Serviço de Gestão de Documentos

Atuação completa em todo o ciclo de vida documental

A CENTRALINF executa a gestão documental de forma integrada, cobrindo todas as fases do documento, desde sua produção ou recebimento até sua destinação final. O serviço contempla, entre outras atividades:

• Diagnóstico do acervo físico e digital;
• Organização arquivística e padronização documental;
• Aplicação de planos de classificação;
• Definição e aplicação de tabelas de temporalidade;
• Digitalização com validade jurídica conforme o Decreto nº 10.278/2020;
• Indexação e aplicação de metadados;
• Criação e gestão de dossiês digitais;
• Automação de fluxos documentais;
• Guarda, preservação e descarte autorizado;
• Suporte completo a auditorias e fiscalizações.

Cada etapa é executada com rastreabilidade, controle e total conformidade legal.

Organização e estruturação do acervo documental

A organização documental é o ponto de partida para qualquer operação eficiente. A CENTRALINF estrutura acervos físicos e digitais com critérios técnicos, garantindo padronização, acessibilidade e segurança da informação.

Os documentos passam a ser organizados por função, área, processo e tipologia, atendendo diferentes naturezas documentais, como:

• Documentos administrativos e operacionais;
• Contratos e documentos jurídicos;
• Documentos fiscais, contábeis e financeiros;
• Documentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal;
• Prontuários e documentos da área da saúde;
• Documentos técnicos, operacionais e regulatórios;
• Acervos históricos e permanentes.

Essa estrutura reduz drasticamente perdas, retrabalhos e tempo de busca, tornando a informação acessível e confiável.

Digitalização certificada e gestão digital

A CENTRALINF realiza digitalização profissional com validade jurídica, seguindo rigorosamente a Lei nº 12.682/2012 e o Decreto nº 10.278/2020.

Os documentos digitalizados passam a integrar um ambiente digital seguro, indexado e auditável, permitindo acesso rápido e controlado à informação.

Quando permitido pela legislação e pelas normas arquivísticas, documentos físicos que não possuem guarda permanente podem ser eliminados de forma segura, reduzindo custos com espaço físico e aumentando a eficiência operacional.

Tecnologia aplicada aos serviços de gestão documental

O Serviço de Gestão de Documentos da CENTRALINF é sustentado por tecnologia própria e soluções avançadas, que garantem eficiência, escalabilidade e governança. A operação integra:

GED, ECM e SIGAD

Ambientes digitais para controle, versionamento, segurança e rastreabilidade do acervo documental.

Inteligência Artificial

Aplicada à classificação automática, extração de dados, identificação de padrões e organização inteligente de grandes volumes documentais.

Automação Robótica (RPA)

Execução de rotinas repetitivas, integração entre sistemas, conferência automática de documentos e atualização de bases internas.

Workflows Documentais

Tramitação eletrônica, validação, controle de prazos e trilhas completas de auditoria.

A tecnologia transforma a gestão documental em um processo ágil, seguro e contínuo.

Conformidade legal e governança documental

A CENTRALINF garante que o serviço esteja alinhado às principais legislações e normas aplicáveis à gestão documental, incluindo:

• Lei nº 8.159/1991 – Política Nacional de Arquivos;
• Lei nº 12.682/2012;
• Decreto nº 10.278/2020;
• Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
• Normas e diretrizes do CONARQ;
• Boas práticas arquivísticas e setoriais.

São aplicados rigorosamente os conceitos de arquivo corrente, intermediário e permanente, bem como processos formais de destinação documental.

Quem pode contratar o Serviço de Gestão de Documentos

O serviço da CENTRALINF atende empresas privadas e instituições públicas de todos os portes e segmentos, incluindo:

• Indústrias e varejo;
• Instituições financeiras e seguradoras;
• Hospitais, clínicas e operadoras de saúde;
• Escritórios jurídicos e contábeis;
• Empresas de serviços;
• Órgãos públicos e entidades governamentais;
• Universidades e instituições de ensino;
• Ambientes regulados e críticos.

Cada projeto é estruturado de forma personalizada, respeitando a realidade operacional e regulatória do cliente.

Benefícios do Serviço de Gestão de Documentos CENTRALINF

• Organização completa do acervo físico e digital;
• Acesso rápido, seguro e controlado à informação;
• Redução de custos operacionais e de armazenagem;
• Aumento da produtividade das equipes;
• Automação de processos documentais;
• Conformidade legal e regulatória;
• Segurança da informação;
• Agilidade em auditorias e fiscalizações;
• Preservação da memória institucional;
• Governança documental contínua.

Por que escolher a CENTRALINF

A CENTRALINF atua há mais de 35 anos exclusivamente com gestão documental, reunindo experiência, tecnologia e processos maduros. Nossos diferenciais incluem:

• Equipe especializada em gestão arquivística e documental;
• Tecnologia própria com IA, RPA, GED, ECM e workflows;
• Digitalização com validade jurídica;
• Alto nível de segurança e conformidade;
• Operação escalável e auditável;
• Projetos sob medida;
• Atendimento a empresas privadas e órgãos públicos.