BPO de Documentos para Órgãos Públicos

Como funciona o BPO de Documentos para Órgãos Públicos na prática

A solução atua em todo o ciclo de vida dos documentos públicos, desde a produção ou recebimento até a destinação final — seja eliminação ou arquivamento permanente.

O processo inicia com diagnóstico e organização do acervo, seguido pela aplicação correta dos instrumentos de gestão documental:

✔ Plano de Classificação de Documentos (PCD)

✔ Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD)

✔ Classificação segundo código de atividade-meio e atividade-fim

✔ Avaliação e destinação documental

Depois, fluxos digitais e automatizações conduzem os documentos por etapas de conferência, digitalização com validade legal, indexação, guarda, tramitação, arquivamento e descarte autorizado.

O resultado é uma gestão pública mais eficiente, transparente e alinhada às normas arquivísticas.

O fluxo completo envolve:

Antes do processamento:

• Diagnóstico documental;
• Organização de acervos físicos;
• Classificação segundo o PCD oficial;
• Aplicação da Tabela de Temporalidade;
• Definição de destinação (corrente, intermediário ou permanente);
• Higienização e preparo de documentos para digitalização;
• Montagem de dossiês administrativos e finalísticos.

Durante o processamento:

• Digitalização com padrões legais do Decreto 10.278/2020;
• Certificação digital;
• Metadados arquivísticos conforme e-ARQ Brasil;
• Classificação automática por IA;
• Indexação por área, assunto, código e temporalidade;
• Workflows para tramitação e aprovação de documentos;
• Integração com sistemas públicos (SEI, SIGAD, GED, ECM).

Após o processamento:

• Arquivamento em arquivo corrente ou intermediário;
• Recolhimento para arquivo permanente, quando previsto;
• Eliminação segura mediante comissão de avaliação documental;
• Produção de termo de eliminação conforme normas legais;
• Preservação digital e trilhas de auditoria;
• Suporte a auditorias (CGM, CGU, TCU, TCE, MP, Tribunais).

Tecnologias aplicadas à gestão documental pública

As tecnologias da CENTRALINF foram adaptadas para atender às diretrizes arquivísticas e legais, permitindo que órgãos públicos operem com automação, segurança e governança.

IA – Inteligência Artificial aplicada à classificação e extração arquivística

A IA atua na interpretação e organização de documentos públicos, permitindo:

• Classificação automática por código do PCD;
• Reconhecimento de tipo documental;
• Detecção de duplicidades;
• Extração de dados essenciais para processos administrativos;
• Organização de dossiês finalísticos.

RPA – Automação robótica para rotinas administrativas do setor público

Robôs executam tarefas repetitivas como:

• Conferência de documentos obrigatórios;
• Registro automático em sistemas públicos;
• Integração com plataformas como SEI, SIGAD e legados;
• Alimentação de fluxos de tramitação;
• Atualização de metadados e indexações.

Workflows Públicos – Fluxos digitais inteligentes e auditáveis

Os fluxos organizam processos típicos da administração pública:

• Abertura e tramitação de processos;
• Coleta de assinaturas digitais;
• Aprovação por áreas e comissões;
• Respostas a ofícios, demandas e auditorias;
• Controle de prazos administrativos;
• Trilhas de auditoria completas.

Integração com sistemas governamentais

Integração com:

• SEI – Sistema Eletrônico de Informações
• SIGAD – Sistemas Arquivísticos
• Plataformas de protocolo
• Portais de transparência
• Sistemas de RH, contratos, compras, saúde, educação etc.

ECM e GED institucional

GED e ECM com foco 100% arquivístico. Essas tecnologias garantem:

• Organização por fundos, séries e dossiês;
• Metadados arquivísticos padronizados;
• Segurança e acesso controlado;
• Trilhas de auditoria;
• Armazenamento seguro;
• Preservação digital;
• Suporte a arquivo permanente.

Classificação, Temporalidade e Destinação Documental

O setor público deve obrigatoriamente seguir as normas arquivísticas brasileiras. Por isso, nossa solução aplica:

• Plano de Classificação de Documentos (PCD)

Organiza documentos segundo funções e atividades do órgão.

Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)

Define prazos de guarda corrente, intermediária e permanente.

• Destinação Documental;
• Recolhimento ao arquivo permanente;
• Eliminação segura com termo de descarte;
• Guarda temporária ou intermediária.

Arquivo Permanente

Preservação de documentos de valor histórico, jurídico ou administrativo definitivo.

Descarte de Documentos

Somente após deliberação da Comissão de Avaliação de Documentos.

Digitalização com validade legal

Conforme a legislação brasileira:

• Lei Federal 12.682/2012;
• Decreto Federal 10.278/2020;
• Requisitos técnicos, metadados, assinatura digital, padrões de resolução.

Documentos atendidos no setor público

Gerenciamos qualquer tipo de documento público:

• Processos administrativos;
• Documentos de RH;
• Prontuários;
• Processos de compras, contratos e licitações;
• Relatórios e laudos técnicos;
• Documentos finalísticos de áreas fim;
• Documentos de órgãos de controle;
• Documentos fiscais e contábeis;
• Portarias, decretos e atos oficiais;
• Documentos das áreas de saúde, educação, fazenda, segurança etc.

Benefícios diretos para órgãos públicos

• Conformidade com legislação arquivística;
• Organização completa de acervos;
• Digitalização com validade legal;
• Maior transparência e rastreabilidade;
• Redução de custos com guarda física;
• Automação de processos e tramitações;
• Segurança e preservação documental;
• Suporte a auditorias internas e externas;
• Eliminação de documentos dentro das normas;
• Agilidade no atendimento ao cidadão (LAI, Ouvidoria, Ministério Púbico, Tribunais de Contas, etc.).

Por que escolher a CENTRALINF

• Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
• Tecnologia própria com IA, RPA, Workflows, GED e ECM;
• Especialistas arquivistas atuando em todas as etapas;
• Atendimento a normas do CONARQ e e-ARQ Brasil;
• Conformidade com Decreto 10.278/2020;
• Integração com SEI, SIGAD e sistemas públicos;
• Operação segura, auditável e escalável;
• Suporte contínuo e consultoria arquivística.