Gestão documental e BPO Documental
Solicite um orçamento

Categoria: Digitalização

Publicado em

Serviços de digitalização de documentos: quando vale a pena investir?

Saiba quando contratar serviços de digitalização de documentos, entenda os benefícios, a conformidade legal e como a CENTRALINF pode apoiar sua gestão documental.

A gestão documental representa um desafio constante para empresas e órgãos públicos que lidam com grandes volumes de informações.

O acúmulo de papéis, a dificuldade de acesso aos dados, os riscos de perda e a falta de conformidade legal impactam diretamente a eficiência operacional e a tomada de decisões.

Nesse contexto, os serviços de digitalização de documentos surgem como uma solução estratégica, capaz de organizar, proteger e tornar a informação acessível de forma segura e padronizada.

Mais do que converter documentos físicos em arquivos digitais, a digitalização profissional envolve critérios técnicos, legais e tecnológicos que garantem validade jurídica, integridade da informação e facilidade de gestão ao longo do tempo.

No entanto, nem sempre é claro identificar o momento certo para investir nesse tipo de serviço ou optar pela terceirização com um fornecedor especializado.

Este artigo apresentará as soluções ideais nos serviços de digitalização de documentos, bem como os principais benefícios em contar com o apoio da CENTRALINF, com foco em tecnologia própria, usabilidade e gestão documental eficiente.

Como definir quando você precisa dos serviços de digitalização de documentos?

A necessidade de serviços de digitalização de documentos costuma surgir quando o volume de informações físicas começa a comprometer a produtividade, a segurança ou a conformidade legal da organização.

Ambientes com arquivos extensos, processos manuais e dificuldade de localizar documentos tendem a apresentar atrasos operacionais e riscos desnecessários.

Outro indicativo relevante está relacionado à exigência de acesso rápido às informações, seja para auditorias, fiscalizações, processos internos ou atendimento ao cliente. 

Empresas em crescimento, instituições financeiras, escritórios jurídicos, hospitais e órgãos públicos frequentemente precisam garantir rastreabilidade, padronização e preservação documental.

A terceirização também se mostra vantajosa quando não há estrutura interna adequada, como equipamentos, sistemas, equipe treinada ou conhecimento técnico sobre normas legais.

Nesses casos, contar com um fornecedor especializado reduz custos operacionais, evita retrabalho e assegura que o processo seja conduzido de forma segura e eficiente.

Os benefícios da digitalização de documentos

A adoção de serviços de digitalização de documentos gera impactos positivos diretos na gestão da informação. Entre os principais benefícios, destacam-se:

  • Redução do espaço físico destinado a arquivos e almoxarifados.
  • Acesso rápido e simultâneo aos documentos digitais.
  • Maior segurança da informação, com controle de acesso e rastreabilidade.
  • Preservação de documentos históricos e sensíveis.
  • Padronização e organização dos arquivos.
  • Agilidade em auditorias, fiscalizações e processos internos.
  • Apoio à tomada de decisão com informações confiáveis.
  • Redução de custos com impressão, armazenamento e logística.
  • Integração com sistemas de gestão documental (ECM).
  • Continuidade operacional mesmo em situações de risco físico aos arquivos.

Esses benefícios reforçam a digitalização como um investimento estratégico, e não apenas uma medida operacional.

Conformidade com o Decreto Federal nº 10.278/2020

Um ponto essencial ao contratar a digitalização de documentos é a conformidade legal. O Decreto Federal nº 10.278/2020 regulamenta os requisitos técnicos para que documentos digitalizados tenham o mesmo valor jurídico dos documentos físicos, desde que cumpram critérios específicos de integridade, autenticidade, confidencialidade e rastreabilidade.

Isso significa que a digitalização precisa seguir padrões técnicos bem definidos, incluindo resolução adequada, metadados, controle de versões e procedimentos auditáveis.

Fornecedores que desconhecem ou não aplicam essas exigências expõem seus clientes a riscos legais e operacionais.

A atuação de empresas especializadas garante que todo o processo esteja alinhado à legislação vigente, especialmente em ambientes regulados, como a administração pública, onde processos licitatórios, prestação de contas e fiscalização exigem alto nível de conformidade.

As etapas da digitalização feita pela CENTRALINF

A CENTRALINF estrutura seus serviços de digitalização de documentos a partir de um fluxo seguro, padronizado e adaptável à realidade de cada cliente. O processo envolve:

  1. Diagnóstico inicial e entendimento do acervo documental.
  2. Planejamento técnico conforme normas legais e operacionais.
  3. Preparação física dos documentos para digitalização.
  4. Digitalização com controle de qualidade e padronização.
  5. Indexação inteligente para facilitar buscas e acesso.
  6. Armazenamento em plataforma própria, sem cobrança de licenças.
  7. Disponibilização dos documentos em ambiente seguro e em português.
  8. Personalização do workflow conforme as necessidades do cliente.

Todo o processo é apoiado por tecnologia própria, desenvolvida pela CENTRALINF, o que garante autonomia, evolução contínua e maior controle sobre a gestão documental.

Chega de papéis! Conte com o apoio da CENTRALINF na digitalização documental

A substituição de arquivos físicos por ambientes digitais organizados representa um avanço significativo na gestão da informação. Com o suporte de uma empresa especializada, esse processo ocorre de forma segura, escalável e alinhada às exigências legais.

A CENTRALINF atua com soluções completas em digitalização, BPO e gestão de documentos, atendendo tanto empresas privadas quanto órgãos da administração pública, como governos federais, estaduais e prefeituras.

A experiência em projetos complexos, aliada ao desenvolvimento de sistemas próprios, permite a construção de soluções sob medida, inclusive em processos licitatórios e de longo prazo.

Leia mais:

CENTRALINF: tecnologia própria e eficiência em serviços de digitalização de documentos

Ao escolher a CENTRALINF, o cliente conta com Serviços de Digitalização de Documentos baseados em tecnologia própria, sem cobrança de licenças, com plataforma intuitiva, personalizável e focada em usabilidade. Esse diferencial garante mais autonomia, menor custo total e maior aderência às rotinas operacionais.

Além da digitalização, a CENTRALINF se destaca pela gestão documental estratégica, construção de projetos personalizados e relacionamento próximo com seus clientes, especialmente no setor público, onde a confiança e os cases são decisivos.

Se o objetivo é transformar a forma como sua organização lida com documentos, reduzir riscos e ganhar eficiência, a CENTRALINF está preparada para apoiar cada etapa desse processo.

Entre em contato e descubra como a digitalização profissional pode impulsionar a gestão da informação de forma segura, legal e eficiente.

Publicado em

Digitação x Digitalização: Diferenças, riscos e qual é a melhor escolha para a sua empresa

Digitalização de documentos – transformação digital de arquivos físicos em informações eletrônicas seguras e acessíveis.

Uma decisão que pode custar caro.
Muitos gestores ainda acreditam que digitar documentos é suficiente para manter informações em formato digital. Na prática, depender de digitação pode custar caro: consome tempo, aumenta o risco de erros e fragiliza a segurança jurídica.

De um lado, a digitação, processo manual e ultrapassado. Do outro, a digitalização, que entrega eficiência, segurança e possibilidade de produzir os mesmos efeitos legais do original quando executada conforme as normas.

Este artigo vai além das definições: compara custos, riscos e impactos de cada escolha no dia a dia da sua empresa.

Digitação de documentos: o risco invisível

A digitação é a transcrição manual do conteúdo do papel para o computador (texto ou planilha). Parece simples, mas esconde armadilhas:

  • Erros de digitação: um número invertido em contrato, nota ou CPF pode gerar retrabalho e prejuízo.
  • Custos ocultos: checagens, revisões e retrabalho elevam o TCO (custo total de operação).
  • Sem validade jurídica: arquivos apenas digitados não têm autenticidade e integridade formalmente reconhecidas.
  • Baixa escalabilidade: quanto mais papel, mais horas e mais pessoas.
  • Fragilidade em auditorias e disputas: material “apenas digitado” raramente sustenta o mesmo nível de prova que um documento digitalizado em conformidade.

Exemplo realista: registrar 1.000 contratos só por digitação consome dias de trabalho e multiplica a chance de erro em campos críticos (valores, datas, identificadores).

Digitalização: segurança, conformidade e eficiência

A digitalização de documentos usa scanners profissionais e OCR para transformar papéis em arquivos digitais pesquisáveis, com metadados, trilha de auditoria e padrões de preservação (como PDF/A). Em fluxos profissionais, aplicam-se assinatura digital e carimbo de tempo quando exigidos.

Vantagens claras:

  • Produtividade: processamento em lotes, revisão de qualidade e busca instantânea por palavras.
  • Confiabilidade: cadeia de custódia e metadados comprovam origem e integridade.
  • Segurança: armazenamento em GED/ECM ou nuvem, com controle de acesso e criptografia.
  • Conformidade: aderência à LGPD (Lei 13.709/2018) e boas práticas arquivísticas.
  • Efeito jurídico: seguindo a Lei 12.682/2012, a Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) e o Decreto 10.278/2020, o documento digitalizado pode produzir os mesmos efeitos legais do original. A MP 2.200-2/2001 dá base às assinaturas digitais (ICP-Brasil) usadas em muitos fluxos de validação.
  • Observação setorial: no Judiciário, diretrizes do CNJ oferecem referências úteis de gestão documental.

Custos ocultos da digitação (e por que ela sai mais cara)

Quem insiste na digitação tende a enfrentar:

  • Retrabalho constante por erros de transcrição e versões divergentes.
  • Tempo desperdiçado em tarefas repetitivas, desviando profissionais de atividades estratégicas.
  • Risco jurídico: ausência de integridade e autenticidade pode inviabilizar o uso probatório do arquivo.

Já a digitalização profissional reduz tempos de busca, padroniza informações e habilita automação e integrações (ERP, GED/ECM), impactando diretamente o custo total.

Mitos e verdades sobre digitação e digitalização

“Digitar é mais barato do que digitalizar.” – Mito.
No curto prazo pode parecer mais barato, mas retrabalho, erros e fragilidade jurídica tornam a digitação mais cara no médio e longo prazo.

“Documentos digitados servem em auditorias.” – Mito.
Valor probatório exige integridade, autenticidade e rastreabilidade — atributos presentes na digitalização em conformidade.

“Digitalização substitui o papel de forma legal.” – Verdade.
Desde que siga Lei 12.682/2012, Lei 13.874/2019 e Decreto 10.278/2020; assinaturas digitais podem se apoiar na MP 2.200-2/2001 (ICP-Brasil) quando aplicável.

“Posso descartar todos os papéis após digitalizar.” – Mito.
Alguns documentos exigem guarda física ou possuem valor histórico. Nesses casos, a solução é a Guarda de Documentos.

Quem deve escolher a digitalização?

  • Empresas com grandes volumes de contratos e dossiês;
  • Escritórios de contabilidade que arquivam notas e comprovantes;
  • Clínicas e hospitais com prontuários;
  • Áreas jurídicas e administrativas que precisam de prova em juízo;
  • Negócios que buscam redução de custos e aderência à LGPD.

Se sua empresa se encaixa em algum desses perfis, manter a digitação é perder produtividade e assumir riscos desnecessários.

Conclusão: qual é a melhor escolha?

A resposta é clara: a digitalização substitui a digitação em todos os aspectos — produtividade, segurança, possibilidade de validade jurídica e economia.
Continuar investindo em digitação é pagar mais caro pelo mesmo resultado (ou pior). Migrar para a digitalização é garantir conformidade, eficiência e proteção jurídica.

A Central Inf é especialista em digitalização com validade jurídica, gestão documental e guarda de documentos.
Fale com nossos especialistas e descubra como modernizar a gestão documental da sua empresa com segurança e eficiência.

Fale com um especialista agora
Publicado em

O que é Digitação de Documentos e por que hoje ela foi substituída pela Digitalização de Documentos

Homem exausto dormindo sobre a mesa com pilha de papéis, simbolizando excesso de trabalho manual e a importância da digitação e digitalização de documentos para reduzir tarefas repetitivas.

Se você chegou aqui pesquisando por “digitação de documentos”, ótima notícia: em minutos você vai entender, sem juridiquês, por que as empresas modernas estão trocando a digitação pela digitalização, ganhando velocidade, segurança e possibilidade de validade legal.

O que é digitação de documentos?

A digitação de documentos é o processo manual de reproduzir o conteúdo do papel no computador, normalmente com um digitador copiando palavra por palavra para um editor de texto ou planilha. Esse método foi muito comum nos anos 1980 e 1990, quando scanners profissionais, OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e sistemas de gestão ainda eram pouco acessíveis.

Hoje, porém, a digitação é lenta, cara, sujeita a erros e não confere valor jurídico por si só.

Exemplo prático: para registrar 1.000 contratos apenas por digitação, uma empresa gasta muitas horas e corre risco de erros de transcrição (um número invertido pode derrubar um relatório, um nome incorreto pode comprometer um processo).

Quando ainda faz sentido? Casos pontuais de transcrição (ex.: trechos ilegíveis ao scanner ou campos manuscritos que exigem conferência humana). Mesmo assim, a digitação tende a ser complementar, não o método principal.

Limitações da digitação de documentos

  • Alto custo de tempo e mão de obra: cada página precisa ser reescrita manualmente.
  • Risco de erros humanos: um caractere errado pode invalidar um dado crítico ou exigir retrabalho.
  • Sem validade jurídica: o arquivo digitado é apenas uma cópia do conteúdo; não equivale ao original em papel.
  • Baixa produtividade e pouca escala: grandes volumes tornam o processo demorado e caro.
  • Segurança limitada: raramente há rastreabilidade consistente (quem digitou, quando, sob quais controles) e trilha de auditoria.

Digitalização: a evolução natural da Digitação

A digitalização de documentos substitui a digitação porque é um processo técnico capaz de entregar velocidade, escala, segurança e, quando conduzido conforme as normas, efeitos legais equivalentes aos do papel.

Como funciona em linhas gerais:

  1. Preparo do acervo (higienização, organização, codificação);
  2. Escaneamento em alta resolução com parâmetros adequados ao tipo documental;
  3. OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para tornar o conteúdo pesquisável;
  4. Metadados e cadeia de custódia (quem, quando, de onde veio, identificadores);
  5. Garantias de integridade (hash, controle de versões, trilha de auditoria);
  6. Padrões de preservação (ex.: PDF/A) e armazenamento seguro (GED/ECM ou nuvem);
  7. Assinatura eletrônica e carimbo de tempo, quando aplicável ao fluxo.

 

Com isso, o arquivo digitalizado oferece:

  • Autenticidade (origem e autoria rastreáveis);
  • Integridade (sem alterações indevidas);
  • Acesso rápido e seguro;
  • Possibilidade de validade jurídica, quando atendidos os requisitos legais e técnicos.

Digitação x Digitalização: comparação direta

Digitação: é o processo manual de inserir dados em sistemas ou documentos. Embora seja uma forma de organizar informações, depende do fator humano, está sujeita a erros, é mais lenta e não garante integração entre plataformas.

Digitalização: é moderna, eficiente e segura, e prepara sua empresa para automação, analytics e integração com sistemas.

O que diz a lei sobre a digitalização

Diferente da digitação, a digitalização é reconhecida legalmente quando segue requisitos definidos pela legislação brasileira. Em especial:

  • Lei nº 12.682/2012 — trata da elaboração e arquivamento de documentos em meios eletrônicos e autoriza a digitalização e o armazenamento de documentos públicos e privados;
  • Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) — reconhece o arquivamento digital e prevê a regulamentação técnica para equiparação de efeitos ao original;
  • Decreto nº 10.278/2020 — regulamenta as leis acima e estabelece a técnica e os requisitos para que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais (qualidade de imagem, metadados, cadeia de custódia etc.);
  • MP nº 2.200-2/2001 (ICP-Brasil) — base para assinaturas digitais; utilizada em muitos fluxos de validação e não repúdio;
  • LGPD – Lei nº 13.709/2018 — regras para o tratamento seguro de dados pessoais nos documentos;
  • Resolução CNJ nº 324/2020 — no âmbito do Judiciário, define diretrizes de gestão documental e memória; serve como referência setorial.

 

Atenção: após a digitalização em conformidade, muitas categorias de documentos podem ter o mesmo efeito jurídico do original, autorizando descarte do papel conforme as regras de guarda e excetuando itens de valor histórico (que devem ser preservados fisicamente).

Vantagens práticas da digitalização

  • Redução de custos operacionais e de espaço físico;
  • Eliminação do acúmulo de papel (respeitando prazos e exceções);
  • Busca ágil (OCR + metadados) e resposta rápida a auditorias e fiscalizações;
  • Conformidade com a LGPD e com políticas de segurança da informação;
  • Produtividade e escalabilidade para grandes volumes;
  • Integração com GED/ECM e automação de fluxos.

 

Aprofunde o tema na nossa página de Gestão Documental.

E quando não é possível eliminar o papel?

Alguns documentos precisam ser mantidos fisicamente por exigência legal ou valor histórico. Nesses casos, a solução é a Guarda de Documentos, que garante armazenamento seguro, rastreável e em conformidade.

Conclusão

A digitação de documentos foi importante no passado, mas hoje é um processo caro, lento e arriscado. A digitalização é a alternativa moderna que entrega segurança, produtividade e possibilidade de validade legal quando realizada conforme as normas.

Evite retrabalho e riscos jurídicos. Com a Central Inf, sua empresa conta com digitalização segura, gestão documental completa e serviços de guarda confiáveis.

Fale com um especialista agora
Publicado em

O que são documentos digitalizados com validade legal?

Documentos digitalizados com validade legal – martelo de juiz e balança da justiça representando a autenticidade jurídica.

Entenda como proteger sua empresa de riscos jurídicos.

A importância do tema

Você sabia que nem todo arquivo escaneado tem valor legal?

Muitas empresas ainda acreditam que basta usar um scanner ou tirar uma foto para ter um documento válido em uma auditoria ou processo judicial. O problema é que, se essa digitalização não seguir as normas técnicas e jurídicas, ela pode ser considerada apenas uma cópia simples — sem nenhuma força probatória.

O resultado? Multas, processos, perda de provas em juízo e grandes prejuízos financeiros.

Por isso, entender o que são documentos digitalizados com validade jurídica e como realizar esse processo corretamente é essencial para qualquer organização que queira trabalhar de forma segura e em conformidade com a lei.

Documentos digitais X documentos digitalizados

Antes de avançar, é importante diferenciar dois conceitos que costumam ser confundidos:

  • Documento digital: é aquele que já nasce no meio eletrônico, como uma nota fiscal eletrônica (NF-e), um e-mail assinado digitalmente ou um contrato eletrônico.
  • Documento digitalizado: é a conversão de um documento físico (em papel) para o formato eletrônico, geralmente em PDF.


Somente o documento digitalizado precisa seguir normas legais para que possa substituir o original em papel com plena validade jurídica.

O que dá validade jurídica à digitalização?

Para que um documento digitalizado seja aceito legalmente, ele precisa atender a três requisitos fundamentais:

  • Autenticidade: comprovar quem é o autor ou responsável pelo documento.
  • Integridade: garantir que o conteúdo não foi alterado após a digitalização.
  • Conservação: assegurar que o documento permanecerá disponível, acessível e íntegro pelo período exigido pela lei ou tabela de temporalidade.


Em resumo, digitalizar com validade legal significa criar uma cópia fiel e confiável, que possa substituir o original em papel sem riscos de contestação jurídica.

O que diz a legislação brasileira

O Brasil avançou muito nos últimos anos em normas que tratam da digitalização de documentos. Veja a linha do tempo:

  • MP 2.200-2/2001: instituiu a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), que garante autenticidade e integridade por meio da certificação digital.
  • Lei nº 12.682/2012: foi a primeira a tratar da digitalização e do arquivamento de documentos públicos e privados, estabelecendo a possibilidade de substituir o papel pelo digital.
  • Lei nº 13.874/2019 – Lei da Liberdade Econômica: atualizou a Lei nº 12.682/2012 e reforçou a validade jurídica dos documentos digitalizados, ampliando a segurança jurídica para empresas e cidadãos.
  • Decreto nº 10.278/2020: regulamentou a lei e definiu os padrões técnicos obrigatórios, como:
  1. Resolução mínima de 300 DPI;
  2. Formatos de arquivo aceitos (PDF/A);
  3. Garantia de integridade do conteúdo;
  4. Uso de certificação digital ICP-Brasil.
 

Em resumo: a legislação permite substituir o papel por documentos digitais, mas somente se a digitalização respeitar os critérios legais e técnicos.

Quais documentos podem (ou não) ser descartados?

Outro ponto importante é entender quais documentos podem ser eliminados após a digitalização.

  • Podem ser descartados: documentos administrativos e fiscais que tenham sido digitalizados conforme os requisitos do Decreto nº 10.278/2020, com processos auditáveis e certificados.
  • Devem ser preservados: documentos históricos, escrituras, registros com valor permanente ou que constem em tabelas de temporalidade como de guarda permanente. Conte com a Central para soluções especializadas em guarda segura de documentos.
 

Muitas empresas cometem o erro de destruir o documento físico sem obedecer a essas regras — e só percebem o problema quando precisam apresentar uma prova em juízo ou em auditoria.

Riscos de uma digitalização sem validade legal

Não seguir as normas da lei da digitalização pode gerar sérias consequências, como:

  • Invalidação de documentos em auditorias ou fiscalizações;
  • Perda de provas em disputas judiciais;
  • Multas por descumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
  • Danos financeiros e à reputação da empresa.
 

É como jogar no lixo o único documento que poderia proteger sua organização.

Boas práticas para garantir validade legal

Para que a digitalização realmente tenha valor jurídico, algumas práticas são indispensáveis:

Como a Central Inf ajuda sua empresa

A Central Inf é referência em digitalização de documentos com validade jurídica. Nosso processo segue rigorosamente as normas legais e garante:

  • Digitalização com valor jurídico reconhecido, conforme a Lei nº 12.682/2012, a Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) e o Decreto Federal nº 10.278/2020;
  • Conformidade com a LGPD e normas de auditoria;
  • Processos auditáveis e sistemas certificados;
  • Orientação especializada sobre guarda, digitalização e eliminação de documentos.

 

Assim, sua empresa pode eliminar o excesso de papel com segurança, sem correr o risco de perder informações essenciais em uma fiscalização ou processo judicial.

Conclusão

Digitalizar documentos com validade legal é muito mais do que escanear.

É um processo estruturado, baseado em normas técnicas e jurídicas, que protege sua empresa contra riscos legais e garante que o documento digital tenha o mesmo peso do original em papel.

Sem essa segurança, você pode estar comprometendo a gestão documental do seu negócio e abrindo espaço para prejuízos sérios.

Quer proteger sua empresa e eliminar o medo de perder documentos importantes?

Com a Central Inf você tem a certeza de que cada documento digitalizado segue os padrões legais, garantindo segurança, validade jurídica e tranquilidade.

Fale com um especialista agora
Publicado em

Como Digitalizar Documentos com Segurança: Guia Completo

Representação digital da digitalização de documentos com validade legal e foco em segurança, com ícones de checklist, balança da justiça, assinatura e certificado digital.

Por que digitalizar com segurança é essencial?

Vivemos em uma época em que a transformação digital avança rapidamente, por isso, digitalizar documentos com segurança não é mais uma opção, mas uma necessidade. Além disso, otimiza o acesso à informação, reduz o acúmulo de papel, melhora processos e garante conformidade com leis como a LGPD.

No entanto, sem os devidos cuidados, a digitalização pode colocar sua empresa em risco, expondo documentos sigilosos a vazamentos, perdas ou até invalidando-os juridicamente.

O que significa digitalizar com segurança?

Digitalizar com segurança vai muito além de escanear e salvar em uma pasta no computador. Trata-se de um processo estruturado que garante:

● Autenticidade do documento;
● Integridade dos dados;
● Acesso controlado;
● Armazenamento protegido;
● Rastreabilidade de alterações.

Quais documentos exigem mais atenção?

Alguns documentos, se comprometidos, podem gerar prejuízos legais, financeiros e de reputação. Por isso, exigem máxima segurança na digitalização:

● Contratos e documentos jurídicos;
● Notas fiscais e documentos contábeis;
● Prontuários médicos ou informações sensíveis;
● Documentos com dados pessoais (CPF, RG, endereço etc.).

Os riscos de uma digitalização amadora

Uma digitalização feita de forma incorreta pode acarretar:

● Vazamento de dados;
● Documentos ilegíveis ou inválidos;
● Perda de arquivos;
● Descumprimento da LGPD;
● Multas e processos jurídicos.

Para evitar esses problemas, é essencial contar com processos padronizados, ferramentas adequadas e profissionais especializados.

Boas práticas para digitalizar documentos com segurança

1. Use scanners profissionais com OCR (reconhecimento óptico de caracteres).
2. Padronize processos: checklist de qualidade, protocolos de armazenamento e rotinas de backup.
3. Implemente controle de acesso: só pessoas autorizadas devem acessar os arquivos
digitalizados.
4. Armazene em nuvem segura com criptografia.
5. Realize backups regulares.

Entenda também como funciona um processo profissional de digitalização de documentos e quais cuidados são tomados.

Tecnologia e sistemas que fazem diferença

Para garantir uma digitalização segura, conte com:

● Software GED (Gestão Eletrônica de Documentos);
● Assinatura digital com validade jurídica;
● Ambiente em nuvem criptografado com controle de acesso e logs;
● Plataformas compatíveis com a LGPD e ISO 27001.

Com uma gestão documental eficiente ajuda a organizar, acessar e proteger seus arquivos digitais com segurança.

O papel da LGPD na digitalização

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige o controle e a proteção de dados pessoais em qualquer meio, físico ou digital. Nesse sentido, a digitalização, é essencial:

● Ter uma base legal para tratar dados sensíveis;
● Garantir o consentimento do titular, quando necessário;
● Implementar medidas técnicas para proteger os dados.

Digitalizar internamente ou contratar uma empresa?

Terceirizar a digitalização pode ser uma solução segura e eficiente, desde que a empresa contratada siga protocolos rigorosos de segurança da informação e possua infraestrutura adequada. Vantagens da terceirização:

● Agilidade;
● Conformidade legal;
● Profissionais especializados;
● Economia de tempo e recursos.

Conclusão

Digitalizar com segurança é proteger os dados da sua empresa e dos seus clientes, garantindo conformidade legal e evitando riscos desnecessários. Além disso, após a digitalização, garantir a guarda segura dos documentos físicos ainda pode ser necessário em alguns casos.

Quer digitalizar seus documentos com segurança total?

Na Central Inf, cada etapa do processo de digitalização é conduzida com rigor técnico, protocolos específicos e o suporte da mais avançada tecnologia, garantindo total segurança para a sua empresa.

Nossa equipe é altamente capacitada para lidar com documentos sensíveis, aplicando medidas de segurança personalizada para cada tipo de informação. Mais do que evitar riscos, entregamos soluções validadas, seguras e totalmente alinhadas às exigências legais.

Boas práticas fazem parte da nossa rotina — desde a captação e preparo dos documentos até o armazenamento final. Utilizamos sistemas modernos e auditáveis, que asseguram a integridade, rastreabilidade e a conformidade de todo o processo.

Com a Central Inf, sua empresa conta com uma gestão documental eficiente, que organiza, protege e facilita o acesso aos seus arquivos digitais com segurança e agilidade.

Estamos prontos para garantir que todo o processo de digitalização esteja em total conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Especializada em digitalização corporativa, atuamos com responsabilidade, transparência e excelência.

Fale agora com um dos nossos especialistas e descubra como podemos ajudar sua empresa a proteger seus dados com um processo seguro, inteligente e eficaz de digitalização.

Na Central Inf, você encontra a parceria ideal para transformar a gestão de documentos com tecnologia e credibilidade.

SOLICITAR CONSULTORIA GRATUITA
Publicado em

Sistema OCR: o que é e como ele facilita a digitalização de documentos

Profissional usando tecnologia avançada com interface digital transparente e sistema de OCR em contrato.

Em um cenário onde a burocracia ainda envolve muito papel, digitalizar com eficiência é uma necessidade. Muitas empresas sofrem com arquivos físicos que dificultam o acesso a informações importantes e atrasam operações do dia a dia. Esse processo pode e deve ser otimizado com a ajuda de tecnologias como a do OCR.

Não à toa, o Optical Character Recognition vem ganhando cada vez mais protagonismo nas rotinas corporativas. Afinal, transforma imagens de textos em documentos digitais editáveis, acessíveis e organizados.

Esse tipo de solução reduz drasticamente a dependência da digitação manual. Com o reconhecimento óptico de caracteres, é possível extrair dados de contratos, notas fiscais, formulários e diversos outros documentos com alta precisão, tudo em questão de segundos. 

Além disso, o OCR melhora a acessibilidade das informações. Com documentos textuais convertidos para formatos indexáveis, fica fácil encontrar qualquer dado com uma simples busca, sem necessidade de vasculhar gavetas e arquivos físicos.

Entendendo o que é OCR

O mercado global de OCR foi avaliado em USD 12,56 bilhões em 2023 e espera-se que cresça a uma taxa anual composta (CAGR) de 14,8% até 2030.

Esse termo vem do inglês Optical Character Recognition, que significa Reconhecimento Óptico de Caracteres. A tecnologia tem a capacidade de “ler” textos impressos em imagens e convertê-los em dados digitais utilizáveis.

Em vez de apenas digitalizar um documento como uma imagem estática, o OCR transforma arquivos escaneados em documentos interativos. Isso permite edição, pesquisa, backup e integração com outros sistemas em tempo real. Ou seja, é ideal para empresas que buscam transformar papel em informação útil.

A maior vantagem está na agilidade. Processos que antes levavam minutos ou até horas passam a ser executados em segundos. E com muito mais precisão, claro. O sistema reconhece letras, números e até mesmo estruturas como tabelas e assinaturas.

Como isso funciona na prática?

O funcionamento do OCR envolve etapas sofisticadas, embora todo o processo ocorra de forma simples para o usuário final. Tudo começa com a captura da imagem por um scanner compatível. Em seguida, o software analisa a estrutura do documento.

Ele identifica padrões de letras, separa blocos de texto e compara esses padrões com bancos de dados que representam cada caractere. Depois disso, ocorre a conversão desses padrões em texto editável. Uma boa solução ainda vai além disso, preservando também a formatação original.

Hoje, com tecnologias mais avançadas, os sistemas OCR já utilizam inteligência artificial para melhorar o reconhecimento. Isso é essencial para documentos manuscritos ou peças com baixa qualidade de impressão.

Diferença para a digitalização comum e OCR

Muita gente ainda confunde digitalizar um documento com aplicar OCR. Embora os dois processos comecem de forma parecida, o resultado final é completamente diferente — e isso pode impactar diretamente na rotina da sua empresa.

A digitalização comum transforma um documento físico em uma imagem, como um PDF ou JPG. O arquivo pode ser salvo ou visualizado, mas o texto contido nele não pode ser selecionado, pesquisado ou editado.

Já com o OCR, a mágica acontece: o conteúdo textual da imagem é extraído e convertido em dados pesquisáveis. A partir daí, dá pra copiar trechos, localizar palavras-chave e até integrar automaticamente as informações em sistemas de gestão digital.

Essa diferenciação é essencial para empresas que buscam eficiência, organização e automação verdadeira nos seus processos documentais.

Agilidade nos processos administrativos

Automatizar a captura de dados com OCR contribui para acelerar rotinas importantes, como cadastro de clientes, emissão de contratos e auditorias internas. O tempo economizado impacta diretamente nos resultados da empresa.

Além disso, reduz-se a necessidade de retrabalho — algo comum quando dados são inseridos manualmente. Equívocos de digitação quase desaparecem, garantindo que as informações processadas seguem com consistência e segurança.

Digitalização com acessibilidade e controle

O OCR permite que os documentos digitalizados sejam pesquisáveis por palavras-chave. Assim, localizar uma cláusula específica ou analisar uma nota fiscal se torna muito mais simples. É praticidade na ponta dos dedos.

Essa capacidade de indexação de documentos também facilita auditorias e relatórios internos. Informações são encontradas rapidamente, o que aumenta a eficiência em setores como jurídico, financeiro e compliance.

Integração com outros sistemas

Um sistema OCR moderno pode ser integrado a plataformas maiores, como ERPs, CRMs e soluções de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Isso amplia ainda mais a automatização dos processos.

A integração permite, por exemplo, que dados extraídos automaticamente sejam enviados direto para planilhas, bancos de dados ou sistemas de gestão. Ou seja: uma revolução na forma como as informações circulam dentro das empresas.

OCR: peça-chave no Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

O uso do Reconhecimento Óptico de Caracteres está diretamente ligado a soluções de GED. Com ele, documentos escaneados ganham uma nova vida digital. Passam a fazer parte de um sistema organizado, seguro e acessível de qualquer lugar.

Isso representa um salto em eficiência e controle. A empresa sabe onde estão seus arquivos, quem acessou, quais alterações foram feitas e pode definir permissões de acesso. Tudo automatizado e registrado.

O GED com OCR é a escolha de empresas que buscam eliminar o papel do escritório, atender exigências regulatórias e facilitar auditorias. É o futuro da gestão documental — e está mais acessível do que nunca.

OCR e automação: uma combinação poderosa

A automatização de processos é uma das maiores tendências da transformação digital — e o OCR é peça-chave nesse cenário. Ele funciona como uma ponte entre os documentos físicos e os sistemas inteligentes que fazem a empresa funcionar melhor.

Quando integrado a fluxos automatizados, permite que tarefas como validação de documentos, arquivamento inteligente e classificação de arquivos sejam feitas de forma autônoma. Isso elimina tarefas repetitivas, libera as equipes e reduz falhas humanas.

Além disso, essa automação garante que documentos sejam tratados em tempo real, conforme chegam à empresa. Não importa se vêm por e-mail, scanner ou aplicativo — eles são digitalizados, reconhecidos e direcionados automaticamente.

Em quais setores essa tecnologia traz mais resultados?

O sistema OCR pode ser útil em praticamente qualquer setor, mas há áreas onde ele se destaca particularmente. No setor jurídico, por exemplo, ele ajuda escritórios e departamentos legais a digitalizar vastos volumes de processos e facilitar consultas rápidas.

Já na área de saúde, clínicas e hospitais usam a tecnologia para digitalizar prontuários, tornando o acesso às informações médicas mais ágil e seguro. Isso é fundamental para um bom atendimento ao paciente e cumprimento de normas regulatórias.

O Reconhecimento Óptico de Caracteres tem ganhado destaque no setor financeiro também, sobretudo ao ser combinado  com a inteligência artificial para automatizar a identificação e validação de documentos durante o processo de abertura de contas.

Além disso, indústrias e órgãos públicos se beneficiam muito do OCR, principalmente pelo uso massivo de documentos e a necessidade constante de organização e rastreabilidade de informações.

Desafios e limitações: o que você precisa saber

Embora o sistema OCR ofereça inúmeros benefícios, é importante reconhecer que existem sim alguns desafios e limitações — a transparência gera confiança e ajuda na escolha consciente da tecnologia.

Documentos com baixa resolução, texto sobreposto a imagens ou com manchas e rabiscos podem dificultar a acurácia do reconhecimento. O mesmo vale para letras manuscritas que fogem dos padrões convencionais.

Outro ponto importante é que o Reconhecimento Óptico de Caracteres não interpreta o conteúdo. Ele apenas “lê” e “transcreve”. Por isso, em processos mais analíticos — como cruzamento de dados e decisões baseadas em contexto — pode ser necessário integrá-lo a ferramentas analíticas ou apoio humano.

Contar com uma empresa experiente, que avalie esses fatores e configure corretamente o sistema, é o que define o sucesso de um projeto de digitalização inteligente com OCR.

Conheça a Central Inf

A Central Inf é especialista em soluções que otimizam o gerenciamento de documentos físicos e digitais. Atuamos desde 1989 no mercado de BPO e GED, oferecendo tecnologia e confiança aos nossos parceiros.

Com serviços que incluem digitalização, automação, formalização e implementação de OCR inteligente, ajudamos empresas a elevar seus processos a um novo patamar. Tudo com segurança, conformidade e suporte técnico especializado.

Se sua empresa precisa organizar documentos, reduzir tarefas repetitivas e aumentar a produtividade com OCR e automação, entre em contato conosco. Estamos prontos para ajudar você a transformar sua operação de ponta a ponta.

Publicado em

Qual a diferença entre documento digitalizado, escaneado e digital?

Digitalização de documentos

No mundo moderno, a digitalização de documentos é essencial para empresas que buscam otimizar processos e melhorar a gestão documental. Entretanto, termos como “documento digitalizado”, “escaneado” e “digital” muitas vezes são utilizados de forma incorreta ou confundidos. Este artigo esclarecerá as diferenças entre esses conceitos, detalhando os processos envolvidos, seus usos e os benefícios que proporcionam para a gestão documental.


O que é Digitalização de Documentos?

A digitalização de documentos é o processo de transformar documentos físicos em formatos digitais. Isso envolve o uso de tecnologia para converter papel em dados eletrônicos, que podem ser armazenados, organizados e acessados digitalmente.

Vantagens da Digitalização de Documentos

  • Redução de espaço físico: Não há necessidade de manter arquivos físicos extensos.
  • Facilidade de acesso e compartilhamento: Documentos digitais podem ser acessados de qualquer lugar e compartilhados facilmente.
  • Segurança: Documentos digitais podem ser protegidos com senhas e criptografia.
  • Sustentabilidade: A digitalização reduz o uso de papel, contribuindo para a preservação ambiental.


Diferença entre Documento Digitalizado, Escaneado e Digital

Apesar de parecerem semelhantes, cada termo tem um significado específico no contexto da gestão documental.

Documento Digitalizado

Um documento digitalizado é uma cópia exata de um documento físico, geralmente criado a partir de uma máquina de scanner ou multifuncional. Nesse processo, o documento em papel é escaneado e convertido em uma imagem digital, como um arquivo PDF ou JPEG.

  • Processo: O documento é escaneado e transformado em uma imagem digital.
  • Uso: Principalmente para arquivar e acessar informações em formato digital.
  • Benefícios: Permite que o documento original seja preservado enquanto uma cópia digitalizada pode ser distribuída.

Documento Escaneado

O termo documento escaneado é frequentemente usado como sinônimo de documento digitalizado, mas tecnicamente se refere à ação de usar um scanner para capturar a imagem de um documento físico. Esse processo não transforma o conteúdo do documento em texto editável, apenas gera uma imagem da página.

  • Processo: O scanner captura uma imagem do documento.
  • Uso: Ideal para criar cópias visuais de documentos físicos que precisam ser mantidos como evidência ou arquivados.
  • Benefícios: Simplicidade no armazenamento digital de documentos com fidelidade visual ao original.

Documento Digital

Por outro lado, um documento digital não é uma cópia de um documento físico, mas sim um documento que foi criado diretamente em formato digital, como um arquivo Word, Excel ou PDF gerado por um software.

  • Processo: O documento é criado originalmente em formato digital, sem passar por um processo de escaneamento.
  • Uso: Para criação e edição de conteúdos nativamente digitais.
  • Benefícios: Totalmente editável e facilmente compartilhável em diversos formatos.

Leia também: ESG: o que é e como afeta a gestão documental?BPO para instituições financeiras: o que é e como pode ajudar seu negócio?Guardar ou digitalizar documentos importantes, qual a melhor opção?

Processo de Criação e Utilização de Documentos Digitalizados e Escaneados

Como Funciona o Processo de Digitalização de Documentos?

A digitalização começa com o uso de scanners ou multifuncionais. O documento é escaneado, transformado em imagem digital e armazenado em formatos populares como PDF, TIFF ou JPEG. A partir daí, essas imagens podem ser organizadas em sistemas de gestão documental, onde são classificados e indexados para facilitar futuras consultas.

  • Equipamentos utilizados: Scanners, multifuncionais, softwares de digitalização.
  • Formato dos arquivos: PDF, JPEG, TIFF.
  • Integração com sistemas: Os documentos podem ser integrados a sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres

Para transformar um documento escaneado em texto editável, é utilizado um software de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). O OCR identifica as letras e caracteres em uma imagem digital e os converte em texto editável, possibilitando buscas dentro do documento.

  • Benefícios do OCR: Facilita a busca por palavras-chave, edição e armazenamento de grandes volumes de informação textual.
  • Limitações: O OCR pode apresentar dificuldades com textos manuscritos ou documentos com baixa qualidade de impressão.


Benefícios da Digitalização de Documentos para Empresas

Melhoria na Gestão Documental

A digitalização de documentos permite que as empresas tenham controle total sobre seus arquivos. Com os documentos digitalizados, é possível classificar, indexar e armazenar informações de forma organizada, o que facilita o acesso e a recuperação.

Acesso remoto: Funcionários podem acessar documentos de qualquer lugar.
Agilidade nas buscas: Busca por palavras-chave e fácil navegação em sistemas digitais.
Organização e padronização: Reduz a desorganização e o extravio de documentos.

Segurança e Backup

Outro benefício crucial da digitalização é a segurança. Os documentos digitais podem ser protegidos com criptografia, senhas e permissões de acesso. Além disso, as empresas podem criar backups em servidores seguros ou na nuvem, evitando a perda de dados em casos de desastres.

  • Proteção contra perdas: Backups regulares garantem que os arquivos estejam seguros.
  • Controle de acesso: Documentos podem ser acessados apenas por pessoas autorizadas.
  • Criptografia e proteção: Garantem a privacidade e a integridade dos dados.

Sustentabilidade e Economia de Recursos

Com a digitalização, as empresas podem reduzir drasticamente o uso de papel, promovendo práticas mais sustentáveis e economizando recursos como espaço físico e custos de impressão.

  • Redução de custos: Menor necessidade de material físico, como papel e tinta.
  • Sustentabilidade: Contribuição para a preservação do meio ambiente.


Desafios da Digitalização de Documentos

Qualidade de Imagens Escaneadas

Uma das principais preocupações ao digitalizar documentos é a qualidade das imagens escaneadas. Se os documentos originais estiverem deteriorados ou a configuração do scanner não for adequada, o arquivo digital resultante pode não ser legível ou ter baixa qualidade.

Gerenciamento de Grandes Volumes de Documentos

Empresas que lidam com um grande número de documentos enfrentam o desafio de gerenciar e organizar todos esses arquivos digitais de maneira eficiente. Isso requer não apenas tecnologia adequada, mas também processos bem definidos para garantir que os arquivos sejam armazenados corretamente.


Conclusão

A digitalização de documentos é um passo fundamental para modernizar a gestão documental de empresas e reduzir a dependência de arquivos físicos. Entender as diferenças entre documentos digitalizados, escaneados e digitais é essencial para escolher a melhor estratégia de digitalização, garantindo acessibilidade, segurança e eficiência nos processos empresariais.

Com a correta aplicação dessas práticas, as empresas podem não apenas otimizar sua gestão de documentos, mas também se beneficiar de maior agilidade, segurança e sustentabilidade em suas operações diárias. Portanto, agora que você sabe mais sobre a digitalização de documentos, entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar sua empresa a otimizar sua operação e focar no que realmente importa!

Publicado em

Como a Digitalização de Documentos Pode Aprimorar os Processos da sua Empresa

Digitalização de Documentos

Na era digital em que vivemos, a digitalização de documentos tornou-se uma prática essencial para empresas de todos os setores e tamanhos. A transição do papel para o formato digital oferece uma série de benefícios que vão além da simples economia de espaço físico. Neste artigo, exploraremos como a digitalização de documentos pode melhorar os processos da sua empresa e impulsionar a eficiência operacional.

  1. Acesso rápido e fácil à informação: Um dos principais benefícios da digitalização de documentos é a capacidade de acessar informações importantes de forma rápida e fácil. Com documentos digitalizados, não é mais necessário passar horas procurando em arquivos físicos. Em vez disso, basta alguns cliques para encontrar o documento desejado, economizando tempo e aumentando a produtividade.
  2. Redução de erros e retrabalho: A digitalização de documentos também ajuda a reduzir erros humanos e o retrabalho associado a eles. Com a capacidade de pesquisar e localizar documentos com precisão, há menos chances de informações erradas serem inseridas ou documentos importantes serem perdidos. Isso contribui para uma maior precisão e eficiência nos processos da empresa.
  3. Colaboração facilitada: A digitalização de documentos facilita a colaboração entre equipes, independentemente de sua localização geográfica. Com os documentos armazenados em um sistema digital centralizado, os funcionários podem compartilhar e colaborar em tempo real, melhorando a comunicação e a tomada de decisões em toda a organização.
  4. Segurança aprimorada: Ao digitalizar documentos, as empresas podem implementar medidas de segurança robustas para proteger informações confidenciais. Isso inclui criptografia de dados, controle de acesso e trilhas de auditoria para monitorar quem acessa e modifica os documentos. Como resultado, a digitalização de documentos ajuda a mitigar o risco de violações de dados e garante conformidade com regulamentações de privacidade.
  5. Sustentabilidade ambiental: Além dos benefícios operacionais, a digitalização de documentos também é amiga do meio ambiente. Reduzir a dependência de papel e impressão não apenas economiza recursos naturais, mas também minimiza o desperdício e a poluição associados à produção e descarte de papel.

Em resumo, a digitalização de documentos oferece uma série de vantagens que podem transformar os processos da sua empresa. Desde o aumento da eficiência operacional até a melhoria da segurança e sustentabilidade, investir na digitalização de documentos é uma decisão estratégica que pode impulsionar o sucesso a longo prazo da sua organização.

Se você está pronto para começar sua jornada de digitalização de documentos, entre em contato conosco para descobrir como podemos ajudar a transformar seus processos empresariais para melhor.

Publicado em

Digitalização de Documentos com Validade Jurídica

Entenda como funciona o processo de digitalização de documentos para ter validade legal.

A transformação digital trouxe muitos benefícios para a sociedade, impactando diretamente e de maneira positiva os processos nas empresas, beneficiando o meio ambiente, funcionários, proprietários e os clientes, principalmente quando falamos da segurança e privacidade de documentos armazenados.

Embora ainda existam muitas empresas que armazenam os arquivos em papel, digitalizar documentos é um processo cada vez mais comum, além de oferecer sustentabilidade empresarial e auxiliar na gestão desses arquivos, é uma solução que ajuda muito no nosso dia a dia.

Com tanta informação online, e até mesmo alguns documentos já sendo criados digitalmente, como saber quais deles possui validade jurídica? Existem leis e decretos que podem te ajudar nisso, confira mais.

Digitalização de documentos com validade legal

A validade jurídica dos documentos já gerou muitos questionamentos, então, para acompanhar a tendência de digitalização de documentos e do uso de documentos nato-digitais, em 2001 foi criada a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), um meio que possibilita a emissão de certificados digitais para a identificação de pessoas físicas e jurídicas em meio eletrônico.

Posteriormente, com a promulgação da Lei da Liberdade Econômica (Lei 13.874/2019), a Lei n.º 12.682/2012, conhecida como a Lei da Digitalização de Documentos, foi alterada para prever que um documento digitalizado terá o mesmo valor probatório que seu respectivo original apenas quando o processo de digitalização for realizado de forma a manter a integridade e a autenticidade do documento, contendo uma assinatura eletrônica por meio de um certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil.

E, no início do ano de 2020, foi assinado o decreto 10.278/2020 para regulamentar a Lei de Digitalização de Documentos e estabelecer algumas regras para isso ocorrer, colocando especificações técnicas a serem seguidas e diferenciar os arquivos digitalizados dos arquivos já gerados no âmbito digital (nato-digital), e oferecendo uma validade jurídica para eles.

Como saber que a digitalização de documentos tem validade jurídica?

O decreto 10.278/2020 se aplica apenas aos documentos em papel digitalizados, isto é, convertidos do meio físico para o meio digital. O decreto não se aplica aos documentos que já foram criados no ambiente virtual (nato-digitais), aos documentos referentes às operações realizadas no sistema financeiro nacional, aos documentos em microfilme, aos audiovisuais, aos documentos de identificação, e aos de porte obrigatório.

Todo procedimento realizado para a digitalização de documentos físicos deve assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos.

Para que os documentos digitalizados possam se equiparar aos físicos em todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno, é fundamental que ele seja assinado digitalmente com certificação digital no padrão ICP-Brasil, garantindo a autoria da digitalização e a integridade do documento. Confira os padrões técnicos mínimos para digitalização de documentos, constantes do Anexo I do decreto 10.278/2020, que regulamenta a Lei 12.682/2012, que devem ser seguidos:

Documento Resolução Mínima Cor Tipo Original Formato de Arquivo
Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco 300 dpi monocromático (preto e branco) Texto PDF/A
Textos impressos, com ilustração, em preto e branco 300 dpi Escala de cinza Texto/imagem PDF/A
Textos impressos, com ilustração e cores 300 dpi RGB (colorido) Texto/imagem PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco 300 dpi Escala de cinza Texto/imagem PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores 300 dpi RGB (colorido) Texto/imagem PDF/A
Fotografia e cartazes 300 dpi RGB (colorido) Imagem PNG
Plantas e mapas 600 dpi Monocromático (preto e branco) Texto/imagem PNG
Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida.

Quais documentos podem ser digitalizados?

A digitalização gera diversos benefícios para as empresas, em especial, para aquelas que precisam lidar com um grande volume de documentos físicos. Em muitas organizações, a área de recursos humanos está entre as que mais lidam com este cenário por conta dos documentos trabalhistas e previdenciários.

Todos os documentos que possuem informações relevantes para a empresa podem ser digitalizados, como: contratos de trabalho, folhas de pagamento, controles de ponto, aviso prévio, atestado de saúde ocupacional, entre outros.

A transformação digital já é uma realidade para muitas empresas e a tendência é que ela se torne cada vez mais presente no dia a dia, inclusive, no relacionamento da organização com o governo. O eSocial é um exemplo dessa mudança. 

Com a implantação do eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas), muitas informações sobre os trabalhadores passaram a ser enviadas diretamente para a base de dados do governo. Para garantir a consistência das informações e manter a gestão de documentos organizada, a digitalização se tornou ainda mais necessária para as empresas.

Posso eliminar documentos originais depois de digitalizados?

Se o documento for digitalizado seguindo as determinações da Lei e do Decreto (mencionados no início do texto) e desde que não se trate de documento identificado como de guarda permanente na Tabela de Temporalidade (caso mais restrito à área pública), então ele pode sim ser eliminado, mantendo-se a versão digital durante o prazo obrigatório definido em legislação.

O tempo de guarda de cada documento deve estar de acordo com o que está descrito na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e na Constituição Federal. Desse modo, temos desde documentos que devem ser guardados por 5, 10, 30 anos e até por um período indeterminado. 

Para evitar multas e problemas com possíveis fiscalizações, a empresa pode digitalizar os seus documentos e utilizar um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para ter acesso às informações com mais agilidade. Se necessário, a empresa pode utilizar uma tabela de temporalidade. Essa ferramenta é muito utilizada na gestão de documentos para esclarecer quanto tempo cada documento deve ser guardado antes do seu descarte.

Como seguir todas as normas ao digitalizar documentos?

Para conseguir uma boa gestão de documentos e colocar as suas informações no ambiente virtual com validade jurídica, é importante seguir todas as leis e decretos que falam diretamente sobre esse tipo de ação. Desde 1989, a Central INF atua no segmento de BPO (Business Process Outsourcing), automatizando processos de negócios, atuando na transformação digital das empresas, realizando gestão documental e tratamento arquivístico e seguindo todos os normativos legais.

Para uma digitalização de documentos com validade legal, a Central INF cuida de todo o processo, desde a preparação até a digitalização, incluindo a indexação de todos os metadados necessários, controle de qualidade, certificação digital e fornecimento de sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED/ECM).

Saiba mais sobre os nossos serviços, acesse: https://centralinf.com.br/

Publicado em

Entenda o que é e como funciona a Digitalização de Documentos

digitalização de documentos

Economize nas operações e mantenha todos os dados da sua empresa seguros e rastreáveis. Confira mais!

A tecnologia vem assumindo funções cada vez mais importantes na nossa sociedade, sendo uma ferramenta de extrema importância para facilitar a nossa vida com as mais amplas funções que tem para disponibilizar.

Entre essas facilidades que a tecnologia nos oferece, uma delas é a digitalização de documentos, recurso fundamental, principalmente para as empresas que armazenam centenas, às vezes até milhares, de arquivos importantes de maneira física, ocupando muito espaço e sendo trabalhoso para encontrar no meio de tanta informação.

Como funciona a digitalização de documentos?

Imagina passar horas em uma sala de arquivos procurando um documento específico sem sucesso, deve ser frustrante, não é mesmo? Mas acredite, essa ainda é uma realidade de muitas empresas por todo Brasil que não possuem esses arquivos digitalizados em seu banco de dados, eles estão guardados em estantes e caixas nada funcionais, colocando em risco a segurança das informações contidas no papel.

A gestão de documentos corporativos através da digitalização é uma estratégia simples e muito eficiente, que permite ter o controle de todo o acervo da empresa de maneira organizada e de fácil localização, economizando tempo e energia na hora de procurar por arquivos específicos.

Todo procedimento de mudança é feito por um sistema que escaneia e converte todo arquivo analógico, ou seja, que está no papel, para o ambiente virtual. É importante ressaltar que existe diferença entre um documento digitalizado e um digital, apesar da semelhança no nome, existem diferenças específicas, confira:

Documento digitalizado: é quando o arquivo, emitido em papel, ganha uma versão digital.

Documento digital: é originado de forma eletrônica, ou seja, ele nunca foi criado em papel, até a sua assinatura é feita on-line.

Ao digitalizar todos os arquivos, a empresa passa a ter um gerenciamento de todos os seus documentos, de maneira segura e otimizada, com todas as informações podendo ser acessadas rapidamente pelos funcionários sempre que for preciso.

Esse processo é realizado em seis etapas: coleta, classificação de arquivos, digitalização de documentos, indexação, consulta e contratação de um software especializado como os da Central Inf.

Por que utilizar a digitalização de documentos?

O processo de digitalização oferece vários benefícios para a empresa e para os funcionários que trabalham com esses documentos todos os dias, como:

Segurança: o acesso aos arquivos só é permitido para pessoas com autorização, monitorando quem acessou ou alterou o arquivo;

Organização dos arquivos: todos os documentos são separados e identificados conforme sua tipologia, por departamento e cliente;

Agilidade: o acesso às informações é organizado, possibilitando uma busca indexada por palavra-chave, facilitando encontrar os arquivos corretos;

Quais são os processos para a digitalização de documentos?

Qualquer documento que a sua empresa considere que possui informações importantes pode ser digitalizado e convertido para um formato eletrônico, tornando-os de fácil compartilhamento através do software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), podendo ser acessado simultaneamente por vários usuários, seja via intranet ou web, sempre com segurança e rastreabilidade.

Mas para isso, o documento passa por algumas etapas, como:

Preparação: todos os arquivos são higienizados, desmetalizados, organizados e acondicionados em ambientes de temperaturas controladas para eliminar a umidade do papel;

Digitalização: os documentos são transformados em imagens digitais através de scanners profissionais de alta velocidade, que possuem recursos tecnológicos de melhoria de imagens;

Indexação: através de índices, metadados e taxonomia, manuais e automáticos, é possível facilitar a localização e recuperação dos documentos;

Controle de Qualidade: Cada documento passa pelo controle de qualidade visual, verificação das imagens e dos índices gerados antes de serem disponibilizados ao cliente.

O que acontece quando um processo é digitalizado?

O processo digital é caracterizado pelo envio de documentos físicos para a nuvem, por meio da digitalização. Desse modo, o documento digitalizado pode ser acessado de qualquer lugar e em qualquer momento.

O meio jurídico é um exemplo de como a transformação digital veio para ficar, trazendo mais agilidade para a nossa rotina. Com a regulamentação da lei nº 11.419/2006, todos os processos civil, penal e trabalhistas devem ser tramitados por meio eletrônico. 

A digitalização dos processos possibilita que os documentos fiquem disponíveis na nuvem, sendo utilizado por qualquer pessoa que tiver acesso à internet e esteja autorizada a acessar as informações. Para maior segurança, o usuário deve informar o seu login e senha, fornecidos pela empresa. 

Ao utilizar essa ferramenta, as empresas ganham mais produtividade, reduzem os custos e o volume de papel utilizado no dia a dia, e ainda, diminuem os riscos de perda de documentos. Além disso, graças às etapas de classificação e indexação, os processos digitais são facilmente encontrados a partir do seu nome ou de alguma palavra-chave. 

Na prática, o documento físico é digitalizado utilizando um scanner e ficam disponíveis na nuvem, sendo acessados por meio de um software de GED. Após a digitalização, o arquivo digital precisa ser organizado e classificado para que ele possa ser facilmente encontrado no banco de dados.

Cada documento tem uma função e faz parte do que chamamos de workflow: uma sequência de ações cronológicas para executar um processo. Ele também é conhecido como fluxo de trabalho, pois uma sequência de ações deve ser mapeada para alcançarmos o resultado esperado. 

O GED automatiza os processos e faz a gestão documental de acordo com o workflow definido.

Como obter o melhor serviço de digitalização de documentos para empresas?

Desde 1989, a Central Inf atua no segmento BPO (Business Process Outsourcing), disponibilizando para todos os clientes um alto padrão de qualidade e tecnologia, com uma equipe altamente treinada e especializada, pronta para atender todas as suas necessidades.

Com soluções expressivas para cada tipo de negócio, entre eles, a segurança e qualidade na digitalização de documentos. Conheça mais sobre este incrível serviço entrando em contato com um de nossos representantes que irá te ajudar a implementar essa solução na sua empresa.

CENTRALINF

Online

Olá, seja bem-vindo(a)!
Me informe seus dados para iniciarmos uma conversa :)