Gestão de Documentos Digitais

Como funciona a Gestão de Documentos Digitais

A CENTRALINF estrutura e governa todo o ciclo de vida do documento digital, desde sua criação ou recebimento até sua preservação ou destinação final.

O processo abrange:

• Captura de documentos de múltiplas fontes;
• Classificação automática por IA;
• Enriquecimento com metadados padronizados;
• Controle de versões;
• Workflows de aprovação e conferência;
• Organização de dossiês digitais;
• Guarda segura com auditoria;
• Políticas de temporalidade e retenção;
• Preservação digital de longo prazo;
• Automação de movimentações e integrações.

O resultado é um ambiente documental digital sólido, seguro e extremamente eficiente.

Fluxo completo da gestão documental digital

Antes do processamento

• Mapeamento dos sistemas que produzem documentos digitais;
• Análise de formatos, tipos documentais e locais de armazenamento;
• Diagnóstico de metadados, duplicidades e inconsistências;
• Padronização das regras de classificação;
• Adequação de documentos digitalizados ao Decreto 10.278/2020;
• Consolidação de acervos dispersos em servidores, nuvem, e-mail, GED, ECM etc.

Durante o processamento

• Captura automática de documentos;
• Classificação inteligente por IA;
• Extração automática de dados (OCR + IA);
• Enriquecimento de metadados;
• Workflows digitais de validação e aprovação;
• Validação de duplicações e tratamento de versões;
• Conferências automáticas por RPA;
• Organização de dossiês digitais completos;
• Integração com sistemas corporativos.

Após o processamento

• Indexação avançada e busca inteligente;
• Trilhas completas de auditoria;
• Aplicação de regras de temporalidade;
• Guarda segura e preservação digital;
• Relatórios, dashboards e indicadores;
• Automação da destinação digital (guarda permanente, expurgo seguro etc.).

Tecnologias que potencializam a Gestão de Documentos Digitais

IA – Inteligência Artificial

A IA aplicada a documentos digitais permite:

• Classificação automática por tipologia;
• Leitura e extração de dados;
• Detecção de duplicidades;
• Organização automática em dossiês;
• Busca semântica por conteúdo.

RPA – Automação Robótica

Robôs executam rotinas contínuas:

• Importação e captura automática;
• Validação de arquivos e metadados;
• Conexão entre sistemas corporativos;
• Organização e movimentação de documentos;
• Conferências e alertas automáticos.

Workflows Inteligentes

Os fluxos digitais melhoram toda a operação:

• Validação e aprovação;
• Padronização de processos;
• Roteamento entre áreas;
• Notificações e pendências;
• Controle de prazo e SLA.

GED / ECM

Com repositórios avançados, garantimos:

• Versionamento;
• Metadados estruturados;
• Segurança e controle de acesso;
• Trilhas de auditoria;
• Preservação digital;
• Governança documental completa.

Documentos digitais atendidos

A CENTRALINF gerencia qualquer tipo de documento eletrônico, incluindo:

• Contratos eletrônicos e documentos assinados digitalmente;
• Documentos corporativos nato digitais;
• Formulários e solicitações eletrônicas;
• Notas fiscais e documentos financeiros;
• Laudos, relatórios e dossiês técnicos;
• Documentos jurídicos digitais;
• Documentos de RH e prontuários eletrônicos;
• Documentos digitalizados conforme Decreto 10.278/2020;
• Processos administrativos eletrônicos;
• Arquivos de clientes, fornecedores e parceiros;
• Documentos fiscais, contábeis e bancários.

Se é digital, a CENTRALINF organiza, classifica, governa e preserva.

Benefícios diretos da Gestão de Documentos Digitais CENTRALINF

• Organização completa do ambiente digital;
• Eliminação de duplicidades e inconsistências;
• Aumento imediato da eficiência operacional;
• Automação de tarefas documentais;
• Governança e rastreabilidade reforçadas;
• Acesso rápido e seguro à informação;
• Conformidade com LGPD e Decreto 10.278/2020;
• Redução de riscos em auditorias;
• Integração com sistemas internos e externos;
• Padronização de metadados corporativos;
• Preservação digital de longo prazo;
• Redução expressiva de custos e retrabalhos.

Por que escolher a CENTRALINF

Com mais de 35 anos de experiência, a CENTRALINF é referência nacional em gestão documental física e digital.

Diferenciais:

Tecnologia própria avançada

• Expertise em IA, RPA, GED, ECM e workflows;
• Aderência às normas arquivísticas e legais;
• Experiência com grandes volumes de acervos;
• Integração com sistemas corporativos;
• Alto nível de segurança e rastreabilidade;
• Equipe especializada em gestão digital;
• Operação escalável, auditável e madura.

A CENTRALINF transforma ambientes digitais desorganizados em ecossistemas eficientes, seguros e inteligentes.