Serviço de Digitalização de Documentos

Digitalização com validade legal e conformidade normativa

O serviço de digitalização da CENTRALINF é executado em total conformidade com a legislação brasileira, assegurando autenticidade, integridade e confiabilidade dos documentos digitalizados.

O processo está alinhado a:

• Lei nº 12.682/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios digitais;
• Decreto nº 10.278/2020, que define os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, permitindo que os documentos digitalizados substituam os originais físicos, quando aplicável.

São adotados critérios técnicos rigorosos, como fidelidade ao documento original, controle de qualidade, preservação de metadados e rastreabilidade completa do processo.

Certificação digital e segurança jurídica

Para garantir segurança jurídica, o serviço de digitalização da CENTRALINF pode incluir mecanismos de certificação e autenticação dos documentos digitalizados.

O serviço contempla, quando necessário:

• Assinatura digital com certificado ICP-Brasil;
• Aplicação de carimbo do tempo;
• Controle de integridade dos arquivos digitais;
• Trilhas completas de auditoria;
• Vinculação entre documento, imagem e metadados.

Esses recursos asseguram validade jurídica e confiabilidade do acervo digital.

Atendimento a diferentes tipos, formatos e tamanhos de documentos

A CENTRALINF presta serviço de digitalização para documentos de diversos tipos, formatos e dimensões, atendendo desde pequenos volumes até grandes massas documentais.

Digitalizamos:

• Documentos administrativos e operacionais;
• Contratos e documentos jurídicos;
• Documentos contábeis, fiscais e financeiros;
• Documentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal;
• Prontuários médicos e documentos de saúde;
• Processos administrativos e governamentais;
• Documentos técnicos, históricos e permanentes.

Digitalização de documentos de grande formato

O serviço contempla documentos acima do padrão A4, tais como A0, A1, A2 e A3:

• Plantas e projetos técnicos;
• Desenhos de engenharia e arquitetura;
• Mapas, cartas e croquis;
• Documentos em rolo e formatos especiais.

A digitalização preserva escala, detalhes e legibilidade, atendendo exigências técnicas e legais.

Serviço estruturado para diferentes volumes de acervo

O serviço de digitalização da CENTRALINF é escalável e adaptável a diferentes cenários.

Os projetos são estruturados considerando:

• Volume total do acervo;
• Diversidade de formatos e tamanhos;
• Estado físico dos documentos;
• Requisitos legais e arquivísticos;
• Necessidade de indexação e recuperação da informação;
• Prazos e criticidade operacional.

Essa abordagem garante previsibilidade, qualidade e segurança em todas as etapas.

Indexação, metadados e organização da informação

A digitalização realizada pela CENTRALINF vai além da captura da imagem. Os documentos são organizados para garantir acesso rápido, preciso e confiável.

O serviço inclui:

• Definição de critérios de indexação;
• Aplicação de metadados arquivísticos;
• Organização por dossiês, processos e áreas;
• Padronização de nomenclatura;
• Estruturação para busca e recuperação da informação.

O resultado é um acervo digital funcional, organizado e auditável.

Tecnologia aplicada ao serviço de digitalização

A CENTRALINF utiliza tecnologia própria e soluções avançadas para garantir eficiência, qualidade e segurança.

GED, ECM e SIGAD

• Plataformas para armazenamento seguro, controle de versões, rastreabilidade e preservação dos documentos digitalizados.

Inteligência Artificial

• Classificação automática de documentos;
• Extração de dados;
• Reconhecimento de padrões;
• Apoio à organização de grandes volumes documentais.

Automação Robótica (RPA)

• Captura automática de documentos;
• Integração com sistemas corporativos e governamentais;
• Atualização de bases documentais;
• Redução de tarefas manuais repetitivas.

Workflows Digitais

• Validação e aprovação de documentos;
• Controle de prazos;
• Trilhas de auditoria;
• Integração com processos administrativos.

Segurança da informação em todas as etapas

O serviço de digitalização da CENTRALINF adota rigorosos padrões de segurança da informação desde o recebimento do acervo físico até o armazenamento digital.

Inclui:

• Controle de acesso por perfil;
• Ambientes segregados;
• Criptografia de dados;
• Trilhas de auditoria;
• Conformidade com a LGPD;
• Preservação da confidencialidade e integridade da informação.

Quem pode contratar o Serviço de Digitalização de Documentos

A CENTRALINF atende empresas e instituições públicas de todos os portes e segmentos, incluindo:

• Empresas privadas e grupos corporativos;
• Indústrias e varejo;
• Bancos e instituições financeiras;
• Hospitais, clínicas e operadoras de saúde;
• Escritórios jurídicos e contábeis;
• Órgãos públicos e entidades governamentais;
• Instituições com acervos históricos e permanentes.

Cada projeto é personalizado conforme o contexto e a legislação aplicável.

Benefícios do Serviço de Digitalização de Documentos CENTRALINF

• Documentos digitais com validade legal;
• Redução significativa do acervo físico;
• Acesso rápido e remoto à informação;
• Maior segurança e controle;
• Conformidade legal e arquivística;
• Eficiência operacional;
• Agilidade em auditorias e fiscalizações;
• Preservação da memória institucional;
• Escalabilidade para crescimento do negócio;
• Transformação da informação em ativo estratégico.

Por que escolher a CENTRALINF

A CENTRALINF é referência na prestação de serviços de digitalização de documentos, unindo experiência, tecnologia e rigor técnico.

Nossos diferenciais:

• Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
• Infraestrutura especializada para grandes volumes;
• Equipe técnica qualificada e multidisciplinar;
• Tecnologia própria com IA, RPA, GED, ECM e SIGAD;
• Digitalização com valor jurídico;
• Atendimento a documentos de grande formato;
• Projetos sob medida;
• Operação segura, auditável e escalável.