Documentação empresarial digitalizada: conheça cada característica do serviço

Documentação empresarial digitalizada melhora processos, reduz custos e garante conformidade legal. Conheça os benefícios e soluções da CENTRALINF.

A documentação empresarial digitalizada é um elemento estratégico para organizações que buscam maior eficiência operacional, segurança da informação aprimorada e conformidade com a legislação.

Em um cenário corporativo cada vez mais orientado por dados, a gestão de documentos em formato físico passa a representar riscos, custos elevados e limitações importantes para a tomada de decisão. 

A digitalização documental surge, portanto, como um processo estruturado que organiza, preserva e torna acessíveis informações essenciais para o negócio.

Ao optar pela documentação empresarial digitalizada, a empresa reduz gargalos operacionais, melhora o controle sobre seus arquivos e proporciona mais agilidade aos fluxos internos.

Do ponto de vista do gestor, a documentação empresarial digitalizada oferece previsibilidade, redução de erros manuais e ganhos significativos de produtividade. 

Para o colaborador, proporciona acesso rápido e intuitivo às informações necessárias para o desempenho de suas atividades. Assim, a digitalização documental deixa de ser apenas uma iniciativa tecnológica e passa a representar um investimento em governança, organização e crescimento sustentável.

Como funciona a documentação empresarial digitalizada?

A documentação empresarial digitalizada funciona a partir da conversão de documentos físicos em arquivos digitais, utilizando equipamentos e softwares específicos.

Esse processo envolve a captura das informações, o tratamento das imagens, a indexação dos dados e o armazenamento em um sistema de gestão documental, também conhecido como ECM (Enterprise Content Management).

Após a digitalização, os documentos passam a ser organizados de acordo com critérios definidos pela empresa, como tipo de arquivo, área responsável, data ou número de protocolo. 

Essa estrutura facilita buscas rápidas, compartilhamento seguro e controle de versões. A documentação empresarial digitalizada também permite a integração com fluxos de trabalho automatizados, garantindo mais fluidez nos processos internos e maior controle sobre acessos e permissões.

Quais são os principais benefícios da documentação empresarial digitalizada

A adoção da documentação empresarial digitalizada gera impactos positivos em diferentes níveis da organização. 

Entre os principais benefícios, destacam-se:

  • Redução de custos operacionais: com eliminação de gastos com papel, impressão, transporte e armazenamento físico
  • Agilidade no acesso à informação: com buscas rápidas e centralizadas
  • Segurança da informação: com controle de acessos, backups e rastreabilidade
  • Melhoria na tomada de decisão: a partir de dados organizados e disponíveis
  • Sustentabilidade: com diminuição do consumo de recursos naturais

Entenda como funciona a otimização de processos

Entre os principais ganhos relacionados à otimização, é possível destacar:

  • Automação de workflows: reduzindo retrabalho e falhas humanas
  • Padronização de procedimentos: garantindo consistência nas rotinas
  • Integração entre setores: promovendo colaboração e transparência
  • Redução do tempo de resposta: especialmente em processos críticos

Etapas de Digitalização de Documentos

A digitalização documental segue etapas bem definidas para garantir qualidade, segurança e confiabilidade das informações.

De forma geral, o processo inclui:

  1. Preparação dos documentos: os documentos são higienizados, desmetalizados, restaurados e acondicionados em ambiente de temperatura controlada para eliminação da umidade do papel.
  2. Digitalização propriamente dita: os documentos físicos são digitalizados com segurança, qualidade e conformidade legal. Em seguida, organizamos os arquivos digitais com critérios padronizados e indexação inteligente, facilitando o acesso rápido e seguro à informação.
  3. Indexação e classificação: são gerados índices, metadados e taxonomia, manuais e automáticos, para facilitar a localização e recuperação dos documentos. É possível, também, realizar OCR Full-Text de todo o conteúdo do documento para aumentar as possibilidades de pesquisa, localização e recuperação.
  4. Controle de qualidade: cada um dos documentos passa pelo controle de qualidade visual, para verificação da qualidade das imagens e dos índices gerados, antes de serem disponibilizados ao cliente.

A digitalização documental segue a conformidade com normas legais?

Sim. Os documentos digitalizados pela CENTRALINF seguem rigorosamente as normas legais vigentes no Brasil, uma vez que a empresa faz parte do grupo de fornecedores especializados e com tecnologia adequada.

A Lei 12.682/2012 e o Decreto Federal 10.278/2020 permitem o uso de documentos digitalizados, desde que sejam garantidas a integridade, autenticidade e disponibilidade das informações.

Soluções modernas de gestão documental oferecem recursos como controle de versões, trilhas de auditoria e armazenamento seguro, fatores essenciais para atender exigências fiscais, contábeis e jurídicas. 

Leia mais:

CENTRALINF: tecnologia e eficiência em gestão documental

A CENTRALINF atua com soluções completas em digitalização e gestão documental, desenvolvidas a partir de tecnologia própria. 

Nossos sistemas desenvolvidos internamente, em português, contam com layout amigável e o foco na usabilidade do usuário, garantindo maior facilidade no acesso às informações e rápida adaptação das equipes.

Se a sua empresa busca eficiência, segurança e conformidade por meio da documentação empresarial digitalizada, a CENTRALINF apresenta soluções confiáveis e orientadas à conversão de valor.

Entre em contato e conheça como a digitalização documental pode transformar a gestão de informações do seu negócio.

O que é um documento digitalizado? Entenda sua função

Entenda o que é um documento digitalizado, sua validade jurídica e diferenças para o digital nativo. Veja como a CENTRALINF moderniza processos.

Com o avanço da transformação digital, organizações públicas e privadas passaram a rever a forma como produzem, armazenam e acessam informações. Nesse contexto, compreender o que é um documento digitalizado tornou-se essencial para quem busca eficiência operacional, segurança jurídica e redução de custos. 

A digitalização de documentos deixou de ser apenas uma tendência tecnológica e passou a representar um pilar estratégico da gestão da informação.

Pilhas de papel, arquivos físicos de difícil acesso e processos lentos já não atendem às exigências atuais de produtividade, transparência e conformidade legal. 

A adoção de documentos digitalizados permite maior controle, rastreabilidade e agilidade, além de contribuir para a preservação do acervo documental. Trata-se de uma mudança que impacta diretamente a tomada de decisão, a experiência dos usuários internos e o relacionamento com cidadãos, clientes e parceiros.

Este conteúdo apresenta, de forma clara e objetiva, o que é um documento digitalizado, como ele se diferencia de um documento digital nativo, quais são os requisitos para validade jurídica segundo a legislação brasileira e de que maneira a Inteligência Artificial acelera e qualifica esse processo.

O que é um documento digitalizado?

Um documento digitalizado é aquele que originalmente existia em formato físico  e que passa por um processo de conversão para o meio digital. 

Essa conversão ocorre por meio de equipamentos específicos, como scanners profissionais, que transformam o conteúdo em arquivos eletrônicos, geralmente nos formatos PDF ou TIFF.

O principal objetivo da digitalização de documentos envolve a preservação completa da informação, a otimização do acesso e a modernização dos fluxos de trabalho.

Ao digitalizar documentos, as organizações passam a contar com arquivos centralizados, facilmente localizáveis e protegidos contra perdas, extravios ou deterioração física. 

Além disso, a digitalização permite integração com sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED ou ECM), ampliando o controle sobre versões, acessos e prazos.

Qual a diferença de um documento digitalizado para uma versão digital nativa?

Embora frequentemente sejam confundidos, um documento digitalizado e uma versão digital nativa contam com naturezas distintas.

Entender essa diferença é fundamental para definir processos e garantir conformidade legal.

  • Origem do documento: o documento digitalizado nasce no papel e depois é convertido para o meio digital. Já o documento digital nativo é criado diretamente em ambiente eletrônico, como um arquivo de texto, planilha ou sistema.
  • Processo de criação: a digitalização depende de captura por imagem, enquanto o documento digital nativo já é estruturado digitalmente desde sua origem.
  • Tratamento da informação: documentos digitalizados podem exigir tecnologias adicionais, como OCR, para permitir busca e indexação de conteúdo. Documentos digitais nativos já possuem dados estruturados.
  • Validade jurídica: ambos podem ter validade legal, desde que atendam aos requisitos previstos na legislação brasileira e adotem mecanismos de autenticidade, integridade e autoria.

Conformidade com a legislação brasileira

A validade jurídica de um documento digitalizado no Brasil está diretamente relacionada ao cumprimento de normas e boas práticas de gestão documental, como a Lei 12.682/2012 e o Decreto Federal 10.278/2020 para a validação de documentos digitalizados. 

Entre os principais aspectos, destacam-se:

  • Integridade: o documento deve representar fielmente o original, sem alterações no conteúdo.
  • Autenticidade: é necessário garantir a identificação da origem e do responsável pelo documento.
  • Rastreabilidade: o processo de digitalização precisa ser auditável, permitindo comprovação das etapas realizadas.
  • Armazenamento seguro: os arquivos devem ser mantidos em ambientes protegidos contra perda, acesso indevido ou corrupção de dados.
  • Atendimento a normas específicas: em especial no setor público, é fundamental seguir regulamentações próprias, além de exigências relacionadas a processos licitatórios e controle administrativo.

Como a IA acelera o processo de digitalização?

O uso da inteligência artificial integrado no processo de digitalização garante um avanço muito significativo na gestão de documentos. 

Entre os principais benefícios, destacam-se:

  • Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) avançado.
  • Classificação automática.
  • Indexação inteligente.
  • Redução de erros operacionais.
  • Aumento da produtividade.

Digitalização de documentos: diminua as pilhas de papel, facilite processos

Após compreender o que é um documento digitalizado, é possível entender como esse procedimento impacta diretamente na organização interna de uma empresa e na eficiência dos processos.

A eliminação de arquivos físicos reduz custos com armazenamento, libera espaços e melhora o acesso à informação. Processos antes manuais passam a ser executados de forma digital, com maior agilidade, controle e transparência.

Além disso, uma boa gestão de documentos facilita em auditorias internas e externas, atendimento de demandas legais e no compartilhamento de informações de maneira segura.

No setor público, a digitalização contribui para a modernização administrativa, respeitando regulamentações e promovendo maior eficiência na prestação de serviços à sociedade.

Leia mais:

CENTRALINF: tecnologia própria para uma gestão documental eficiente

A CENTRALINF atua de forma estratégica na digitalização e gestão documental, oferecendo soluções baseadas em tecnologia própria. Seus sistemas e plataformas são desenvolvidos internamente, o que garante autonomia, melhoria contínua e total aderência às necessidades de cada cliente. 

A usabilidade é um diferencial relevante, com layout amigável, idioma em português e workflows intuitivos, além da ausência de cobrança de licenças de uso.

Para quem busca reduzir custos, modernizar processos e implantar uma gestão documental confiável, a CENTRALINF disponibiliza expertise, tecnologia própria e suporte especializado.

Entre em contato, conheça os diferenciais da plataforma e descubra como transformar a gestão da informação em um ativo estratégico para sua organização.

Terceirização de Sistema Antifraude para Bancos e Instituições de Crédito

O mercado financeiro sofreu muitas mudanças nos últimos anos devido ao crescimento de bancos digitais e de novas tecnologias de pagamentos online. A democratização das soluções financeiras trouxe muitos desafios para este mercado. Entre elas, o aumento da ocorrência de fraudes bancárias.

Assim como os avanços tecnológicos, as fraudes também estão em constante evolução, trazendo prejuízos e abalando a relação de confiança dos clientes com a empresa. Desse modo, os bancos e as instituições de crédito precisam se adaptar para se proteger dessa ameaça. Uma das estratégias fundamentais para combater a fraude bancária é por meio de um sistema antifraude.

O sistema antifraude para bancos é um dos serviços de BPO Financeiro para bancos da Central Inf correspondente à validação de dados bancários. Este sistema antifraude garante a autenticidade dos documentos necessários para abrir uma conta corrente em um banco, por exemplo.

Neste artigo, vamos mostrar quais são os principais tipos de fraudes de cartão de crédito e a importância da terceirização do sistema antifraude bancário. Boa leitura!

Quais são os principais tipos de fraudes de cartão de crédito?

O número de tentativas de fraudes de cartão de crédito cresceu nos últimos anos, em especial, pela facilidade na emissão de novos cartões através de bancos digitais e fintechs e das compras pela internet. Esse método de pagamento é um dos mais utilizados pelos consumidores brasileiros, atraindo quadrilhas de fraudadores. 

A fraude no cartão de crédito consiste no uso indevido de dados financeiros do titular para obter vantagem por ações de má fé. Nesse caso, os criminosos furtam ou utilizam ferramentas digitais para roubar e utilizar os dados bancários das vítimas para a compra de produtos e serviços. 

A melhor estratégia para minimizar esse problema é com o uso de tecnologias apropriadas, como o sistema antifraude e segurança digital nos pagamentos online. Mas antes, precisamos entender quais são os tipos de fraudes de cartão de crédito mais utilizadas por criminosos. Confira abaixo:

Clonagem de cartão de crédito

A clonagem de cartão de crédito é a fraude bancária mais comum associada a esse método de pagamento. Ela é mais frequente em compras online, mas também pode ocorrer com o cartão físico. Os criminosos utilizam diferentes tecnologias para roubar os dados do titular do cartão.

Em muitos casos, os bancos conseguem identificar a atividade suspeita e bloqueiam a compra. Com um sistema antifraude é possível analisar o histórico do cliente e determinar se aquela transação é legítima ou não.

Gerador de números de cartão de crédito falsos

O gerador de números de cartão de crédito é uma ferramenta capaz de criar milhões de combinações numéricas diferentes. Algumas correspondem, de fato, com números válidos de cartões de crédito que são utilizados para fraudes bancárias. 

Um sistema antifraude com validação de identidade é fundamental para impedir essas ocorrências. Pois, sem os dados pessoais do titular, o golpista não vai conseguir aplicar o golpe.

Chargeback

O chargeback consiste na solicitação de estorno de uma compra realizada no cartão de crédito que não é reconhecida pelo titular. Ele não é uma fraude bancária por si só, porém, pode ser considerado uma quando é usada de má-fé. 

Nesse tipo de golpe, os criminosos fazem uma contestação de pagamento diretamente na administradora do cartão para que o dinheiro seja devolvido, agindo de forma oportunista.   

Ligações e mensagens falsas para o roubo de dados

O roubo de dados por meio de ligações e mensagens falsas é um tipo de fraude conhecida como “phishing”. Os golpistas entram em contato com clientes por e-mail, telefone ou mensagens de texto fingindo que são da central de atendimento de uma empresa de cartão de crédito. 

Durante o contato, eles solicitam informações sensíveis como a senha e o número do cartão e dados pessoais da vítima, que serão utilizados em compras indevidas. 

Fraude bancária por meio do PIX

Apesar de ser um tipo de transação bancária recente no Brasil, o PIX já é alvo de uma série de fraudes bancárias. Com o PIX é possível transferir dinheiro em qualquer horário com crédito imediato. 

Os criminosos se aproveitam dessas vantagens para aplicar golpes. Entre eles estão a solicitação de dados pessoais por meio de uma central de atendimento falsa, clonagem do Whatsapp e o envio de e-mails com vírus que realizam a captura de credenciais de acesso da conta bancária do titular. 

Como prevenir fraudes bancárias?

Os criminosos acompanham de perto os avanços tecnológicos para criarem novas maneiras de burlar os sistemas de segurança. Por isso, a empresa precisa utilizar tecnologias atualizadas e contar com profissionais qualificados na sua equipe para prevenir fraudes.

Um sistema antifraude e segurança digital nos pagamentos online é fundamental para prevenir a ocorrência de fraudes de cartão de crédito. A transformação digital trouxe novos desafios para o setor, como o aumento no roubo de dados e a necessidade da criação de sistemas seguros e automatizados para o processamento de pagamentos em tempo real. 

O investimento em um processo de validação de identidade na abertura de contas é um exemplo disso. Ele é utilizado para cadastrar os clientes e conhecer o seu histórico financeiro e hábitos de compras. Assim, bancos podem ser mais assertivos no bloqueio de compras indevidas no cartão de crédito por conta de um golpe.

Para oferecer o melhor serviço para os seus clientes, muitos bancos e instituições de crédito optam pela terceirização do sistema antifraude. 

Como o sistema antifraude da Central Inf ajuda a prevenir fraudes bancárias?

A terceirização é utilizada por muitas empresas de forma estratégica para que algumas atividades sejam executadas por terceiros. Ao escolher a Central Inf como o seu parceiro antifraude, os bancos e instituições de crédito contam com tecnologia de ponta e profissionais capacitados com as últimas tendências do mercado para desempenharem as suas funções. 

O investimento é inferior aos custos em manter uma equipe interna atualizada e capacitada, além de contar com a expertise e a reputação de mais de 30 anos de mercado da Central Inf. A experiência na área também faz toda a diferença, pois as nossas equipes entendem o contexto de cada caso, definindo estratégias direcionadas para a realidade de cada cliente. 

Com as tecnologias da Central Inf, conseguimos automatizar o processo de onboarding dos clientes, realizar dezenas de validações automáticas e cruzamento de dados e informações e, de acordo com cada negócio, podemos alocar uma equipe de analistas treinados para realizar verificações e análises visuais na documentação de identificação dos clientes pessoa física e jurídica, a fim de mitigar os riscos de segurança do processo.

 

 

Os bancos e instituições de crédito são alvos de fraudadores há muito tempo. Com os avanços da tecnologia e dos meios de pagamento, os riscos de ataques também cresceram. Nesse cenário, a terceirização do sistema antifraude bancário é a melhor alternativa para minimizar os riscos e contar com a expertise de uma empresa líder no segmento, como a Central Inf.

Para conhecer as soluções de BPO Financeiro para bancos e instituições de crédito da Central Inf, entre em contato com o nosso time de especialistas.

Gestão de Documentos para Área Pública

A gestão de documentos na administração pública é um desafio por conta do grande volume de arquivos que estão sob o seu controle. Com a aprovação da lei de acesso à informação no Brasil (lei nº 12.527/2011), que regulamenta o direito de acesso dos cidadãos às informações públicas, os órgãos responsáveis precisaram se adequar a essa nova realidade. 

Para isso, a implantação de soluções tecnológicas é importante para tornar a gestão de documentos públicos mais eficiente. A digitalização, a microfilmagem eletrônica e o uso de softwares para o gerenciamento eletrônico de documentos são algumas ferramentas que ajudam neste processo.

Neste artigo, vamos mostrar quais são os procedimentos da gestão de documentos na administração pública e os principais benefícios de converter os arquivos para o formato digital.

Boa leitura! 

Quais são os procedimentos e etapas da gestão de documentos?

A gestão de documentos é caracterizada por um conjunto de técnicas e procedimentos que visa organizar os arquivos acumulados. Com visão a longo prazo, ela também define novas práticas para a gestão documental, desde a produção até o armazenamento dos originais e cópias e, se necessário, o descarte de documentos.

A seguir, vamos mostrar as etapas da gestão de documentos públicos. Confira!

Produção

A elaboração do documento marca o início do processo. O propósito desta etapa deve ser garantir que as boas práticas para a classificação e a armazenagem dos documentos sejam aplicadas desde a sua criação. 

Manutenção

A manutenção do documento envolve as atividades de protocolo, que iremos conferir ao longo do artigo. Nesta fase, o documento é consultado com frequência, sendo o seu fluxo chamado de trâmite. 

A presença de uma gestão de documentos feita com qualidade qualidade evita diversas complicações na rotina de uma administração pública, como a perda de documentos entre os setores. 

Indexação

A etapa de indexação é uma das mais importantes para a organização e a gestão de documentos públicos. Ela consiste em organizar os documentos por meio de um sistema de busca, como a criação de índices numéricos e alfanuméricos, por exemplo. 

Os documentos são analisados e agrupados de acordo com algum padrão, que pode ser o seu autor, tipo, data, número, origem, departamento ou qualquer outro dado. Assim, a indexação organiza os documentos por índices, tornando a busca mais ágil. 

Destinação

A destinação de documentos públicos pode ser a sua eliminação ou preservação permanente. Essa etapa é uma das mais importantes para a gestão pública documental, pois define os prazos de guarda de cada documento. O resultado desta fase é baseado na aplicação efetiva da tabela de temporalidade, ferramenta que define o ciclo de vida documental.

Arquivamento

Os documentos passam por três fases de arquivamento, definidas de acordo com o seu ciclo de vida. São elas: fase corrente, intermediária e permanente. A sua classificação varia de acordo com a frequência de consulta, sendo definida pela teoria das três idades.

Digitalização

A digitalização de documentos faz uma cópia do conteúdo da versão física para um arquivo digital. Assim, o compartilhamento e o acesso às informações se torna muito mais fácil. 

A Central Inf realiza a digitalização de documentos com validade jurídica para as instituições públicas facilitando o acesso aos arquivos por meio de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Guarda do documento físico

A guarda do documento físico pode ser feita pela administração pública ou por uma empresa de guarda de documentos. A Central Inf oferece duas soluções para a gestão documental em arquivos públicos e privados: a guarda simples e a guarda gerenciada de documentos.

Preservação a longo prazo

A microfilmagem consiste em transformar arquivos físicos de papel em filme. O processo possibilita o armazenamento seguro dos documentos e, assim como a digitalização citada anteriormente, também possui validade jurídica.

A empresa de microfilmagem eletrônica realiza a organização, a classificação e a digitalização dos documentos antes de convertê-los em microfilmes.

O armazenamento através de microfilmes é uma ferramenta muito relevante para a conservação e preservação de longo prazo dos documentos públicos.

Como é realizada a gestão de documentos dentro da administração pública?

A gestão de documentos na administração pública é regida pela lei nº 8.159/1991, que se refere à Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. Desse modo, cabe à administração pública a gestão da documentação governamental.

A gestão documental é a solução para o problema de acúmulo de documentos sem a classificação e armazenagem adequada. O seu objetivo é melhorar o uso da informação, reduzir ao essencial a massa de documentos no arquivo e preservar de forma correta os arquivos históricos. 

Ela possibilita que, mesmo com uma grande quantidade de documentos no acervo, seja possível localizar as informações facilmente. Para isso, são utilizadas ferramentas para a gestão de documentos na administração pública. O plano de classificação e a tabela de temporalidade são as principais. 

Quais são os benefícios da gestão documental na administração pública?

A gestão documental é um problema recorrente no serviço público. A enorme quantidade de arquivos acumulados — em alguns casos, ao longo de décadas — pode causar problemas de organização, perda de dados, difícil acesso às informações e necessidade de mais espaço físico. 

Nesse cenário, saber como fazer a gestão eficiente de documentos na gestão pública é fundamental para o aumento da eficiência, da transparência e da preservação de documentos históricos.

Abaixo, vamos mostrar 4 benefícios da gestão documental na administração pública. 

  • Redução de custos

A redução de custos operacionais é um dos principais benefícios gerados pela gestão eletrônica de documentos na administração pública. A digitalização classifica os documentos a partir de diversos critérios, facilitando a sua localização. Assim, os servidores podem encontrar todas as informações que precisam rapidamente, aumentando a sua produtividade.

A administração pública também economiza com o aluguel de galpões para o armazenamento de documentos e insumos. Outro impacto positivo é na redução do uso de papel, pois um número menor de impressões de documentos precisam ser feitas. Além do impacto positivo para o meio ambiente, a diminuição do uso de papel elimina a necessidade de um espaço físico para armazená-lo.

  • Recuperação do espaço físico

A gestão eletrônica de documentos na administração pública reduz o acúmulo de arquivos, proporcionando o tratamento e o destino adequado para cada um deles. Com isso, podemos aproveitar o espaço físico (e o mobiliário), que antes era dedicado ao armazenamento de documentos, agora pode ser utilizado para outras finalidades. 

  • Segurança dos documentos públicos

A importância da gestão documental para a administração pública vai muito além de uma questão de organização. A segurança das informações e a redução dos riscos de perda e fraude também são importantes. 

A gestão de documentos eletrônicos na administração pública e legislativa é uma solução para evitar tentativas de invasão ao sistema e evita a perda de arquivos em casos de incêndios e enchentes. 

  • Maior mobilidade para acessar os documentos digitalizados

Com a digitalização dos documentos, os servidores podem acessá-los com maior facilidade em qualquer lugar sem a necessidade de se deslocar até o local onde está o arquivo. Na gestão eletrônica de documentos do setor público, eles são classificados por diversos indexadores, agilizando a rotina dos profissionais da área. 

Lei de descarte de documentos públicos: Quanto tempo deve-se guardar documentos públicos?

Todos os documentos públicos possuem um ciclo de vida, que tem início na sua criação até o seu arquivamento definitivo ou descarte. A tabela de temporalidade documental é uma das ferramentas utilizadas para a gestão documental na administração pública.

Ela define por quanto tempo cada documento irá existir e o seu destino após o término deste prazo. Desse modo, a administração pública consegue criar um fluxo mais equilibrado de entrada e saída de documentos, sempre seguindo a legislação vigente do local. 

Uma das informações contidas na tabela de temporalidade é a classificação dos documentos de acordo com a sua frequência de uso. Para isso, ela utiliza a teoria das três idades, como mostraremos a seguir. 

Gestão de documentos públicos e a teoria das três idades

Um dos conceitos mais utilizados pela gestão de documentos públicos é a teoria das três idades. Ela também é conhecida como gestão do ciclo de vida documental e se refere ao período de vida útil de um documento. Ou seja, desde a criação até o seu destino final, que pode ser a guarda ou descarte do mesmo. 

A implementação da teoria das três idades diminui o risco de erros, como a eliminação de um documento antes do prazo estipulado pela lei, por isso, deve ser colocada em prática com atenção. 

Na teoria das três idades os documentos são classificados em: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes. A divisão considera a frequência e o tipo de utilização de cada documento. Abaixo, vamos explicar o significado de cada fase. 

Arquivos correntes

Os arquivos correntes correspondem a primeira idade do documento. Eles se referem aos documentos em tramitação, sendo consultados e utilizados de forma constante. Dessa forma, eles fazem parte da rotina diária do escritório, pois ainda estão no processo de serem resolvidos. 

De acordo acordo com a gestão de documentos no setor público, os arquivos correntes possuem valor primário e devem ser mantidos em locais de fácil acesso. 

Arquivos intermediários

Os arquivos intermediários, a segunda idade, são consultados apenas de forma ocasional. Eles são derivados dos arquivos intermediários, logo, já foram resolvidos e estão aguardando o prazo correto para serem eliminados ou arquivados permanentemente. 

Na gestão documental aplicada para arquivos públicos do Estado, eles possuem valor primário e devem ficar mais afastados do local de trabalho para não atrapalhar a organização. 

Arquivos permanentes

Os arquivos permanentes são a terceira idade do ciclo de vida da gestão de documentos públicos. Eles possuem valor secundário e devem receber tratamento especial para serem conservados de forma definitiva. 

Os documentos não possuem valor administrativo, mas têm valor histórico-cultural e precisam ser arquivados. Por outro lado, arquivos que não recebem essa classificação são eliminados quando cumprirem a sua função administrativa. 

O que é protocolo e workflow na gestão documental pública?

O protocolo marca o início da gestão de documentos na administração pública, sendo responsável por toda a organização e controle do fluxo documental. Ele é usado apenas naqueles que estão sendo resolvidos e estão em tramitação. Por isso, as atividades de protocolo se aplicam apenas em documentos correntes. 

Entre as etapas do protocolo estão: 

  • Recebimento;
  • Registro;
  • Autuação;
  • Classificação;
  • Distribuição;
  • Expedição;
  • Controle.

Graças à tecnologia, o controle dessas atividades pode ser realizada por uma gestão eletrônica de documentos na administração pública. Dessa maneira, a consulta e a comunicação entre os setores se torna mais ágil e com menos retrabalhos. 

O que diz a legislação para gestão de documentos públicos?

Existe uma série de critérios definidos por lei para realizar a gestão de documentos públicos, como prazos a cumprir e técnicas de organização. A Central Inf, organização com mais de 30 anos de experiência, se prontifica a atender todos os protocolos necessários para documentos produzidos por instituições públicas.

Além da lei nacional que citamos anteriormente (lei nº 8.159/1991), cada Estado possui a sua própria legislação. A lei nº 4.153/2008 define a gestão de documentos na administração pública de São Paulo, por exemplo. A Central Inf atende o Brasil inteiro com qualidade e atendendo as particularidades de cada cliente. 

A gestão de documentos na administração pública é de suma importância, afinal, o setor lida com uma grande quantidade de arquivos diariamente. Por conter informações sigilosas e de valor público e histórico, os documentos devem ser armazenados e organizados na versão física e digital. O investimento gera benefícios como redução de custos e maior segurança.

 

 

A Central Inf possui soluções especializadas para a gestão de documentos no setor público, desde a esfera municipal até a federal. Ao contratar uma empresa de gestão de documentos, a administração pública melhora os seus processos, gerando diversos benefícios para os seus cidadãos. 

Para mais informações sobre como a Central Inf pode fazer a gestão eficiente de documentos na gestão pública, entre em contato com os nossos especialistas!

Proteja a sua empresa: Conheça a Guarda Segura de Documentos

guarda de documentos

Entenda como funciona a Guarda Segura de Documentos e todos os benefícios essenciais para o seu negócio

A documentação de uma empresa possui papel fundamental em seus processos, afinal, é ali que encontramos todas as informações importantes sobre os clientes, funcionários, do setor financeiro e muitos outros dados essenciais para a rotina de um negócio.

Apesar disso, o acúmulo de arquivos físicos pode ser uma grande dor de cabeça para a empresa, seja pela quantidade de espaço necessário para armazenar essas informações, pela confusão que pode causar quando funcionários precisam procurar algum arquivo ou pelos diversos cuidados necessários com essas informações.

Por isso, aderir aos serviços de uma empresa capaz de realizar a guarda segura de documentos é essencial para os negócios. E a Central Inf, especialista no assunto, te mostra como essa solução pode ser simples e eficiente. Confira!

Como manter os documentos da empresa seguros?

Inúmeras empresas estão sujeitas a perda de centenas ou até milhares de arquivos importantes por não saberem como manter seus arquivos seguros. A comodidade em armazenar todos os arquivos no mesmo canto é uma armadilha, pois põe em risco que parte desses documentos simplesmente se percam em meio à bagunça, ficando expostos à umidade e mofo, correndo o risco de rasgarem e serem danificados, até mesmo por incêndios, inundações e vazamentos em telhados, por exemplo.

Para manter esses arquivos protegidos, sua empresa precisa mais do que apenas uma sala em que tudo seja armazenado. O ideal é contar com um sistema especializado para garantir a segurança e praticidade para seus documentos. Por isso, a melhor opção para realizar a guarda segura de documentos é terceirizar este serviço com os especialistas da Central Inf.

Benefícios de terceirizar a guarda de documentos

Contar com uma empresa especializada para garantir a guarda segura de todos os documentos da sua empresa pode te oferecer diversos benefícios, como:

Mais segurança: todos os documentos são monitorados 24 horas por dia e você garante o sigilo de todas as informações armazenadas;

Redução de custos: você consegue economizar espaço físico da empresa e elimina todo gasto extra para manter os arquivos em estoque, como com mão de obra, por exemplo;

Digitalização dos documentos com validade jurídica: os seus arquivos físicos são digitalizados com validade jurídica e podem ser armazenados na nuvem em nossa solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED/ECM) para acesso através da WEB. Enquanto isso, os arquivos físicos originais ficam bem protegidos em nossa guarda segura ou podem até mesmo serem expurgados devido a validade jurídica de nossa digitalização.

Organização: todos os arquivos são organizados e catalogados em sistema informatizado WEB para uma localização mais fácil e eficiente, facilitando a sua rotina;

Pesquisa ágil e eficiente: como todos os arquivos são organizados e catalogados e com a possibilidade de digitalização e armazenamento na nuvem, o acesso é facilitado pela web, de qualquer lugar do mundo, apenas para pessoas autorizadas e com o máximo de segurança.

Local apropriado para guardar os documentos: além de todos os sistemas de segurança e vigilância eletrônica e patrimonial, em regime de 24 horas por dia x 7 dias por semana, você também conta com um local apropriado para arquivar os documentos, sem riscos de umidade, mofo ou qualquer tipo de avaria nos arquivos, com sistema de combate a incêndio e AVCB do Corpo de Bombeiros.

Qual o prazo legal para guarda de documentos dentro das empresas?

Além de agilizar os processos e reduzir custos, a guarda de documentos também é importante para proteger a empresa de problemas fiscais e trabalhistas. Para a maioria deles, o seu tempo de guarda é definido pela lei vigente. O prazo varia de acordo com o tipo de documento ou a sua finalidade. 

Mesmo com os avanços tecnológicos e a possibilidade de digitalização, a guarda de documentos continua sendo relevante para as empresas. Afinal, é essencial que a organização esteja de acordo com o que está previsto em lei, sendo capaz de cumprir as suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias da melhor forma possível.

Os documentos relativos a tributos devem ser guardados por 5 anos. Entre eles, temos:

  • Imposto de Renda (IR);
  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
  • Simples Nacional;
  • Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
  • Livros fiscais e contábeis;
  • Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
  • Declarações como a DIPJ, DCTF e Dirfe;
  • Declaração de Ajuste Anual. 

O tempo de guarda de documentos referente ao regime trabalhista e previdenciário varia de acordo com o documento. Abaixo, vamos mostrar por quanto tempo a empresa deve guardar os principais documentos desse segmento.

Por 2 anos: 

  • Termo de rescisão do contrato de trabalho;
  • Pedido de demissão e;
  • Aviso-prévio.

Por 5 anos: 

  • Contribuição previdenciária (GPS);
  • Contribuição sindical (GRCSU);
  • Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
  • Relação Anual de Informações Sociais (Rais);
  • Atestados médicos e;
  • Comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD).

Por 10 anos:

  • Folha de pagamento;
  • Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários e;
  • PIS/Pasep.

Por 30 anos:

  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) e;
  • Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).

Por tempo indeterminado: 

  • Contrato de Trabalho e;
  • Livro ou ficha de registro de empregado.

Como vimos, alguns documentos podem ser descartados após alguns anos, outros após décadas e ainda existem arquivos que devem ser guardados para a vida inteira. As empresas precisam estar atentas a essas particularidades para evitar prejuízos. 

A perda ou a eliminação do documento antes do prazo determinado pode fazer com a empresa tenha que pagar novamente o tributo ou seja multada. A falta do documento também pode causar complicações em caso de fiscalização ou processos judiciais ou trabalhistas. 

Como contar com uma guarda segura de documentos?

Se você deseja manter os documentos da sua empresa em segurança e contar com os melhores benefícios do mercado para a proteção de documentos, escolha a Central INF, que desde 1989 atua no segmento de BPO (Business Process Outsourcing) disponibilizando soluções e processos com o mais alto padrão de qualidade e tecnologia, além de contar com uma equipe altamente treinada e especializada.

Aqui você conta com diferentes planos para a guarda de documentos, podendo escolher qual se encaixa melhor nas suas necessidades.

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