceirização dos serviços administrativo e financeiro da sua empresa para o crescimento do seu negócio com este conteúdo exclusivo da Central Inf!

Quais são os serviços de BPO Financeiro?

Os serviços de BPO Financeiro envolvem todas as áreas de atuação do setor financeiro. Logo, os serviços mais comuns da terceirização financeira são:

  1. Emissão de notas fiscais
  2. Elaboração do fluxo de caixa
  3. Gestão de indicadores
  4. Análise de crédito
  5. Gestão de documentos
  6. Conciliação diária
  7. Gerenciamento de pagamentos de fornecedores
  8. Lançamento de contas a pagar na plataforma de gestão financeira
  9. Agendamento de pagamentos
  10. Transações de pessoas através de folha de pagamento de empregados

Quais os serviços de BPO Financeiro da Central Inf?

É muito comum que as empresas terceirizem a contabilidade de seus negócios — principalmente no caso de microempresas e microempreendedores. Essa prática já configura a contratação de uma empresa de BPO Financeiro.

Contudo, no caso da Central Inf, os serviços de BPO estão mais voltados ao universo de BPO Financeiro para Bancos e Instituições Financeiras.

Como a Central Inf dispõe de expertise, técnicas e um sistema de BPO Financeiro dedicado, capaz de atender diversos modelos de negócio, a terceirização do setor financeiro pode ser realizada de maneira personalizada e de acordo com as necessidades de cada cliente.

As principais propostas de BPO Financeiro da Central Inf contemplam:

  • Onboarding Digital
  • Automação de Esteira Bancária
  • BackOffice Bancário
  • Análise e Formalização para Esteiras de Crédito:
  • Empréstimo Consignado (Privado e INSS)
  • Empréstimo Pessoa Física e Jurídica
  • Financiamento Imobiliário
  • Financiamento de Veículos (CDC)
  • Cartão de Crédito
  • Análise para Abertura de Conta Digital com Validação Cadastral
  • Reconhecimento e Extração Automática de Dados
  • Digitação e Complementação de Dados Cadastrais
  • Formalização de Documentos
  • Análise e Validação de Checklist Documental
  • Análise de Firmas e Poderes (FEP)
  • Sistema Antifraude para Bancos e Instituições de Crédito
  • Análise Documental Antifraude (Documentoscopia)
  • Análise e Validação de Assinatura (Grafoscopia)
  • Certificação Digital conforme Resolução BACEN 4.474/2016 e Circular BACEN 3789/2016.
  • Gestão de Risco e Compliance
  • Relatórios Empresariais

A Central Inf é uma empresa de BPO Financeiro que atua estrategicamente na automatização dos processos de negócio por meio de um conjunto de soluções integradas ao sistema de BPO Financeiro, oferecendo recursos adaptados para atender às necessidades de cada empresa.

Com o objetivo de automatizar processos de gestão financeira inerentes ao negócio, a Central Inf mapeia os setores e departamentos da empresa, bem como toda a documentação e os processos financeiros, a fim de otimizar o fluxo de trabalho e permitir à empresa atingir melhores resultados.

IMPORTANTE: Os serviços de BPO Financeiro da Central Inf — empresa de São Paulo com mais de 30 anos de experiência no mercado de Terceirização do Setor Financeiro e Backoffice Bancário — não atuam na área de Contabilidade.

Quais as vantagens do BPO Financeiro?

Uma dúvida muito comum entre gestores e donos de empresas é: “Por que terceirizar o setor financeiro? BPO Financeiro vale a pena”.

No mundo dos negócios, uma das maiores dificuldades é lidar com o tempo — isso é fato.

Dar conta de todas as demandas do dia a dia voltadas ao core business e ainda cuidar de toda burocracia que envolve ter uma empresa não é uma tarefa tão simples.

Por isso, não investir em um sistema de gestão financeira otimizado ou abrir mão da terceirização do setor financeiro a fim de reduzir custos pode ser um grande tiro no pé!

Além de atrapalhar o rendimento e a produtividade de um ou mais funcionários focados no core business, delegar funções fora do escopo de trabalho para profissionais de outros setores abre margem para erros e possíveis problemas fiscais e jurídicos relacionados à documentação e às burocracias muitas vezes supridas pelo setor financeiro.

Dessa forma, entende-se que as principais vantagens de contratar uma empresa de BPO Financeiro e investir na terceirização da área financeira estão justamente embasadas no aumento da eficiência e da produtividade a partir da otimização do tempo e dos processos, e até mesmo na redução de custos.

As principais vantagens de terceirizar a gestão financeira são: 

  • Custo Justo
  • Profissionais especializados fora da folha de pagamento
  • Dispensa a necessidade de espaço físico
  • Mais Eficiência
  • Aumento da produtividade
  • Suporte Legal

Custo Justo

O preço do BPO Financeiro varia de acordo com as necessidades de cada cliente. Por isso, a primeira etapa da terceirização financeira envolve o mapeamento dos processos.

Profissionais especializados fora da folha de pagamento

A terceirização financeira não implica no pagamento de encargos e impostos como no caso de funcionários contratados dentro da folha de pagamento.

Dispensa necessidade de espaço físico

A atuação da empresa de BPO Financeiro não precisa ser realizada de modo presencial, o que dispensa o investimento com infraestrutura dentro das dependências da sua empresa.

Mais Eficiência

Através de um sistema de BPO Financeiro dedicado e com tecnologia apropriada, a análise de resultados importantes para as tomadas de decisão fica muito mais clara e objetiva.

Aumento da produtividade

Ao terceirizar o setor financeiro com especialista em BPO Financeiro, sua equipe tem a possibilidade de atuar 100% no core business, recebendo informações gerenciais de qualidade diariamente.

Suporte Legal

A empresa de BPO Financeiro pode auxiliar em questões financeiras, tributárias, administrativas e até de pessoas.

Quais empresas devem investir em BPO Financeiro?

Independentemente do ramo de atuação, não existe empresa sem um setor financeiro — ou pelo menos sem alguém responsável pela parte financeira, seja um pagamento de contas, um fluxo de caixa ou até mesmo a produção e análise de relatórios ao final de cada mês.

Mas isso não significa que você precisa contratar um profissional de gestão financeira para trabalhar internamente no dia a dia da sua empresa, já que isso muitas vezes não é algo viável — principalmente no caso de pequenas e médias empresas.

Neste cenário, a melhor solução para empresas é investir em BPO Financeiro.

Isso porque, uma vez que não se tem problemas com documentos ligados ao setor financeiro, previne-se possíveis gastos extras com ações trabalhistas ou multas em atraso, por exemplo.

Fora isso, algo muito comum principalmente no âmbito das microempresas é não depender de espaço físico para alocar novos funcionários.

Então, imagine o seguinte: você é um microempreendedor e aluga uma sala comercial em um escritório Coworking.

Muito provavelmente não é viável para você assumir as tarefas do dia a dia e ainda ter que lidar com toda a parte burocrática da área financeira e de contabilidade.

Logo, a melhor saída é investir na terceirização da área financeira, através da contratação de uma empresa especialista em BPO Financeiro.

BPO Financeiro da Central Inf

A Central Inf é uma empresa de BPO Financeiro localizada em São Paulo e com mais de 30 anos de expertise na área, atuando estrategicamente na automatização dos processos de negócio por meio de um conjunto de soluções integradas ao sistema de BPO Financeiro e oferecendo recursos adaptados para atender às necessidades de cada empresa.

Com o objetivo de automatizar processos de gestão financeira inerentes ao negócio, a Central Inf mapeia os setores e departamentos da empresa, bem como toda a documentação e os processos financeiros, a fim de otimizar o fluxo de trabalho e permitir à empresa atingir melhores resultados.

Entre em contato agora mesmo com a equipe de BPO Financeiro da Central Inf!

IMPORTANTE: Os serviços de BPO Financeiro da Central Inf não contemplam a área de Contabilidade.

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Gestão e Organização de Documentos: O que é, Etapas e Vantagens

Contas, contratos, recibos, holerites, notas fiscais, faturas, guias… O dia a dia de toda empresa envolve lidar com uma infinidade de documentos importantes.

E diante desse grande volume de arquivos, é fundamental compreender todos os processos para garantir a melhor administração da empresa e o cumprimento de todas as obrigações legais, além de prevenir riscos jurídicos e prejuízos financeiros.

Logo, para organizar essa enorme quantidade de arquivos com eficiência e segurança, é fundamental investir no serviço especializado de Gestão Documental da Central Inf — empresa localizada em São Paulo com mais de 30 anos de experiência no assunto.

Para saber mais sobre a importância da Gestão de Documentos e entender por que este é um serviço fundamental para a organização e crescimento sustentável da sua empresa, confira todos os detalhes deste conteúdo exclusivo ou, se preferir, entre em contato com os especialistas da Central Inf.

Como funciona o serviço de Gestão de Documentos da Central Inf

A maneira mais eficiente de organizar e arquivar documentos certamente é através do uso de um sistema eletrônico de Gestão de Documentos como o da Central Inf — empresa especialista em gestão documental com mais de 30 anos de experiência no assunto.

Com total foco e expertise em otimizar o processo de gestão documental de empresas dos mais diversos ramos de atuação (e cases de sucesso ligados a Bancos e Instituições Financeiras), a Central Inf tem como missão garantir a entrega de um processo de Gestão de Documentos claro, objetivo e eficiente, que se dá em três etapas.

1ª Etapa: Análise do Acervo de Documentos Atual

A primeira etapa do serviço de Gestão Documental da Central Inf corresponde ao levantamento e análise do acervo de documentos atual do cliente, bem como o dos atuais processos de negócio a serem otimizados.

2ª Etapa: Otimização dos Processos

Após analisar os principais documentos utilizados pela empresa, mapear os setores envolvidos, os processos utilizados e identificar as possibilidades de otimização, a Central Inf assume a responsabilidade de desenvolver um novo processo de Gestão Documental eficiente e seguro.

Através de um sistema eletrônico customizado especificamente às necessidades de cada empresa, o novo processo de Gestão de Documentos da Central Inf influencia no aumento da eficiência e produtividade da empresa, além da redução de custos da empresa.

3ª Etapa: Arquivamento e/ou Descarte de Documentos

Por fim, o serviço de Gestão de Documentos para empresas desenvolvido pela Central Inf envolve o arquivamento e/ou descarte dos documentos físicos, de acordo com a finalidade e periodicidade de uso de cada um.

Para mais detalhes, entre em contato com os especialistas em Gestão de Documentos da Central Inf:

Confira, na sequência, mais detalhes sobre a Gestão de Documentos para empresas e descubra por que este é um serviço indispensável para o sucesso do negócio.

O que é Gestão de Documentos?

Por definição, a Gestão de Documentos é o processo de manter, organizar e gerir o ciclo de vida de todos os documentos, sejam físicos ou digitais,  que integram a empresa.

Portanto, a Gestão Documental é muito mais do que apenas guardar os documentos da empresa, tratando-se de um processo completo responsável pela administração do ciclo de vida dos documentos em suas fases corrente e intermediária e de sua destinação final que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Quais são as etapas da Gestão de Documentos?

Basicamente, o serviço de Gestão Documental ou Gestão de Documentos consiste num conjunto de procedimentos e operações técnicas que analisa:

  • a tramitação de processos
  • o uso e a avaliação do(s) documento(s)
  • o arquivamento de documentos
  • o descarte de documentos

Tramitação

A etapa da Tramitação nada mais é do que o controle da movimentação dos documentos de um setor para o outro, através de um processo claro e eficiente sobre como isso será feito, a fim de aumentar a produtividade e objetividade entre os setores, além de reduzir erros e garantir a rastreabilidade documental.

Uso e Avaliação de Documentos

A etapa de Uso e Avaliação de Documentos verifica a finalidade de cada documento, bem como a frequência de uso dos documentos — documento corrente, intermediário ou um arquivo permanente (com caráter de pesquisa de informação ou de prova).

Arquivamento de Documentos

Após avaliar se o documento é um documento corrente, intermediário ou um arquivo permanente, realiza-se o devido armazenamento do documento de acordo com sua finalidade, setor e periodicidade de uso.

Descarte

Nem todos os documentos físicos precisam ser arquivados. A partir de procedimentos como a digitalização de documentos e/ou a microfilmagem eletrônica, em alguns casos é possível descartar o documento físico, já que, nesses casos, a nova versão assume o mesmo valor legal.

Ao realizar o descarte do documento físico, há um ganho no espaço físico e na organização dos documentos arquivados, o que proporciona aumento da eficiência, além da segurança de dados — todos benefícios do processo de Gestão Documental.

Qual a importância da gestão e organização de documentos?

Já nos tempos antes de Cristo, o filósofo e matemático grego Pitágoras certa vez alegou que “com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito”.

Seja no meio dos negócios ou na vida pessoal, falar em gestão nunca esteve tão em alta. Afinal, um dos maiores desafios da atualidade é justamente lidar com o tempo.

Portanto, ao falar em gestão, automaticamente fala-se sobre organizar o tempo — o que significa maior eficiência, aumento da produtividade e prevenção de erros.

Já ouviu aquele antigo ditado que diz “é melhor prevenir do que remediar”? Pois bem.

Imagine o seguinte cenário: Ao longo de anos e mais anos de funcionamento, o volume de arquivos produzidos por uma empresa aumenta exponencialmente. Isso gera uma série de problemas, como a falta de espaço, lentidão nos processos e até perda de informações e registros importantes.

Por isso, a Gestão de Documentos é absolutamente necessária para o funcionamento sustentável de toda e qualquer empresa, independentemente de seu porte.

Através de Gestão de Documentos, é possível preservar dados considerados patrimônio da empresa e ainda transformá-los em recursos de competitividade.

Uma empresa que não investe no serviço de Gestão de Documentos acaba se tornando arcaica, retardando o crescimento do negócio e dando margem para erros com riscos jurídicos e até mesmo prejuízos financeiros.

Quais as vantagens e benefícios da Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos é um método fundamental para otimizar processos documentais dentro das empresas. Isso porque a Gestão Documental é uma das principais ferramentas de planejamento e controle da boa administração.

O objetivo do Gerenciamento de Documentos é garantir a organização de arquivos, de modo que eles não se percam e estejam disponíveis quando requisitados.

No mais, a validação oficial dos documentos por meio de assinaturas e carimbos também é fundamental no processo. No caso de versões digitais, a assinatura eletrônica é uma ótima forma de comprovar a autenticidade dos arquivos.

Além de ser uma das atividades mais antigas, investir em Gerenciamento de Documentos é totalmente relevante para o desenvolvimento de processos de negócio, já que garante uma série de vantagens e benefícios, tais como:

Mais agilidade e eficiência nos processos

Por meio da tramitação, localizar e enviar documentos de um setor para o outro torna-se uma tarefa muito mais rápida e prática.

Um caso muito comum onde a Gestão de Documentos é sinônimo de agilidade e eficiência dentro das empresas é em relação ao setor de RH. Dada a alta rotatividade de funcionários, o profissional de Recursos Humanos precisa manusear contratos de trabalho e uma série de outros documentos com frequência.

Ao implementar a Gestão de Documentos para o setor de RH, seja em âmbito físico ou digital, há um ganho de praticidade na rotina, já que o departamento otimiza o tempo ao não precisar fazer longas buscas para ter os documentos em mãos.

Redução de custos

Além do fato de que tornar os processos mais eficientes implica na redução de gastos, ao contratar uma empresa de Gestão Documental, o custo do espaço físico para armazenamento também é reduzido, uma vez que existe a possibilidade de se trabalhar com a digitalização de documentos.

Falta de planejamento e organização gera erros operacionais e necessidade de retrabalho, o que significa custos extras. Problemas como esses minam o orçamento e prejudicam o desempenho não apenas em uma área específica, mas em todos os departamentos.

O gerenciamento de documentos visa a otimização dos processos documentais, a fim de se realizar mais ações pelo menor investimento possível, a partir do investimento em eficientes sistemas tecnológicos.

Segurança de Arquivo e Comprovação Jurídica

Documentos sigilosos devem estar em um local seguro, como em um sistema criptografado ou cofre de difícil acesso, justamente para reduzir o risco de invasões e/ou roubo de dados.

Documentos muito utilizados no dia a dia, por sua vez, precisam ser guardados em locais de fácil acesso, para simplificar sua busca e dar mais agilidade aos processos.

É bom salientar que documentos servem como uma garantia legal para a empresa.

Por exemplo: a finalidade do controle de ponto é comprovar que os funcionários estão cumprindo a jornada de trabalho conforme acordado em contrato. Em caso de horas extras, as folhas de pagamento revelam se elas foram pagas ou não. A boa manutenção desses documentos protege a empresa em eventuais ações trabalhistas.

O mesmo vale para comprovantes de pagamento a fornecedores e guias de recolhimento de impostos, dentre outros documentos.

Empresa de Gestão de Documentos e Arquivos SP

A Gestão de Documentos é um dos serviços core business da Central Inf — empresa de São Paulo especialista em gestão e gerenciamento de processos de negócios com mais de 30 anos de atuação no mercado financeiro.

Para implementar o serviço de gestão documental na sua empresa e assim garantir maior eficiência e segurança, além de aumentar a produtividade e reduzir os custos desnecessários do seu negócio, entre em

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Principais Tendências para Gestão de Documentos: Sustentabilidade, Implementação e Novas Tecnologias

Todas as organizações, sejam públicas ou privadas, precisam lidar com uma grande quantidade de documentos diariamente. Por isso, a necessidade da gestão de documentos é fundamental — principalmente, para empresas que trabalham com um alto volume de dados. Com o avanço da transformação digital, as principais tendências em gestão de documentos aliam tecnologia e sustentabilidade. 

As tecnologias de gestão ambiental visam reduzir ou eliminar fatores que são prejudiciais ao meio ambiente por meio de soluções tecnológicas e inovadoras. Na gestão de documentos, a digitalização de documentos e outras ferramentas diminuem o uso de papel e também reduzem os custos da empresa. Afinal, a economia e a sustentabilidade são parceiras. 

Continue a leitura para conhecer as principais tendências para gestão de documentos e como a tecnologia pode ajudar nesse processo. 

Vamos lá?

Quais são as principais tendências para a gestão de documentos?

A gestão de documentos é muito importante para as empresas, seja qual for o seu tamanho e segmento. Os arquivos contêm informações fundamentais para a realização das atividades e a tomada de decisões. 

Com a evolução das tecnologias, novas ferramentas para simplificar a gestão de documentos foram criadas, deixando aquelas imagens de pilhas de papéis em cima da mesa como algo do passado. 

Ao incorporar mais inovação e tecnologia na gestão de documentos, as organizações têm um aumento da produtividade e eficiência das suas equipes, entre outros benefícios. 

A seguir, confira as principais tendências para gestão de documentos.

Gestão eletrônica de documentos (GED)

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma ferramenta capaz de reduzir a quantidade de papel utilizado com o uso da tecnologia. Essa solução utiliza hardwares e softwares para administrar toda a gestão de documentos da organização.

Para isso, os documentos passam pelas seguintes etapas: 

  • Planejamento;
  • Preparação dos documentos que serão digitalizados;
  • Digitalização de Documentos;
  • Controle de qualidade; 
  • Indexação (permitindo a pesquisa por termos específicos) e;
  • Disponibilização dos documentos na plataforma. 

A partir desse momento, todos os documentos serão armazenados na nuvem, um servidor online que pode ser acessado a qualquer momento e por diferentes dispositivos, como notebooks, tablets e smartphones. Para maior segurança das informações, os gestores podem definir as permissões de acesso para cada usuário.

Terceirização dos serviços de gestão de documentos 

A terceirização dos serviços de gestão de documentos é chamada de BPO (Business Process Outsourcing) e é uma das principais tendências da área. Com a sua contratação, a empresa de BPO fica responsável pela gestão de documentos para que o cliente possa focar nas suas atividades principais. 

Os processos automatizados de BPO são administrados por profissionais especializados e atualizados nas últimas tendências do mercado. Assim, com a terceirização, a empresa ganha mais inovação e tecnologia na gestão de documentos.

Uso de ferramentas para a proteção de dados eletrônicos

Os dados são os bens mais valiosos de uma empresa, pois a partir deles são geradas ideias para o crescimento do negócio. A gestão documental e as tecnologias de informação ajudam na segurança dos dados eletrônicos da organização. 

Ao arquivar digitalmente os documentos, os gestores ganham total controle dos processos e maior segurança contra extravios e falsificação. Com a ferramenta é possível definir uma hierarquia para que os colaboradores tenham acesso apenas a documentos autorizados para o seu setor.

O software possui protocolos rígidos de segurança realizando a criptografia dos dados para tornar os documentos inelegíveis se forem interceptados e cria backups (cópias de segurança) de forma automatizada.

Assinatura digital

A assinatura digital é uma das tecnologias de gestão documental que mais ganharam espaço nos últimos anos. Inclusive, alguns documentos já são gerados apenas na versão eletrônica, eliminando a sua versão física.

A assinatura digital é feita no próprio documento eletrônico, sem a necessidade de coletar as assinaturas presencialmente e reconhecer firma em cartório. Ou seja, essa é uma das tendências para gestão de documentos que diminui a burocracia, reduz os custos e agiliza os processos.

Com a assinatura digital o documento possui validade jurídica e dificulta a falsificação, pois a assinatura e o documento são criptografados, garantindo a sua autenticidade e origem. 

Como a tecnologia pode ajudar no processo de gestão de documentos?

A tecnologia está cada dia mais inserida na nossa rotina e impactando os processos das empresas. A transformação digital possibilitou às organizações melhorar o desempenho e otimizar seus processos. O uso de ferramentas para simplificar a sua gestão de documentos é um exemplo dessa nova realidade. 

Além da agilidade e do maior controle do fluxo de informações, a tecnologia gera diversos benefícios no processo de gestão de documentos, como vamos mostrar a seguir. 

1. Redução de custos

O uso de ferramentas para simplificar a gestão de documentos influencia diretamente na redução de custos. Ele é um dos seus principais benefícios e é visível por conta da otimização do fluxo de trabalho que a tecnologia proporciona. 

A transformação digital reduz os gastos com papel e com outros processos relacionados a ele, como o transporte e armazenamento dos arquivos físicos, despesas com impressoras, cópias, materiais de escritório e móveis. Por isso, além da economia e de utilizar o papel de forma mais consciente, a digitalização agiliza a localização das informações e aumenta a produtividade das equipes. 

2. Maior preservação dos documentos

O manuseio constante e o arquivamento feito de forma inadequada podem causar danos. Os documentos físicos correm um grande risco de sofrer degradação devido a mofo, umidade, ácaros e outros fatores que danificam e podem causar a perda de documentações importantes. 

Porém, graças a inovação e tecnologia na gestão de documentos, os arquivos estão protegidos na nuvem e disponíveis para serem acessados de qualquer lugar e a qualquer momento. 

3. Segurança das informações

Quando o assunto é a gestão de documentos, a segurança das informações é fundamental. O uso de um software especializado em gestão de documentos gera uma maior segurança dos dados porque conta com protocolos rígidos de segurança. 

Desse modo, os gestores podem criar controles de acesso para saber quem acessou e alterou os documentos, por exemplo. Medidas como essa minimizam o risco da empresa e aumentam a segurança das informações. 

4. Preservação do meio ambiente

A digitalização de documentos é uma ferramenta que une a inovação e tecnologia na gestão de documentos com a sustentabilidade. A cópia digital dos arquivos evita impressões desnecessárias e a quantidade de papéis e de materiais de escritório utilizados na rotina de trabalho também são reduzidos porque os documentos são acessados e compartilhados pela internet. 

Mas a preservação do meio ambiente não está apenas na redução do uso de papel. O GED e o certificado digital também impactam em outros tipos de consumo, como energia elétrica e combustível utilizado para o transporte dos documentos.

As tendências para gestão de documentos estão utilizando novas tecnologias para aumentar a produtividade e minimizar os custos e os riscos das empresas. Acompanhar as tendências é fundamental para que as organizações públicas e privadas se adaptem às mudanças provocadas pela transformação digital de forma mais rápida e sustentável. 

A gestão de documentos é muito importante para as empresas, em especial, para as que lidam com um alto volume de informações. Para saber mais sobre a terceirização dos serviços de gestão de documentos, entre em contato com os nossos consultores!

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BPM Workflow: Conheça as Vantagens da Central Inf para sua empresa

BPM Workflow o que e vantagens

Em um mundo cada vez mais digital e conectado, é fundamental que toda empresa também se modernize para não ficar para trás. Afinal, no mundo dos negócios, a corrida pelo sucesso não espera.

Por isso, uma das maiores tendências da atualidade é realizar a coleta e análise sistemática de dados e documentos, a fim de aprimorar a tomada de decisões e garantir um gerenciamento de processos otimizado, com maior praticidade e precisão, além da redução de custos e tempo.

A melhor forma de fazer isso é através do BPM (Business Process Management) — conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações através da melhoria dos processos de negócio da empresa.

Conheça tudo sobre este conceito e descubra por que a é a melhor solução de Gerenciamento de Processos de Negócio para sua empresa!

Serviço e Plataforma BPM Workflow da Central Inf

O serviço de BPM Workflow da Central Inf atua diretamente na avaliação de processos que envolvam documentos, a fim de otimizar todo o processo de análise de documentos — como por exemplo documentos bancários, documentos financeiros, documentos da área médica e documentos de RH, dentre outros.

Essa otimização acontece através de um fluxo gerenciado via plataforma eletrônica (plataforma BPM), onde é possível definir e automatizar cada etapa do processo: desde o recebimento, mensurando os prazos, até a revisão.

BPM Workflow para Bancos e Instituições de Créditos

Com o serviço de BPM Workflow da Central Inf é possível otimizar o processo para aprovação de contas em Bancos e Instituições de Crédito por meio da parametrização e automatização dos documentos em esteira bancária.

Neste caso, a plataforma de BPM Workflow da Central Inf assume a validação dos documentos recebidos e verifica se os procedimentos se enquadram aos procedimentos do banco.

BPM Workflow para o setor de RH

Já no setor de Recursos Humanos, a plataforma BPM Workflow da Central Inf é capaz de realizar um fluxo para a contratação de funcionários de modo organizado, seguro e automatizado.

BPM Workflow: 5 Vantagens e Benefícios da Central Inf

O BPM Workflow da Central Inf permite automatizar processos de negócios com eficiência e segurança, garantindo que o fluxo de trabalho siga o caminho planejado e sem que nenhuma atividade seja pulada ou negligenciada.

Com a adoção da , a empresa se beneficia de diversas formas:

  • Maior Praticidade e Segurança;
  • Transparência e Objetividade na Delegação de Tarefas;
  • Produtividade e Eficiência;
  • Precisão e Controle de Performance;
  • Redução de custos.

Além disso, o BPM Workflow da Central Inf permite facilmente integrar diferentes tipos de sistemas de gestão, como ERP, ECM, CRM, dentre outros.

1. Maior Praticidade e Segurança

Com a automatização dos processos de negócios garantida pelo BPM Workflow da Central Inf, o gerenciamento de processos torna-se muito mais prático e seguro.

Isso porque parte dos processos podem ser realizados de forma automática via sistemas de processamento de informações, permitindo maior fluidez e objetividade na passagem do trabalho de um setor para outro.

Ainda, a Central Inf dispõe de especialistas em gestão de documentos que podem suprir etapas do processo onde não há a possibilidade de serem automatizados e requerem a atenção do olhar humano, como por exemplo algumas das etapas da validação de documentos para abertura de conta bancária e análise antifraude.

2. Transparência e Objetividade na Delegação de Tarefas

Com o BPM Workflow da Central Inf, a divisão das atividades por setor ou por membros de uma equipe fica esquematizada e mapeada para todos que fazem parte daquele processo.

Dessa forma, é possível acompanhar cada etapa do processo e validar de quem é a responsabilidade por cada função de modo claro e objetivo.

3. Aumento da Produtividade e Eficiência

A partir da automatização de processos dentro da empresa, com as atividades bem divididas entre as equipes, consequentemente há um aumento na produtividade dos funcionários e da organização.

Até porque, a otimização garantida pelo BPM Workflow da Central Inf possibilita a redução de erros e problemas no fluxo de trabalho.

4. Precisão e Controle de Performance

Em todo e qualquer negócio ou empresa que almeja o sucesso, é fundamental mensurar os resultados para saber o que está dando certo e o que pode ser melhorado. Com o auxílio da plataforma de BPM Workflow da Central Inf é possível aprimorar a gestão de processos.

Quando se tem um controle sobre o que está sendo executado e quais atividades estão em atraso, é muito mais fácil otimizar os processos de negócio. Os dados sobre as tarefas são indicadores fundamentais para melhorar as tomadas de decisão.

A possibilidade de realizar mudanças úteis e otimizar o fluxo de trabalho beneficia o próprio processo e, consequentemente, melhora os resultados da equipe e da empresa, promovendo a cultura organizacional.

5. Redução de custos

Não tem segredo! A automação de processos promove uma redução de custos, justamente pelo ganho de tempo, praticidade e segurança garantidos pela plataforma de BPM Workflow.

Além do mais, ao olhar para os processos de modo mais objetivo e baseado em dados, fica mais fácil enxergar onde há a possibilidade de realizar cortes de gastos desnecessários e assim justificar um melhor investimento.

Como implementar BPM Workflow na prática?

A implementação do BPM Workflow é fundamental para a organização e crescimento de toda e qualquer empresa. E a adesão de uma plataforma de BPM Workflow bem estruturada pode ser aplicada a diversos nichos de atuação empresarial.

Contudo, como cada negócio e/ou empresa possui particularidades e necessidades específicas, o ideal é realizar um mapeamento dos processos atuais para adequar a plataforma de BPM Workflow à empresa.

Entre em contato com a Central Inf, uma empresa especialista em BPM Workflow, com mais de 30 anos de atuação no mercado de gestão de documentos.

 

 

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Se preferir, você também pode conferir nossas explicações detalhadas sobre BPM Workflow abaixo.

O que é BPM (Business Process Management)?

A sigla BPM vem do inglês Business Process Management, o que em tradução livre significa Gerenciamento de Processos de Negócio.

O serviço de BPM envolve um conjunto de boas práticas de gerenciamento, desenvolvidas com o objetivo de organizar, facilitar e automatizar processos organizacionais, reduzindo as possibilidades de erros e otimizando o tempo.

Basicamente, o serviço de BPM é uma automação de processos de negócio implementada através de uma plataforma de BPM, que busca organizar informações sobre a forma como os process

Para que serve o BPM (Business Process Management)?

os são realizados dentro da organização para assim otimizar sua execução.

E essa otimização vai além da gestão de projetos

O que é sistema Workflow e qual sua finalidade?

, porque engloba um controle sobre todas as atividades realizadas, bem como as etapas em seu fluxo de trabalho.

Workflow pode ser traduzido como “Fluxo de Trabalho” e corresponde à sequência de etapas necessárias para automatizar processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que essas etapas sejam transmitidas de uma pessoa para outra com eficiência, objetividade e segurança.

O sistema ou software de workflow é uma ferramenta que visa facilitar a gestão dos fluxos de trabalho por meio da automatização. As informações fluem entre diferentes departamentos de acordo com hierarquia e regras previamente estabelecidas.

Objetivo do Workflow

O principal objetivo do sistema Workflow é trazer uma visão clara e objetiva de todas as etapas de um processo, a fim de reduzir ineficiências através da automação e apuração de resultados.

Dessa forma, o Workflow permite que as atividades sejam concluídas conforme o tempo e qualidade esperados.

Quais as diferenças entre BPM e Workflow

Embora comumente confundidos como sendo a mesma coisa, BPM e Workflow são conceitos distintos e complementares.

Workflow corresponde ao número de atividades manuais ou de procedimentos automatizados a serem realizados em sequência para concluir uma determinada tarefa.

Enquanto que BPM condiz com a parte de gerenciamento e execução dos processos, tanto em nível micro quanto macro.

Logo, o BPM é a junção de vários workflows, com capital humano e ferramentas de automação, responsável por fazer com que todas estas peças trabalhem em conjunto e em harmonia, para, no final, os processos sejam mais ágeis e eficientes, pelo menor custo.

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Sistema COLD/ERM WEB: Gerenciamento de Relatórios Empresariais

Diariamente, as empresas precisam lidar com um volume enorme de documentos. Por isso, a necessidade de acessar as informações de forma remota, rápida e que não envolva o manuseio da versão física passou a ser uma prioridade. Nesse cenário, o uso da tecnologia Computer Output to Laser Disc (COLD/ERM) está cada dia mais presente nas organizações. 

A denominação mais atual para a tecnologia Computer Output to Laser Disc é ERM (Enterprise Report Management ou Gerenciamento de Relatórios Empresariais, em tradução livre).

Os sistemas de gerenciamento de relatórios empresariais (ERM) são indicados para gerir, manusear e armazenar grandes volumes de relatórios e documentos.

Essa tecnologia é uma solução que substitui a necessidade de armazenamento de documentos em papel ou no formato de microfilmes e microfichas.

Neste artigo, vamos nos aprofundar na tecnologia COLD/ERM WEB e mostrar como ela funciona e quais são as principais vantagens de aplicá-la no seu negócio. 

Boa leitura!

O que é COLD Web? O que é a tecnologia COLD/ERM WEB (Gerenciamento de Relatórios Empresariais)?

Os softwares COLD/ERM fornecem a solução perfeita para apresentar informações no formato com o qual as pessoas estão familiarizadas — como uma réplica exata do documento em papel em que foram impressas. 

A sigla COLD corresponde a Computer Output to Laser Disc e trata-se de um sistema para arquivamento de dados como registros de negócios e relatórios em um formato compactado, mas facilmente recuperável.

O software COLD/ERM WEB (gerenciamento de relatórios empresariais) é a maneira mais econômica de disponibilizar relatórios de transações, documentos de comércio eletrônico, faturas e extratos por meio da intranet ou da internet. Ele pode ser utilizado em diferentes tipos de relatórios, como:

  • Livro razão; 
  • Livro diário; 
  • Balancetes; 
  • Relatórios Financeiros;
  • Folhas de pagamento; 
  • Movimentações de extrato de conta-corrente e; 
  • Extratos de Contas de Depósito e de Investimento;
  • Faturas de cartões. 

Desse modo, os colaboradores têm acesso a todas as informações que precisam a qualquer momento e de qualquer lugar. O acesso ao Sistema COLD/ERM WEB é concedido apenas para os usuários autorizados pela empresa que, a partir de um login e senha, conseguem utilizar a ferramenta. 

Como funciona o Sistema COLD/ERM WEB (Gerenciamento de Relatórios Empresariais)?

A implantação do Sistema COLD/ERM é estratégica para as organizações que precisam lidar com um alto volume de documentos e informações. Os dados são transferidos, armazenados e indexados para, então, serem disponibilizados para consulta. Em seguida, os arquivos são acessados de forma rápida pela internet ou rede local da empresa (intranet). 

A tecnologia COLD/ERM trata páginas de relatórios, incluindo os processos de:

  • Captura;
  • Indexação;
  • Armazenamento;
  • Gerenciamento e;
  • Recuperação de dados.

Os documentos são indexados para que sejam facilmente encontrados, sendo apresentados como uma réplica exata do documento físico original. O acesso às informações é controlado e pode ser compartilhado com colaboradores, fornecedores e clientes por e-mail ou pela internet.

O setor bancário, por exemplo, utiliza essa tecnologia há anos. Ela possibilita que os clientes tenham acesso ao sistema e consiga visualizar e imprimir informações como extratos e faturas. O autoatendimento promove uma maior agilidade no atendimento, aumento da satisfação dos clientes e redução de custos, sendo uma estratégia cada vez mais presente nas empresas. 

A principal finalidade do Gerenciamento de Relatórios Empresariais (ERM/COLD WEB) é que os relatórios sejam armazenados de forma otimizada, segura e em meios de baixo custo, mantendo-se na sua forma original. Essas são apenas algumas das vantagens dessa tecnologia, como mostraremos a seguir. 

Quais as vantagens do Sistema COLD WEB/ERM (Gerenciamento de Relatórios Empresariais)?

Os sistemas COLD tornam desnecessário arquivar relatórios em equipamentos do tipo Mainframe (computadores de grande porte) ou em formato impresso e são mais fáceis de trabalhar do que as microfichas, uma solução analógica já descontinuada. Além disso, ele é uma solução 100% digital que promove mais agilidade para acessar os conteúdos, aumentando a produtividade das equipes. 

Ele fornece uma solução completa e personalizada para a realidade de cada cliente, podendo ser utilizado em diferentes setores, como atendimento ao cliente, comércio eletrônico, agências governamentais, departamentos jurídicos e contábeis, entre outros. 

Entre as principais vantagens do Sistema COLD/ERM WEB estão: 

Armazenamento otimizado

Um dos principais diferenciais da tecnologia COLD/ERM WEB é a sua alta capacidade de compactação de dados. Dessa forma, ela consegue armazenar um alto volume de dados e ainda apresentar o resultado das consultas com rapidez. 

As informações são transferidas na forma de relatórios e formulários. Em seguida, a partir de uma pesquisa que segue os critérios definidos para cada relatório, o usuário consegue visualizar o resultado na tela e imprimir apenas os documentos necessários. 

O sistema também possibilita a análise de dados históricos e atuais de forma otimizada com diferentes visualizações de relatórios para consultas personalizadas. Por essa e outras vantagens, empresas de todos os segmentos se beneficiam com o uso da tecnologia COLD WEB.

Maior Segurança

A segurança da informação é uma preocupação cada vez maior entre as empresas. O Sistema COLD/ERM WEB foi desenvolvido para manter os dados protegidos, sem sofrer danos e sendo acessados apenas por pessoas autorizadas.

Para isso, ele conta com um controle de acesso para que as informações de um determinado relatório seja disponibilizado apenas para usuários autorizados. 

Baixo Custo

Outra grande vantagem do Sistema COLD/ERM WEB é a redução de custos que ela promove na empresa, pois os dados são armazenados em repositórios mais baratos que os de origem como os Mainframes. O uso dessa tecnologia reduz — e, em muitos casos, pode eliminar — a necessidade de guardar as versões físicas do documento em papel ou em microfilmes. 

Com isso, a organização também se beneficia com a redução de custos com impressão e armazenamento (incluindo os gastos com espaço físico, móveis e materiais), e também com o aumento da produtividade das equipes.

O Sistema COLD WEB/ERM armazena documentos de forma eletrônica, sendo capaz de apresentá-los como uma réplica exata do documento físico original. A solução atende a empresas de todos os segmentos, contribuindo para a redução de custos, aumento do espaço físico disponível, possibilita uma maior segurança de dados, entre outras vantagens.

A Central Inf é uma empresa especialista em soluções de COLD/ERM, sendo uma das principais empresas do país a trabalhar com essa tecnologia. Essa solução atende a diferentes segmentos de forma personalizada para atender as necessidades de cada negócio. Para saber mais, agende uma avaliação com a nossa equipe!

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Terceirização de Sistema Antifraude para Bancos e Instituições de Crédito

O mercado financeiro sofreu muitas mudanças nos últimos anos devido ao crescimento de bancos digitais e de novas tecnologias de pagamentos online. A democratização das soluções financeiras trouxe muitos desafios para este mercado. Entre elas, o aumento da ocorrência de fraudes bancárias.

Assim como os avanços tecnológicos, as fraudes também estão em constante evolução, trazendo prejuízos e abalando a relação de confiança dos clientes com a empresa. Desse modo, os bancos e as instituições de crédito precisam se adaptar para se proteger dessa ameaça. Uma das estratégias fundamentais para combater a fraude bancária é por meio de um sistema antifraude.

O sistema antifraude para bancos é um dos serviços de BPO Financeiro para bancos da Central Inf correspondente à validação de dados bancários. Este sistema antifraude garante a autenticidade dos documentos necessários para abrir uma conta corrente em um banco, por exemplo.

Neste artigo, vamos mostrar quais são os principais tipos de fraudes de cartão de crédito e a importância da terceirização do sistema antifraude bancário. Boa leitura!

Quais são os principais tipos de fraudes de cartão de crédito?

O número de tentativas de fraudes de cartão de crédito cresceu nos últimos anos, em especial, pela facilidade na emissão de novos cartões através de bancos digitais e fintechs e das compras pela internet. Esse método de pagamento é um dos mais utilizados pelos consumidores brasileiros, atraindo quadrilhas de fraudadores. 

A fraude no cartão de crédito consiste no uso indevido de dados financeiros do titular para obter vantagem por ações de má fé. Nesse caso, os criminosos furtam ou utilizam ferramentas digitais para roubar e utilizar os dados bancários das vítimas para a compra de produtos e serviços. 

A melhor estratégia para minimizar esse problema é com o uso de tecnologias apropriadas, como o sistema antifraude e segurança digital nos pagamentos online. Mas antes, precisamos entender quais são os tipos de fraudes de cartão de crédito mais utilizadas por criminosos. Confira abaixo:

Clonagem de cartão de crédito

A clonagem de cartão de crédito é a fraude bancária mais comum associada a esse método de pagamento. Ela é mais frequente em compras online, mas também pode ocorrer com o cartão físico. Os criminosos utilizam diferentes tecnologias para roubar os dados do titular do cartão.

Em muitos casos, os bancos conseguem identificar a atividade suspeita e bloqueiam a compra. Com um sistema antifraude é possível analisar o histórico do cliente e determinar se aquela transação é legítima ou não.

Gerador de números de cartão de crédito falsos

O gerador de números de cartão de crédito é uma ferramenta capaz de criar milhões de combinações numéricas diferentes. Algumas correspondem, de fato, com números válidos de cartões de crédito que são utilizados para fraudes bancárias. 

Um sistema antifraude com validação de identidade é fundamental para impedir essas ocorrências. Pois, sem os dados pessoais do titular, o golpista não vai conseguir aplicar o golpe.

Chargeback

O chargeback consiste na solicitação de estorno de uma compra realizada no cartão de crédito que não é reconhecida pelo titular. Ele não é uma fraude bancária por si só, porém, pode ser considerado uma quando é usada de má-fé. 

Nesse tipo de golpe, os criminosos fazem uma contestação de pagamento diretamente na administradora do cartão para que o dinheiro seja devolvido, agindo de forma oportunista.   

Ligações e mensagens falsas para o roubo de dados

O roubo de dados por meio de ligações e mensagens falsas é um tipo de fraude conhecida como “phishing”. Os golpistas entram em contato com clientes por e-mail, telefone ou mensagens de texto fingindo que são da central de atendimento de uma empresa de cartão de crédito. 

Durante o contato, eles solicitam informações sensíveis como a senha e o número do cartão e dados pessoais da vítima, que serão utilizados em compras indevidas. 

Fraude bancária por meio do PIX

Apesar de ser um tipo de transação bancária recente no Brasil, o PIX já é alvo de uma série de fraudes bancárias. Com o PIX é possível transferir dinheiro em qualquer horário com crédito imediato. 

Os criminosos se aproveitam dessas vantagens para aplicar golpes. Entre eles estão a solicitação de dados pessoais por meio de uma central de atendimento falsa, clonagem do Whatsapp e o envio de e-mails com vírus que realizam a captura de credenciais de acesso da conta bancária do titular. 

Como prevenir fraudes bancárias?

Os criminosos acompanham de perto os avanços tecnológicos para criarem novas maneiras de burlar os sistemas de segurança. Por isso, a empresa precisa utilizar tecnologias atualizadas e contar com profissionais qualificados na sua equipe para prevenir fraudes.

Um sistema antifraude e segurança digital nos pagamentos online é fundamental para prevenir a ocorrência de fraudes de cartão de crédito. A transformação digital trouxe novos desafios para o setor, como o aumento no roubo de dados e a necessidade da criação de sistemas seguros e automatizados para o processamento de pagamentos em tempo real. 

O investimento em um processo de validação de identidade na abertura de contas é um exemplo disso. Ele é utilizado para cadastrar os clientes e conhecer o seu histórico financeiro e hábitos de compras. Assim, bancos podem ser mais assertivos no bloqueio de compras indevidas no cartão de crédito por conta de um golpe.

Para oferecer o melhor serviço para os seus clientes, muitos bancos e instituições de crédito optam pela terceirização do sistema antifraude. 

Como o sistema antifraude da Central Inf ajuda a prevenir fraudes bancárias?

A terceirização é utilizada por muitas empresas de forma estratégica para que algumas atividades sejam executadas por terceiros. Ao escolher a Central Inf como o seu parceiro antifraude, os bancos e instituições de crédito contam com tecnologia de ponta e profissionais capacitados com as últimas tendências do mercado para desempenharem as suas funções. 

O investimento é inferior aos custos em manter uma equipe interna atualizada e capacitada, além de contar com a expertise e a reputação de mais de 30 anos de mercado da Central Inf. A experiência na área também faz toda a diferença, pois as nossas equipes entendem o contexto de cada caso, definindo estratégias direcionadas para a realidade de cada cliente. 

Com as tecnologias da Central Inf, conseguimos automatizar o processo de onboarding dos clientes, realizar dezenas de validações automáticas e cruzamento de dados e informações e, de acordo com cada negócio, podemos alocar uma equipe de analistas treinados para realizar verificações e análises visuais na documentação de identificação dos clientes pessoa física e jurídica, a fim de mitigar os riscos de segurança do processo.

 

 

Os bancos e instituições de crédito são alvos de fraudadores há muito tempo. Com os avanços da tecnologia e dos meios de pagamento, os riscos de ataques também cresceram. Nesse cenário, a terceirização do sistema antifraude bancário é a melhor alternativa para minimizar os riscos e contar com a expertise de uma empresa líder no segmento, como a Central Inf.

Para conhecer as soluções de BPO Financeiro para bancos e instituições de crédito da Central Inf, entre em contato com o nosso time de especialistas.

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Gestão de Documentos para Área Pública

A gestão de documentos na administração pública é um desafio por conta do grande volume de arquivos que estão sob o seu controle. Com a aprovação da lei de acesso à informação no Brasil (lei nº 12.527/2011), que regulamenta o direito de acesso dos cidadãos às informações públicas, os órgãos responsáveis precisaram se adequar a essa nova realidade. 

Para isso, a implantação de soluções tecnológicas é importante para tornar a gestão de documentos públicos mais eficiente. A digitalização, a microfilmagem eletrônica e o uso de softwares para o gerenciamento eletrônico de documentos são algumas ferramentas que ajudam neste processo.

Neste artigo, vamos mostrar quais são os procedimentos da gestão de documentos na administração pública e os principais benefícios de converter os arquivos para o formato digital.

Boa leitura! 

Quais são os procedimentos e etapas da gestão de documentos?

A gestão de documentos é caracterizada por um conjunto de técnicas e procedimentos que visa organizar os arquivos acumulados. Com visão a longo prazo, ela também define novas práticas para a gestão documental, desde a produção até o armazenamento dos originais e cópias e, se necessário, o descarte de documentos.

A seguir, vamos mostrar as etapas da gestão de documentos públicos. Confira!

Produção

A elaboração do documento marca o início do processo. O propósito desta etapa deve ser garantir que as boas práticas para a classificação e a armazenagem dos documentos sejam aplicadas desde a sua criação. 

Manutenção

A manutenção do documento envolve as atividades de protocolo, que iremos conferir ao longo do artigo. Nesta fase, o documento é consultado com frequência, sendo o seu fluxo chamado de trâmite. 

A presença de uma gestão de documentos feita com qualidade qualidade evita diversas complicações na rotina de uma administração pública, como a perda de documentos entre os setores. 

Indexação

A etapa de indexação é uma das mais importantes para a organização e a gestão de documentos públicos. Ela consiste em organizar os documentos por meio de um sistema de busca, como a criação de índices numéricos e alfanuméricos, por exemplo. 

Os documentos são analisados e agrupados de acordo com algum padrão, que pode ser o seu autor, tipo, data, número, origem, departamento ou qualquer outro dado. Assim, a indexação organiza os documentos por índices, tornando a busca mais ágil. 

Destinação

A destinação de documentos públicos pode ser a sua eliminação ou preservação permanente. Essa etapa é uma das mais importantes para a gestão pública documental, pois define os prazos de guarda de cada documento. O resultado desta fase é baseado na aplicação efetiva da tabela de temporalidade, ferramenta que define o ciclo de vida documental.

Arquivamento

Os documentos passam por três fases de arquivamento, definidas de acordo com o seu ciclo de vida. São elas: fase corrente, intermediária e permanente. A sua classificação varia de acordo com a frequência de consulta, sendo definida pela teoria das três idades.

Digitalização

A digitalização de documentos faz uma cópia do conteúdo da versão física para um arquivo digital. Assim, o compartilhamento e o acesso às informações se torna muito mais fácil. 

A Central Inf realiza a digitalização de documentos com validade jurídica para as instituições públicas facilitando o acesso aos arquivos por meio de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Guarda do documento físico

A guarda do documento físico pode ser feita pela administração pública ou por uma empresa de guarda de documentos. A Central Inf oferece duas soluções para a gestão documental em arquivos públicos e privados: a guarda simples e a guarda gerenciada de documentos.

Preservação a longo prazo

A microfilmagem consiste em transformar arquivos físicos de papel em filme. O processo possibilita o armazenamento seguro dos documentos e, assim como a digitalização citada anteriormente, também possui validade jurídica.

A empresa de microfilmagem eletrônica realiza a organização, a classificação e a digitalização dos documentos antes de convertê-los em microfilmes.

O armazenamento através de microfilmes é uma ferramenta muito relevante para a conservação e preservação de longo prazo dos documentos públicos.

Como é realizada a gestão de documentos dentro da administração pública?

A gestão de documentos na administração pública é regida pela lei nº 8.159/1991, que se refere à Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. Desse modo, cabe à administração pública a gestão da documentação governamental.

A gestão documental é a solução para o problema de acúmulo de documentos sem a classificação e armazenagem adequada. O seu objetivo é melhorar o uso da informação, reduzir ao essencial a massa de documentos no arquivo e preservar de forma correta os arquivos históricos. 

Ela possibilita que, mesmo com uma grande quantidade de documentos no acervo, seja possível localizar as informações facilmente. Para isso, são utilizadas ferramentas para a gestão de documentos na administração pública. O plano de classificação e a tabela de temporalidade são as principais. 

Quais são os benefícios da gestão documental na administração pública?

A gestão documental é um problema recorrente no serviço público. A enorme quantidade de arquivos acumulados — em alguns casos, ao longo de décadas — pode causar problemas de organização, perda de dados, difícil acesso às informações e necessidade de mais espaço físico. 

Nesse cenário, saber como fazer a gestão eficiente de documentos na gestão pública é fundamental para o aumento da eficiência, da transparência e da preservação de documentos históricos.

Abaixo, vamos mostrar 4 benefícios da gestão documental na administração pública. 

  • Redução de custos

A redução de custos operacionais é um dos principais benefícios gerados pela gestão eletrônica de documentos na administração pública. A digitalização classifica os documentos a partir de diversos critérios, facilitando a sua localização. Assim, os servidores podem encontrar todas as informações que precisam rapidamente, aumentando a sua produtividade.

A administração pública também economiza com o aluguel de galpões para o armazenamento de documentos e insumos. Outro impacto positivo é na redução do uso de papel, pois um número menor de impressões de documentos precisam ser feitas. Além do impacto positivo para o meio ambiente, a diminuição do uso de papel elimina a necessidade de um espaço físico para armazená-lo.

  • Recuperação do espaço físico

A gestão eletrônica de documentos na administração pública reduz o acúmulo de arquivos, proporcionando o tratamento e o destino adequado para cada um deles. Com isso, podemos aproveitar o espaço físico (e o mobiliário), que antes era dedicado ao armazenamento de documentos, agora pode ser utilizado para outras finalidades. 

  • Segurança dos documentos públicos

A importância da gestão documental para a administração pública vai muito além de uma questão de organização. A segurança das informações e a redução dos riscos de perda e fraude também são importantes. 

A gestão de documentos eletrônicos na administração pública e legislativa é uma solução para evitar tentativas de invasão ao sistema e evita a perda de arquivos em casos de incêndios e enchentes. 

  • Maior mobilidade para acessar os documentos digitalizados

Com a digitalização dos documentos, os servidores podem acessá-los com maior facilidade em qualquer lugar sem a necessidade de se deslocar até o local onde está o arquivo. Na gestão eletrônica de documentos do setor público, eles são classificados por diversos indexadores, agilizando a rotina dos profissionais da área. 

Lei de descarte de documentos públicos: Quanto tempo deve-se guardar documentos públicos?

Todos os documentos públicos possuem um ciclo de vida, que tem início na sua criação até o seu arquivamento definitivo ou descarte. A tabela de temporalidade documental é uma das ferramentas utilizadas para a gestão documental na administração pública.

Ela define por quanto tempo cada documento irá existir e o seu destino após o término deste prazo. Desse modo, a administração pública consegue criar um fluxo mais equilibrado de entrada e saída de documentos, sempre seguindo a legislação vigente do local. 

Uma das informações contidas na tabela de temporalidade é a classificação dos documentos de acordo com a sua frequência de uso. Para isso, ela utiliza a teoria das três idades, como mostraremos a seguir. 

Gestão de documentos públicos e a teoria das três idades

Um dos conceitos mais utilizados pela gestão de documentos públicos é a teoria das três idades. Ela também é conhecida como gestão do ciclo de vida documental e se refere ao período de vida útil de um documento. Ou seja, desde a criação até o seu destino final, que pode ser a guarda ou descarte do mesmo. 

A implementação da teoria das três idades diminui o risco de erros, como a eliminação de um documento antes do prazo estipulado pela lei, por isso, deve ser colocada em prática com atenção. 

Na teoria das três idades os documentos são classificados em: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes. A divisão considera a frequência e o tipo de utilização de cada documento. Abaixo, vamos explicar o significado de cada fase. 

Arquivos correntes

Os arquivos correntes correspondem a primeira idade do documento. Eles se referem aos documentos em tramitação, sendo consultados e utilizados de forma constante. Dessa forma, eles fazem parte da rotina diária do escritório, pois ainda estão no processo de serem resolvidos. 

De acordo acordo com a gestão de documentos no setor público, os arquivos correntes possuem valor primário e devem ser mantidos em locais de fácil acesso. 

Arquivos intermediários

Os arquivos intermediários, a segunda idade, são consultados apenas de forma ocasional. Eles são derivados dos arquivos intermediários, logo, já foram resolvidos e estão aguardando o prazo correto para serem eliminados ou arquivados permanentemente. 

Na gestão documental aplicada para arquivos públicos do Estado, eles possuem valor primário e devem ficar mais afastados do local de trabalho para não atrapalhar a organização. 

Arquivos permanentes

Os arquivos permanentes são a terceira idade do ciclo de vida da gestão de documentos públicos. Eles possuem valor secundário e devem receber tratamento especial para serem conservados de forma definitiva. 

Os documentos não possuem valor administrativo, mas têm valor histórico-cultural e precisam ser arquivados. Por outro lado, arquivos que não recebem essa classificação são eliminados quando cumprirem a sua função administrativa. 

O que é protocolo e workflow na gestão documental pública?

O protocolo marca o início da gestão de documentos na administração pública, sendo responsável por toda a organização e controle do fluxo documental. Ele é usado apenas naqueles que estão sendo resolvidos e estão em tramitação. Por isso, as atividades de protocolo se aplicam apenas em documentos correntes. 

Entre as etapas do protocolo estão: 

  • Recebimento;
  • Registro;
  • Autuação;
  • Classificação;
  • Distribuição;
  • Expedição;
  • Controle.

Graças à tecnologia, o controle dessas atividades pode ser realizada por uma gestão eletrônica de documentos na administração pública. Dessa maneira, a consulta e a comunicação entre os setores se torna mais ágil e com menos retrabalhos. 

O que diz a legislação para gestão de documentos públicos?

Existe uma série de critérios definidos por lei para realizar a gestão de documentos públicos, como prazos a cumprir e técnicas de organização. A Central Inf, organização com mais de 30 anos de experiência, se prontifica a atender todos os protocolos necessários para documentos produzidos por instituições públicas.

Além da lei nacional que citamos anteriormente (lei nº 8.159/1991), cada Estado possui a sua própria legislação. A lei nº 4.153/2008 define a gestão de documentos na administração pública de São Paulo, por exemplo. A Central Inf atende o Brasil inteiro com qualidade e atendendo as particularidades de cada cliente. 

A gestão de documentos na administração pública é de suma importância, afinal, o setor lida com uma grande quantidade de arquivos diariamente. Por conter informações sigilosas e de valor público e histórico, os documentos devem ser armazenados e organizados na versão física e digital. O investimento gera benefícios como redução de custos e maior segurança.

 

 

A Central Inf possui soluções especializadas para a gestão de documentos no setor público, desde a esfera municipal até a federal. Ao contratar uma empresa de gestão de documentos, a administração pública melhora os seus processos, gerando diversos benefícios para os seus cidadãos. 

Para mais informações sobre como a Central Inf pode fazer a gestão eficiente de documentos na gestão pública, entre em contato com os nossos especialistas!

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BPO Financeiro para Bancos e Instituições de Crédito: Conheça 11 soluções da Central Inf

O BPO Financeiro para Bancos (ou BPO Bancário) é o serviço de terceirização de processos bancários com foco nas atividades de suporte operacional da instituição, também conhecidos como Back Office Bancário.

A partir de tecnologia própria, infraestrutura dedicada e uma equipe de especialistas, o BPO Financeiro para Bancos desenvolvido pela Central Inf traz um conjunto de soluções para atender Bancos e Instituições de Financeiras na retaguarda operacional, atuando desde a validação documental até a automação de processos de esteira bancária, e assumindo uma série de serviços administrativos e documentais bancários:

  • Onboarding Digital
  • Automação de Esteira Bancária
  • BackOffice Bancário
  • Análise e Formalização para Esteiras de Crédito:
  • Empréstimo Consignado (Privado e INSS)
  • Empréstimo Pessoa Física e Jurídica
  • Financiamento Imobiliário
  • Financiamento de Veículos (CDC)
  • Cartão de Crédito
  • Análise para Abertura de Conta Digital com Validação Cadastral
  • Reconhecimento e Extração Automática de Dados
  • Digitação e Complementação de Dados Cadastrais
  • Formalização de Documentos
  • Análise e Validação de Checklist Documental
  • Análise de Firmas e Poderes (FEP)
  • Sistema Antifraude para Bancos e Instituições de Crédito
  • Análise documental antifraude (Documentoscopia)
  • Análise e validação de Assinatura (Grafoscopia)
  • Certificação Digital conforme Resolução BACEN 4.474/2016 e Circular BACEN 3789/2016.
  • Gestão de Risco e Compliance

Para saber mais sobre o assunto, confira abaixo as principais vantagens do BPO Financeiro para Bancos oferecido pela Central Inf ou entre em .

Quais são os serviços de BPO Financeiro para Bancos e Instituições de Crédito desenvolvido pela Central Inf?

Atenção: Apesar do termo “Financeiro”, o BPO Bancário da Central Inf não é um Business Processing Outsourcing tradicionalmente voltado à gestão financeira.

Atualmente, o conceito de BPO Financeiro no Brasil está muito mais ligado a serviços de contabilidade, como controle de contas a pagar e a receber, pagamento de impostos, controle do fluxo de caixa, dentre outros.

Já o BPO Bancário da Central Inf é 100% direcionado para bancos e instituições de crédito. Dentre as soluções de terceirização financeira bancária (ou BPO para Backoffice Bancário) que a Central Inf oferece estão:

  • Serviços de análise para abertura de contas digitais;
  • Serviços de validação de dados e documentos para contratação de produtos e serviços;
  • Automação de esteiras bancárias;
  • Gestão de cadastro e análise de dados;
  • Análise de crédito;
  • Análise antifraude;
  • Gestão de documentos para bancos;
  • Serviços administrativos e documentais para bancos;
  • BPO backoffice de esteira bancária;
  • BPO para departamento de controle de dados cadastrais.

11 vantagens do BPO Financeiro para Bancos e Instituições Financeiras da Central Inf

A contratação do BPO Financeiro para Bancos é um investimento estratégico para otimizar processos (ganho de tempo, aumento na eficiência e redução de custos), já que dispensa maiores gastos com aumento de infraestrutura (tanto física quanto de equipe) e tecnologia própria, além de reduzir a margem de erro graças à mão de obra especializada.

Com o BPO de Backoffice Bancário da Central Inf, o Banco ou Instituição Financeira pode focar no core business e se adaptar mais rapidamente às mudanças, garantindo uma experiência ainda melhor para seus clientes, enquanto a Central Inf assume as atividades operacionais com total expertise e excelência necessários para alcançar novos patamares de mercado.

Por isso, tanto no curto, quanto no longo prazo, os resultados do BPO Bancário são percebidos na experiência do cliente, que é colocada sempre em primeiro lugar.

Abaixo, listamos os principais diferenciais do BPO Financeiro para Bancos desenvolvido pela Central Inf. Confira!

1. Expertise: Mais de 30 anos de experiência atuando com grandes instituições

Desde 1989 no mercado, a Central Inf é referência no segmento de BPO Financeiro para Bancos e Instituições de Crédito. Ao contar com profissionais capacitados, infraestrutura e tecnologia próprias, e soluções inovadoras, conseguimos atuar com solidez, qualidade e visão estratégica para o desenvolvimento do negócio dos nossos clientes.

2. Estruturação da equipe para atender o SLA pretendido

O SLA é uma das práticas de gestão mais importantes de um BPO Financeiro para Bancos e Instituições Financeiras. Afinal, o acordo de nível de serviço (SLA) inclui prazos, indicadores e outras informações detalhadas que são relevantes para o resultado da empresa. 

A Central Inf possui um excelente histórico de cumprimento do SLA de suas operações, com mais de 99% das solicitações de abertura de contas realizadas no prazo acordado e com um excelente índice de satisfação dos usuários com sua experiência na jornada de abertura de contas e contratação de produtos e serviços bancários. Para saber mais sobre o assunto, confira os nossos cases de sucesso. 

3. Redução do custo operacional

Uma das principais vantagens do BPO Bancário é a redução do custo operacional. Ele proporciona custo baixo dentro de uma operação com indicadores ótimos de qualidade, pois diminui diversas despesas, como salários, benefícios, compra de equipamentos e investimentos em infraestrutura física e capacitação. Com o BPO Bancário, Bancos e Instituições de Crédito conseguem converter todo o investimento (CAPEX) em custo operacional baseado no número de transações realizadas (OPEX).

4. Mapeamento e gerenciamento do fluxo operacional

O BPO Financeiro para Bancos e Instituições de Crédito torna as operações do cliente mais ágeis por meio do mapeamento e gerenciamento do fluxo operacional. A padronização dos processos aumenta a qualidade dos serviços, diminui os erros e contribui para a identificação prévia de fraudes documentais. Além disso, o BPO Bancário fornece uma trilha de auditoria completa do fluxo operacional. 

5. Integração da solução de workflow e de gestão de documentos

As operações bancárias geram um grande volume de documentos e informações que precisam ser organizados e arquivados de acordo com a legislação vigente e o compliance interno. A solução de workflow e a atividade de gestão documental — serviços que também integram o BPO Financeiro para Bancos e Instituições de Crédito desenvolvido pela Central Inf — agilizam operações como a abertura de contas, aprovação de crédito, análise de documentos e outras atividades.

6. Treinamento e imersão da equipe de colaboradores da Central Inf na Cultura Institucional do banco

Uma das preocupações das empresas ao optar pelo BPO Financeiro para Bancos e Instituições de Crédito é referente à relação dos colaboradores terceiros com a cultura institucional do banco. Para isso, as equipes conhecem a visão, os valores e os princípios que envolvem a cultura da empresa para facilitar a integração. Todo o processo de onboarding dos colaboradores do BPO é realizado em conjunto com o cliente.

7. Alocação de equipe especializada em operações de BPO Financeiro e antifraude

Os especialistas em BPO Bancário possuem conhecimento técnico e visão crítica para executar as atividades da empresa. Por terem expertise no assunto e estarem atualizados com as últimas tendências do mercado, as nossas equipes agregam mais valor às operações, fornecendo ferramentas e soluções personalizadas para cada projeto. 

8. Dashboards de acompanhamento

O BPO Bancário da Central Inf também possui uma ferramenta de Analytics para acompanhamento dos indicadores definidos para a efetiva gestão da operação. Os dashboards possibilitam o acompanhamento em tempo real das esteiras operacionais para a gestão ativa do banco. 

Todo o processo de geração de dados fornece informações valiosas sobre as operações e os clientes, ajudando no processo de tomada de decisão. 

9. Módulo de tracking

Entre as ferramentas especializadas do BPO financeiro bancário está a liberação do módulo de tracking para a equipe de auditoria do banco. Ele facilita o acesso a informações mais precisas e confiáveis, agilizando o trabalho das equipes.

10. Mais segurança

Para entregar o máximo de benefícios e segurança, o ambiente físico é controlado e monitorado, com gravação 24 horas por dia, 7 dias por semana e o ambiente lógico é 100% rastreado, com geração de trilhas completas de auditoria sobre toda ação realizada nos sistemas envolvidos no BPO.

11. Links de comunicação dedicados para interligação do site da operação ao banco, com criptografia na troca de dados

A segurança e o sigilo das informações dos clientes é uma prioridade para bancos e instituições de crédito. Por isso, o BPO para Bancos e Instituições de Crédito desenvolvido pela Central Inf utiliza softwares com tecnologia de ponta para a troca de dados.

O BPO Financeiro para Bancos e Instituições de Crédito consiste na terceirização de processos operacionais, nesse caso, serviços especializados para bancos e instituições financeiras. Entre as principais vantagens estão a redução dos custos, o mapeamento e o gerenciamento dos fluxos operacionais e da gestão de documentos e informações e a alocação de uma equipe especializada em BPO Bancário para gerenciar todas as atividades. 

Conheça a empresa de BPO Financeiro para Bancos e Instituições Financeiras com mais de 30 anos de expertise e excelência

A Central Inf preza pela máxima segurança de dados e total sigilo dos seus clientes. Caso queira conhecer nosso modelo de negócio e nossos cases de sucesso, entre em contato conosco. Ficaremos felizes em atendê-lo com mais detalhes sobre nossa empresa. Fale com o nosso time de .

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BPO: O que é? Como funciona? Confira 5 Vantagens para sua empresa

BPO Business Process Outsourcing

Diante de um mercado cada vez mais moderno e competitivo, o BPO (Business Process Outsourcing) tem se tornado uma tendência interessante para médias e grandes empresas ao redor do mundo. Basicamente, BPO se refere à terceirização de processos que não fazem parte das atividades principais da empresa, passando sua gestão para uma outra empresa especialista no assunto.

A contratação de um serviço BPO é uma solução atraente para negócios que buscam aumentar a produtividade de suas equipes e reduzir os custos da empresa, sem abrir mão de profissionais capacitados para as áreas secundárias, é claro.

Ao contratar uma empresa de BPO — ou seja, ao terceirizar serviços —, sua empresa pode focar nas principais atividades do negócio, enquanto os outros serviços ficam sob a responsabilidade de especialistas de outras áreas.

A terceirização de processos de negócios já é uma realidade para muitas empresas brasileiras de diferentes setores e tamanhos. Porém, ainda existem muitas perguntas sobre o que é e como funciona o BPO na prática. Neste artigo, vamos tirar todas essas dúvidas e ainda mostrar 5 vantagens da implementação de soluções BPO no seu negócio.

Boa leitura!

BPO: O que é?

A sigla BPO significa “Business Process Outsourcing” ou “Terceirização de Processos de Negócios“, em tradução livre. Logo, ao falarmos em “BPO”, estamos falando em terceirização de processos — estratégia adotada por empresas que desejam focar no core business de seus negócios, deixando a gestão de alguns serviços e/ou setores secundários sob a responsabilidade de outras empresas especialistas nas devidas áreas.

O BPO não é um serviço em si, mas um modelo de negócios. Nesse modelo, as atividades secundárias são assumidas por uma empresa de BPO (ou empresa de prestação de serviços), a qual conta com profissionais capacitados e com o conhecimento técnico atualizado com as últimas tendências do mercado em relação ao serviço terceirizado.

Dessa forma, os processos internos são automatizados e otimizados pelo prestador de serviço (o tal BPO), que passa a ser responsável pela gestão das áreas de BackOffice da empresa. Assim, essa estratégia possibilita que o cliente se dedique às atividades que estão diretamente relacionadas ao produto ou serviço final.

A contratação de uma empresa de BPO não é apenas uma transferência de trabalho pontual. O BPO pode assumir todas as atividades de um setor e criar um novo modelo de processos para agregar maior conhecimento e até mais tecnologia para o negócio do cliente, como veremos no próximo tópico.

BPO: Como funciona?

O BPO funciona de duas maneiras: alocado na empresa do cliente ou na sede da empresa de BPO. A definição de como o serviço será realizado depende das necessidades de cada organização e do escopo do trabalho.

O primeiro passo consiste em mapear todos os setores do cliente, a fim de entender os seus processos e definir as atividades que serão realizadas. Assim, setores que não fazem parte do core business da organização podem ser assumidos pela empresa de BPO. Ela realiza não apenas atividades operacionais, mas também todas as responsabilidades da área, incluindo ações gerenciais e estratégicas.

As áreas de backoffice não são ligadas diretamente à receita da empresa, porém, são fundamentais para o suporte operacional do negócio e para a redução de despesas. Uma gestão eficiente das atividades de backoffice garante que todas as operações — em especial, as que se relacionam diretamente com os clientes — estejam funcionando corretamente, com o menor custo possível.

Principais Setores do BPO

As soluções BPO podem ser atribuídas a diversas áreas de negócio. Atualmente, as principais são:

  • BPO Financeiro e Documental (um dos principais Cases de Sucesso da Central Inf)
  • BPO Jurídico
  • BPO para o Departamento Pessoal
  • BPO de RH – Recursos Humanos
  • BPO para Seguradoras
  • BPO para Empresas De Telecom
  • BPO para Bancos E Fintechs
  • BPO para o Setor De Compras

Por que contratar uma empresa de BPO? Confira 5 vantagens do BPO para os negócios

Com intenção de se sobressair frente à concorrência, as empresas estão em uma busca constante por novas estratégias, capazes de reduzir os custos e aumentar a eficiência. A terceirização de processos de negócios (BPO) é uma delas, sendo uma tendência que beneficia empresas de diferentes segmentos e tamanhos.

A seguir, mostraremos 5 vantagens de contratar BPO para o seu negócio.

1. Segurança de dados

A segurança de dados é um fator fundamental para as empresas, pois as decisões são tomadas a partir das análises das informações. Ao terceirizar setores do negócio, o cliente deve estar seguro de que os seus dados confidenciais estarão protegidos.

O outsourcing BPO é feito com softwares avançados de automação de processos que utilizam tecnologia de ponta para atender as necessidades da empresa. Além disso, ela conta com uma equipe de profissionais capacitados e de confiança para garantir a confidencialidade das informações.

2. Redução de custos

Um dos benefícios mais conhecidos do outsourcing BPO é a redução de custos. Ao substituir equipes internas por uma empresa de BPO, o cliente diminui os custos de contratação e desligamento de funcionários, benefícios e outros custos trabalhistas sem abrir mão de profissionais qualificados.

Os investimentos em tecnologia e capacitação também passam a ser responsabilidade da empresa de BPO. Além do impacto na área de pessoal, a economia feita com a diminuição de espaço físico no escritório e com equipamentos contribui para a redução dos custos operacionais.

3. Aumento da produtividade

Com a implantação das soluções BPO, os colaboradores passam a gastar menos tempo com tarefas repetitivas. Por estarem menos sobrecarregados, eles podem se dedicar mais às atividades estratégicas, aumentando a qualidade do trabalho e a produtividade.

As soluções BPO também são responsáveis por um processo de melhoria contínua, garantindo o foco no resultado e no aumento da eficiência.

4. Serviços especializados

A terceirização de processos de negócios permite que as atividades de backoffice sejam realizadas por profissionais especializados e atualizados sem que a empresa arque com os custos de recrutamento, capacitação e outras despesas.

E ainda, por fornecer um serviço especializado, a empresa de BPO utiliza ferramentas e softwares com tecnologia de última geração para o gerenciamento de processos.

5. Flexibilidade

A implantação de um outsourcing BPO possibilita que a empresa fique mais enxuta, com menos setores, o que facilita a gestão e agiliza as tomadas de decisão. Ao focar nas ações mais estratégicas, a organização consegue se adaptar às mudanças do mercado com mais facilidade, se diferenciando dos concorrentes.

O BPO (Business Process Outsourcing) consiste em contratar uma empresa para que ela assume uma — ou mais — atividades do negócio. Ou seja, as atividades de backoffice passam a ser geridas por terceiros. Entre as principais vantagens desse modelo estão a segurança de dados, a redução de custos, o aumento da produtividade e da flexibilidade e a contratação de profissionais qualificados.

Central Inf: Excelência em BPO Financeiro

A Central Inf está há mais de 30 anos no mercado de BPO e conta com uma equipe especializada em BPO Financeiro e BPO Documental para atuar no backoffice da sua empresa.

Nossa expertise em BPO Financeiro e BPO Documental consiste em:

  • Formalização da análise de crédito em 15 minutos;
  • Análise de crédito com recurso antifraude;
  • Análise documental;
  • Esteira de backoffice;
  • Esteira bancária;
  • BPO para abertura de conta corrente;
  • BPO para leitura de dados de conta corrente e cadastros.

A partir de um atendimento individualizado, criamos soluções personalizadas para a realidade do seu negócio. Para mais informações, entre em contato com os nossos especialistas em soluções BPO Financeiro e conheça todas as vantagens da terceirização financeira garantidas pela Central Inf!

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Conheça os softwares GED e ECM, fundamentais para proteger os documentos da sua empresa

GED e ECM

Entenda o que é, como funciona e quais os benefícios de contar com a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e com a Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)

Antigamente, quando falávamos sobre documentos de uma empresa, era comum guardar todas as informações em salas ou gavetas, sem uma organização, o que dificultava muito a busca de arquivos específicos, principalmente por quem não tem familiaridade, podendo perder horas em busca de algum documento.

Com a tecnologia, essas informações passaram a ser digitalizadas para facilitar as operações, mas é  preciso mais do que transformar esses dados em digitais, a sua empresa terá que ter um sistema para organizar tudo, e é aí que entra o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e o ECM (Enterprise Content Management).

O que é  GED?

Diferente da digitalização, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos entrega um conjunto de tecnologias, como hardwares e softwares, para oferecer como objetivo principal o armazenamento seguro de informações e uma busca precisa, sendo um meio crucial para administrar toda a documentação da empresa.

Nele, você pode adicionar alguns diferenciais importantes para facilitar ainda mais a pesquisa e localização dos documentos, como o nome do autor, a data que foi criado, a versão, a pasta de armazenamento e o nome que o cliente trata o documento.

Com este sistema é possível reunir qualquer tipo de arquivo que o seu negócio utiliza, independente do seu formato, desde papéis, microfilmes, imagens, áudio, vídeo, planilhas eletrônicas, arquivos de textos até Plantas de Engenharia (formato CAD), e muitos outros, tudo isso com diversos benefícios para a empresa, como:

  • Repositório virtual de documentos;
  • Aumento da produtividade da equipe;
  • Informações armazenadas de maneira segura;
  • Acesso remoto de qualquer lugar do mundo.

O que é ECM?

A gestão de conteúdo empresarial, ou Enterprise Content Management, conhecida como ECM, é muito mais que uma tecnologia ou metodologia, ela reúne uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas, que podem ser usadas para capturar, armazenar, gerenciar, preservar e oferecer informações de apoio para todos os processos de qualquer negócio.

O sistema ECM é uma evolução que complementa o GED, já que os processos se movimentam rapidamente e os arquivos estão sempre sendo atualizados, contribuindo com um sistema inteligente para lidar com toda documentação corporativa, centralizando o armazenamento, o acesso, compartilhamento, a edição das informações e dos dados.

Com o ECM, sua empresa também garante diversos benefícios, como:

  • Fácil operacionalização com fluxos de negócios configuráveis e flexíveis;
  • Formulários e instruções que podem ser personalizadas;
  • É possível anexar documentos aos processos em andamento;
  • Controle de compartilhamento e informação;
  • Configuração de alertas automáticos para a execução e prazo de tarefas;
  • Apontamento de horas para custear processos;

E muito mais.

Qual a diferença entre GED e ECM?

Muitas vezes confundidos como tecnologias iguais, o ECM é uma evolução do GED, que complementa e garante que todas as informações da empresa estejam centralizadas e seguras, oferecendo um conhecimento mais profundo dos resultados e de cada ação e processos através da interpretação de dados.

Com essa gestão de documentos através de um sistema integrado às plataformas e aplicativos de Business Inteligence, Data Analytics e BPM, é possível enriquecer os insights e tomar as melhores decisões para o futuro do negócio.

Quais empresas devem implementar o gerenciamento eletrônico de documentos?

O gerenciamento eletrônico de documentos é totalmente digital, dessa forma, os usuários podem acessar e administrar os arquivos por meio de um software online. O acesso pode ser feito a qualquer momento e em qualquer lugar, pois todos os documentos estão disponíveis na nuvem. Ele proporciona diversos benefícios para as empresas, principalmente as que apresentam os seguintes perfis: 

  • Empresas que geram uma grande quantidade de documentos 

As maiores beneficiadas com a implementação do GED são as empresas que lidam com um grande volume de documentos. Os escritórios de contabilidade e de advocacia, os bancos, as instituições de ensino, os consultórios médicos e os órgãos públicos são apenas alguns exemplos de segmentos que ganham mais produtividade com a gestão digital dos documentos. 

  • Empresas que se preocupam com a segurança da informação

As informações são um dos bens mais valiosos de uma empresa. Ao lidar com dados sigilosos de projetos e de clientes, é fundamental tomar medidas preventivas de segurança para impedir o vazamento de dados. 

Com a digitalização, etapa que faz parte do GED, todos os arquivos ficam protegidos na nuvem, diminuindo o risco de perda de arquivos, extravio e falsificação de documentos. O software também possui recursos de segurança, sendo acessado apenas por pessoas autorizadas. Além disso, os administradores podem definir níveis de acesso para determinar o que cada usuário tem permissão para fazer na ferramenta.

  • Empresas que priorizam o acesso rápido e remoto das informações

O modelo home office e o modelo híbrido (que consiste em uma maior flexibilidade para o funcionário trabalhar em casa e no escritório) é uma tendência que chegou para ficar, exigindo uma adaptação das empresas. A implementação do GED possibilita que as informações sejam acessadas de qualquer lugar do mundo e em variados dispositivos, como smartphones e tablets. 

Além do acesso remoto, ele aumenta a produtividade do trabalho presencial e agiliza o atendimento aos clientes. Afinal, por mais organizado que seja a gestão documental dos arquivos físicos da empresa, o processo de busca utilizando o GED é muito mais rápido. 

  • Empresas que possuem pouco espaço para o armazenamento físico dos documentos

Para conseguir armazenar a grande quantidade de documentos que está sob a sua responsabilidade, a empresa precisa de um espaço físico de tamanho adequado. Porém, essa não é a realidade de muitos negócios. 

Com a implementação do GED é possível reduzir o espaço destinado para os documentos físicos (mantendo apenas aqueles que a versão física é realmente necessária). E ainda, é possível reduzir os custos com o aluguel e a manutenção do espaço, móveis para o seu armazenamento, estoques de papel e gastos com impressão.

Como implementar os sistemas GED e ECM?

Os sistemas de Business Intelligence se mostram cada vez mais indispensáveis no cotidiano, e o GED e o ECM são ferramentas fundamentais para garantir segurança e autonomia nas operações de uma empresa.

Para cada tipo de negócio existe uma necessidade, e aqui na Central INF entendemos isso e disponibilizamos uma avaliação e teste gratuitos, além da consultoria de um especialista para você entender o que você realmente precisa.

Para saber mais como implementar os sistemas GED e ECM no seu negócio, clique aqui e entre em contato com a nossa equipe.

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