BPO de Documentos Públicos

Como funciona o BPO de Documentos Públicos na prática

A solução atua em todo o ciclo de vida de documentos públicos, desde sua produção ou recebimento até sua destinação final — eliminação, transferência ou arquivamento permanente.

O processo começa com diagnóstico documental e organização do acervo, seguido da aplicação dos instrumentos arquivísticos obrigatórios:

✔ Plano de Classificação de Documentos (PCD);

✔ Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD);

✔ Classificação arquivística por atividades-meio e atividades-fim;

✔ Avaliação documental conforme legislação.

Em seguida, o fluxo documental avança com digitalização legal, automação, indexação, guarda, tramitação e arquivamento. O resultado é um sistema de gestão documental público estruturado, transparente e seguro.

O fluxo completo envolve:

Antes do processamento:

• Diagnóstico documental;
• Organização de acervos físicos;
• Classificação segundo o PCD oficial;
• Aplicação da Tabela de Temporalidade;
• Definição de destinação (corrente, intermediário ou permanente);
• Higienização e preparo de documentos para digitalização;
• Montagem de dossiês administrativos e finalísticos.

Durante o processamento:

• Digitalização com padrões legais do Decreto 10.278/2020;
• Certificação digital;
• Metadados arquivísticos conforme e-ARQ Brasil;
• Classificação automática por IA;
• Indexação por área, assunto, código e temporalidade;
• Workflows para tramitação e aprovação de documentos;
• Integração com sistemas públicos (SEI, SIGAD, GED, ECM).

Após o processamento:

• Arquivamento em arquivo corrente ou intermediário;
• Recolhimento para arquivo permanente, quando previsto;
• Eliminação segura mediante comissão de avaliação documental;
• Produção de termo de eliminação conforme normas legais;
• Preservação digital e trilhas de auditoria;
• Suporte a auditorias (CGM, CGU, TCU, TCE, MP, Tribunais).

Tecnologias aplicadas para documentos públicos

A tecnologia CENTRALINF atende às exigências públicas com eficiência e total conformidade arquivística.

IA – Inteligência Artificial aplicada à gestão arquivística

A IA permite:

• Classificação automatizada conforme PCD;
• Identificação de tipos documentais;
• Detecção de duplicidades;
• Extração de dados relevantes;
• Apoio à organização de dossiês finalísticos.

RPA – Automação robótica em rotinas públicas

Os robôs executam tarefas repetitivas:

• Conferência documental;
• Atualização em sistemas públicos;
• Movimentação automática no SEI;
• Integração com SIGAD e sistemas legados;
• Alimentação de processos e indexações.

Workflows Públicos – Fluxos digitais inteligentes

Os workflows organizam e estruturam processos, incluindo:

• Abertura e tramitação de processos públicos;
• Coleta de assinaturas digitais;
• Análise e aprovação por comissões e gestores;
• Resposta a órgãos de controle;
• Controle de prazos e pendências;
• Trilhas completas de auditoria.

Integrações para gestão de documentos públicos

Integração com:

• SEI (Sistema Eletrônico de Informações);
• SIGAD;
• Sistemas de protocolo;
• ECM e GED institucional;
• Sistemas de RH, Saúde, Educação, Fazenda, Assistência etc.;
• Portais de transparência.

GED e ECM arquivísticos

Ferramentas essenciais que garantem:

• Organização por séries, fundos e dossiês;
• Metadados arquivísticos normativos;
• Segurança e níveis de acesso;
• Preservação digital;
• Versionamento e rastreabilidade;
• Suporte a arquivos permanentes.

Gestão arquivística: Classificação, Temporalidade e Destinação

De acordo com as normas do CONARQ, aplicamos:

• Plano de Classificação de Documentos (PCD)
• Organização dos documentos conforme função pública.

Tabela de Temporalidade (TTD)

• Define prazos de guarda e destinação.

Destinação Documental

• Eliminação segura;
• Guarda intermediária;
• Recolhimento para arquivo permanente.

Arquivo Permanente

• Preservação definitiva de documentos de valor administrativo, jurídico ou histórico.

Descarte Documental

• Sempre formal, autorizado e documentado.

Digitalização com validade jurídica

• Conforme Lei 12.682/2012 e Decreto 10.278/2020.

Documentos Públicos atendidos

Inclui:

• Processos administrativos;
• Documentos de RH;
• Prontuários e documentos de saúde pública;
• Licitações, compras e contratos;
• Documentos fiscais e contábeis;
• Portarias, decretos e regulamentos;
• Documentos finalísticos de secretarias e órgãos operacionais;
• Documentos de tribunais, câmaras e autarquias;
• Relatórios, laudos e pareceres;
• Ofícios e comunicações oficiais.

Benefícios diretos do BPO de Documentos Públicos

• Conformidade total com legislação arquivística;
• Digitalização com validade legal;
• Governança documental completa;
• Redução de retrabalho e custos de guarda;
• Automação de tramitação e processos;
• Maior transparência e rastreabilidade;
• Suporte integral para auditorias;
• Preservação do patrimônio documental;
• Eliminação documental normatizada;
• Agilidade no atendimento ao cidadão.

Por que escolher a CENTRALINF

• Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
• Tecnologia própria com IA, RPA, Workflow, GED e ECM;
• Especialistas arquivistas integrando todas as etapas;
• Conformidade com CONARQ, e-ARQ Brasil e Decreto 10.278/2020;
• Integração com SEI, SIGAD e sistemas públicos;
• Operação segura, auditável e escalável;
• Consultoria arquivística contínua;
• Capacidade para grandes acervos.