Terceirização de Gestão de Documentos

Uma solução completa para o ciclo de vida documental

A CENTRALINF executa todas as etapas da gestão, desde a captação até a destinação final, garantindo integridade, rastreabilidade e valor probatório. Inclui:

• Organização de acervos físicos e digitais;
• Digitalização com validade jurídica conforme Decreto 10.278/2020;
• Aplicação de planos de classificação;
• Definição de tabelas de temporalidade;
• Criação de dossiês completos;
• Automação de fluxos documentais;
• Atendimento a auditorias e fiscalizações;
• Gestão de documentos correntes, intermediários e permanentes;
• Eliminação documental quando permitida e autorizada.

Cada documento passa a ter um caminho definido, seguro e auditável, fortalecendo a governança institucional.

Digitalização, organização e governança documental

A digitalização profissional com valor legal permite transformar acervos físicos em dossiês digitais modernos, acessíveis e seguros.

A CENTRALINF utiliza padrões técnicos que garantem autenticidade, integridade e validade jurídica, permitindo eliminar documentos físicos. Além disso:

• Organizamos o acervo com metodologia arquivística;
• Classificamos documentos por função, atividade e assunto;
• Indexamos conteúdos para busca rápida;
• Criamos estruturas documentais adequadas à realidade de cada setor;
• Aplicamos controles rígidos de acesso e trilhas de auditoria.

Documentos deixam de ser um problema operacional e passam a ser ativos organizacionais de alto valor.

Tecnologia como protagonista na gestão de documentos

A CENTRALINF integra tecnologias avançadas que tornam o processo documental mais ágil, seguro e escalável.

ECM e GED

Repositórios digitais que centralizam arquivos com:

• Metadados estruturados;
• Versionamento;
• Rastreabilidade;
• Controles rígidos de acesso.

Inteligência Artificial

• Classificação inteligente automática;
• Extração de dados;
• Identificação de padrões;
• Detecção de inconsistências.

RPA – Automação Robótica

• Execução de rotinas repetitivas;
• Conferência de documentos;
• Integração entre sistemas;
• Atualizações automáticas.

Workflows Inteligentes

• Regras de aprovação;
• Prazos e responsabilidades claras;
• Notificações;
• Trilhas de auditoria.

A tecnologia amplia eficiência, reduz falhas e permite uma operação documental altamente controlada.

Conformidade com normas arquivísticas e legislações

A CENTRALINF garante aderência total às legislações que impactam diretamente a gestão documental:

• Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos);
• Lei nº 12.682/2012 (digitalização e arquivamento digital);
• Decreto 10.278/2020 (digitalização com valor legal);
• Lei 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação);
• Lei nº 13.709/2018 (LGPD);
• Resoluções do CONARQ;
• Normas técnicas setoriais e boas práticas arquivísticas.

Nossa operação também contempla Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade, definição de arquivos corrente, intermediário e permanente e destinação documental conforme normas arquivísticas — especialmente relevante para empresas públicas e reguladas.

Aplicações da Terceirização de Gestão de Documentos

A CENTRALINF atende empresas privadas e instituições públicas de todos os portes. Conjuntos documentais tratados incluem:

• Contratos e dossiês administrativos;
• Documentos fiscais, financeiros e contábeis;
• Prontuários e dossiês de colaboradores;
• Dossiês de clientes e fornecedores;
• Documentos jurídicos e societários;
• Documentos regulatórios e de compliance;
• Documentos digitais e processos eletrônicos;
• Acervos históricos e permanentes;
• Prontuários médicos e documentos de saúde.

A solução se adapta a qualquer área que necessite organização, segurança e eficiência.

Benefícios estratégicos da Terceirização de Gestão de Documentos CENTRALINF

• Redução significativa de custos operacionais;
• Acesso rápido e seguro a documentos;
• Maior produtividade das equipes;
• Total conformidade com legislações e normas;
• Agilidade para atender auditorias e fiscalizações;
• Automação de processos e eliminação de retrabalhos;
• Diminuição de riscos jurídicos e regulatórios;
• Preservação do conhecimento institucional;
• Eliminação de grande parte da estrutura interna dedicada à gestão documental;
• Operação documental escalável e previsível.

A empresa passa a operar com eficiência, governança e tranquilidade.

Por que escolher a CENTRALINF

A CENTRALINF é especialista em gestão documental há mais de 35 anos. Nosso diferencial combina:

• Tecnologia própria com IA, RPA, Workflows, GED/ECM;
• Equipe composta por Arquivistas, analistas e especialistas;
• Conformidade total com legislação arquivística, trabalhista e LGPD;
• Digitalização certificada com valor legal;
• Operações robustas, seguras e escaláveis;
• Consultoria técnica e personalização de processos;
• Infraestrutura completa para grandes acervos;
• Atendimento a empresas privadas e órgãos públicos.

Somos a parceira ideal para quem busca delegar a gestão documental a especialistas.