Gestão de Documentos Físicos

Administração completa do ciclo de vida dos documentos físicos

A CENTRALINF atua em todas as etapas do ciclo de vida dos documentos em papel, desde sua produção ou recebimento até sua guarda, preservação ou destinação final.

O serviço contempla:

• Diagnóstico do acervo físico;
• Organização arquivística e padronização;
• Classificação por tipo documental, área e processo;
• Aplicação de planos de classificação;
• Definição e aplicação de tabelas de temporalidade;
• Gestão de arquivos corrente, intermediário e permanente;
• Controle de movimentação e empréstimos;
• Guarda segura e preservação física;
• Destinação documental conforme prazos legais.

Cada documento passa a ter um ciclo definido, rastreável e seguro.

Organização técnica e preservação do acervo físico

A CENTRALINF estrutura o acervo físico com critérios arquivísticos reconhecidos, garantindo integridade, autenticidade e preservação ao longo do tempo. Trabalhamos com:

• Documentos administrativos e operacionais;
• Contratos e documentos jurídicos;
• Documentos fiscais, contábeis e financeiros;
• Documentos de Recursos Humanos;
• Prontuários médicos e documentos de saúde;
• Documentos técnicos e regulatórios;
• Acervos permanentes e históricos.

Aplicamos técnicas de acondicionamento, higienização e organização adequadas para evitar deterioração, perdas e riscos ao acervo.

Controle, rastreabilidade e acesso aos documentos

A gestão eficiente de documentos físicos exige controle rigoroso de acesso e movimentação. A CENTRALINF implementa processos que garantem rastreabilidade completa do acervo. Inclui:

• Controle de empréstimos e devoluções;
• Registro de localização física;
• Identificação e rotulagem padronizada;
• Inventário e atualização contínua do acervo;
• Definição de perfis de acesso;
• Trilhas de auditoria e registros de uso.

Esses controles reduzem extravios e garantem acesso rápido e seguro às informações.

Integração com processos de digitalização

A Gestão de Documentos Físicos da CENTRALINF pode ser integrada a projetos de digitalização, permitindo a migração gradual para o meio digital.

A integração possibilita:

• Digitalização com validade jurídica conforme Decreto 10.278/2020;
• Criação de dossiês digitais;
• Redução progressiva do acervo físico;
• Eliminação segura de documentos quando autorizada;
• Preservação de documentos de guarda permanente.

Essa abordagem híbrida garante continuidade operacional e modernização controlada.

Conformidade legal e arquivística

A CENTRALINF garante que a gestão de documentos físicos esteja alinhada às legislações e normas aplicáveis, incluindo:

• Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos);
• Normas e resoluções do CONARQ;
• Legislações setoriais específicas;
• Exigências de auditorias internas e externas;
• Requisitos de fiscalização e órgãos de controle.

A aplicação correta de planos de classificação e tabelas de temporalidade assegura segurança jurídica e administrativa.

Quem pode contratar a Gestão de Documentos Físicos

Os serviços da CENTRALINF atendem empresas e instituições públicas que mantêm acervos físicos relevantes, incluindo:

• Empresas privadas de todos os segmentos;
• Indústrias e varejo;
• Hospitais, clínicas e operadoras de saúde;
• Escritórios jurídicos e contábeis;
• Bancos e instituições financeiras;
• Órgãos públicos e entidades governamentais;
• Instituições com acervos históricos e permanentes.

Cada projeto é adaptado às necessidades e à realidade do cliente.

Benefícios da Gestão de Documentos Físicos CENTRALINF

• Organização completa do acervo físico;
• Preservação adequada dos documentos;
• Acesso rápido e seguro à informação;
• Redução de extravios e perdas;
• Conformidade legal e arquivística;
• Maior eficiência operacional;
• Redução de custos com espaço físico;
• Apoio a auditorias e fiscalizações;
• Integração com processos de digitalização;
• Preservação da memória institucional.

A gestão documental física passa a ser um processo controlado e seguro.

Por que escolher a CENTRALINF

A CENTRALINF possui ampla experiência em gestão de acervos físicos, aliando conhecimento técnico, metodologia e tecnologia. Nossos diferenciais:

• Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
• Equipe especializada, incluindo arquivistas;
• Aplicação rigorosa de normas arquivísticas;
• Projetos personalizados;
• Operação segura e auditável;
• Integração com soluções digitais;
• Atendimento a empresas privadas e órgãos públicos.

Somos parceiros estratégicos na organização e preservação da informação física.