Terceirização de Processos Documentais

Como funciona a Terceirização de Processos Documentais

A CENTRALINF combina tecnologia, automação e expertise humana para estruturar processos documentais completos.

Toda a operação é modelada conforme as regras do cliente, garantindo aderência, padronização e rastreabilidade.

Os fluxos são redesenhados com base em critérios de eficiência, e atividades antes manuais passam a ser tratadas com precisão e velocidade.

A execução pode envolver captura de documentos físicos e digitais, classificação, validação, conferência, extração de dados, integração com sistemas internos, montagem de dossiês, geração de evidências, auditorias internas e destinação correta do acervo.

Fluxo completo da Terceirização de Processos Documentais

1. Antes do processamento

A primeira etapa consiste em entender o ecossistema documental da empresa.

Mapeamos documentos, departamentos, regras internas, sistemas existentes e pontos de melhoria para criar o fluxo ideal.

Esse diagnóstico abrange:

• Levantamento dos processos documentais atuais;
• Identificação de gargalos, retrabalhos e riscos;
• Definição de padrões e metadados;
• Integração com sistemas internos;
• Desenho do workflow documental;
• Preparação para automação e digitalização;
• Definição de SLAs e indicadores de desempenho.

Com isso, construímos uma base sólida para execução eficiente e padronizada.

2. Durante o processamento

A CENTRALINF executa o processo documental com apoio de IA, RPA e workflows inteligentes.

Documentos são recebidos, digitalizados, classificados automaticamente, validados e encaminhados conforme regras do cliente.

Atividades comuns incluem:

• Triagem e classificação documental;
• Conferência de informações e dados críticos;
• Digitalização com certificação digital e validade legal;
• Extração automática de dados;
• Validações fiscais, contratuais ou operacionais;
• Montagem de dossiês completos;
• Indexação inteligente e organização;
• Integração com sistemas internos via APIs ou robôs;
• Geração de relatórios, comprovantes e evidências;
• Aplicação de políticas de retenção e conformidade.
• Esse fluxo reduz o esforço operacional do cliente e elimina erros manuais.

3. Após o processamento

Todos os documentos tratados passam a compor um acervo digital padronizado, rastreável e seguro.

A empresa passa a contar com:

• Repositório organizado por área, processo ou tipo documental;
• Trilhas de auditoria completas;
• Dashboards com produtividade, prazos e pendências;
• Conformidade com legislações e normas aplicáveis;
• Acesso rápido a documentos em auditorias e fiscalizações;
• Governança e segurança de ponta a ponta;
• Histórico preservado para consultas futuras.

O fluxo documental se torna previsível, integrado e transparente.

Documentos atendidos na Terceirização Documental

A CENTRALINF trata uma ampla gama de documentos corporativos, incluindo:

Documentos Administrativos

• Contratos e aditivos;
• Correspondências e registros internos;
• Documentos societários;
• Documentos regulatórios;
• Relatórios operacionais.

Documentos Financeiros e Fiscais

• Notas fiscais;
• Comprovantes e faturas;
• Documentos de pagamento;
• Relatórios contábeis;
• Documentos para auditorias.

Documentos de RH/DP

• Admissões, movimentações e desligamentos;
• Dossiês de colaboradores;
• ASOs e dossiês médicos;
• Documentos de folha de pagamento e controle de frequência.

Documentos Operacionais

• Dossiês de processos;
• Relatórios de campo;
• Documentos de clientes e fornecedores;
• Evidências operacionais.

Documentos de Compliance

• Evidências normativas;
• Certificações e laudos;
• Documentos legais ou regulatórios.

Tecnologias que impulsionam a Terceirização Documental

Inteligência Artificial (IA)

• Classificação automática;
• Leitura e interpretação de documentos;
• Extração de dados estruturados;
• Análise de inconsistências.

Automação Robótica (RPA)

• Input de dados em sistemas;
• Validações automatizadas;
• Conferência de informações;
• Rotinas administrativas repetitivas.

Workflows Inteligentes

Definição de regras e etapas documentais;

Distribuição de tarefas;

Controle de prazos e pendências;

Aprovação digital.

Integrações com Sistemas

• ERP, CRM, financeiro, RH, jurídico, saúde, fiscal;
• Sistemas legados;
• Plataformas ECM/GED;
• APIs e conectores personalizados.

Benefícios da Terceirização de Processos Documentais

A terceirização documental da CENTRALINF entrega ganhos diretos:

• Forte redução de custos operacionais;
• Aumento da produtividade;
• Eliminação de falhas e retrabalhos;
• Organização e padronização completa do acervo;
• Segurança jurídica e conformidade regulatória;
• Integração contínua com sistemas do cliente;
• Maior agilidade em auditorias e fiscalizações;
• Escalabilidade imediata da operação;
• Maior controle e rastreabilidade;
• Foco ampliado no core business da empresa.

Por que escolher a CENTRALINF

A CENTRALINF combina mais de 35 anos de experiência em gestão documental com tecnologia própria, automação inteligente, equipe especializada e processos totalmente auditáveis.

Nossas operações são escaláveis, seguras e adaptadas às necessidades de cada cliente.

Oferecemos:

• Tecnologia própria com IA, RPA, Workflow e ECM/GED;
• Processos padronizados e rastreáveis;
• Conformidade total com LGPD e normas regulatórias;
• Redução de custos e aumento de escala;
• Integração plena com sistemas corporativos;
• Operação de alta capacidade e segurança.