Gestão de Documentos para RH

Administração completa do ciclo de vida dos documentos de RH

A CENTRALINF atua em todas as etapas do ciclo documental de Recursos Humanos, desde a admissão até o desligamento e a guarda legal dos documentos. O serviço contempla:

• Diagnóstico do acervo físico e digital de RH;
• Organização arquivística e padronização;
• Classificação por tipo documental e etapa do vínculo;
• Aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade;
• Digitalização com validade jurídica conforme Decreto 10.278/2020;
• Indexação e enriquecimento com metadados;
• Criação de dossiês digitais de colaboradores;
• Automação de fluxos documentais;
• Guarda segura e controle de acesso;
• Destinação documental conforme prazos legais.

Cada documento passa a ter um ciclo claro, rastreável e juridicamente seguro.

Organização dos documentos trabalhistas e funcionais

A CENTRALINF estrutura a documentação de RH considerando as necessidades operacionais, legais e estratégicas da empresa. Trabalhamos com:

• Documentos admissionais;
• Contratos de trabalho e aditivos;
• Fichas de registro de empregados;
• Documentos de jornada, férias e afastamentos;
• Documentos de benefícios;
• Registros de treinamentos e capacitações;
• Documentos de desligamento;
• Comunicações internas e políticas corporativas;
• Acervos históricos de colaboradores.

A organização adequada permite acesso rápido à informação e reduz significativamente riscos trabalhistas.

Digitalização com validade jurídica aplicada ao RH

A CENTRALINF realiza digitalização profissional conforme a Lei 12.682/2012 e o Decreto 10.278/2020, assegurando autenticidade, integridade e valor jurídico aos documentos digitalizados. A digitalização possibilita:

• Redução do acervo físico;
• Acesso rápido e remoto a dossiês de colaboradores;
• Maior segurança e controle de acesso;
• Agilidade no atendimento a auditorias e fiscalizações;
• Preservação adequada da documentação trabalhista.

Quando permitido, documentos físicos podem ser eliminados de forma segura e autorizada.

Tecnologia aplicada à gestão de documentos de RH

A CENTRALINF utiliza tecnologia própria e soluções avançadas para tornar a gestão documental de RH mais eficiente e confiável.

GED, ECM e SIGAD

• Ambientes digitais para armazenamento, versionamento, controle de acesso e rastreabilidade dos documentos de RH.

Inteligência Artificial

• Classificação automática de documentos;
• Extração de dados;
• Organização inteligente de dossiês funcionais;
• Busca avançada por conteúdo.

Automação Robótica (RPA)

• Captura automática de documentos;
• Integração com sistemas de folha de pagamento e RH;
• Conferência e validação de informações;
• Atualização automática de bases internas.

Workflows Documentais

• Aprovação e validação de documentos;
• Controle de prazos e obrigações;
• Tramitação eletrônica entre áreas;
• Trilhas completas de auditoria.

A tecnologia reduz retrabalho e aumenta a confiabilidade das informações.

Conformidade legal e segurança da informação

A Gestão de Documentos para RH da CENTRALINF é estruturada para atender rigorosamente às exigências legais e regulatórias. Atendemos, entre outros requisitos:

• Legislação trabalhista e previdenciária;
• LGPD – proteção de dados pessoais sensíveis;
• Normas arquivísticas aplicáveis;
• Exigências de auditorias internas e externas;
• Fiscalizações do Ministério do Trabalho e órgãos de controle.

São aplicados controles de acesso, segregação de perfis e trilhas de auditoria completas, protegendo informações sensíveis dos colaboradores.

Benefícios da Gestão de Documentos para RH CENTRALINF

• Organização completa da documentação de RH;
• Acesso rápido e seguro aos dossiês de colaboradores;
• Redução de riscos trabalhistas;
• Conformidade com legislação e LGPD;
• Maior eficiência das equipes de RH;
• Automação de processos documentais;
• Agilidade em auditorias e fiscalizações;
• Redução de custos com armazenagem;
• Preservação da memória funcional da empresa.

A gestão documental passa a apoiar diretamente a estratégia de pessoas.

Por que escolher a CENTRALINF

A CENTRALINF possui ampla experiência em gestão documental para áreas corporativas, incluindo Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Nossos diferenciais:

• Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
• Equipe especializada e multidisciplinar;
• Tecnologia própria com IA, RPA, GED, ECM e workflows;
• Digitalização com valor jurídico;
• Conformidade legal e arquivística;
• Projetos personalizados;
• Operação segura, auditável e escalável.

Somos parceiros estratégicos na organização da informação de RH.