Gestão de Documentos Públicos

Como funciona a Gestão de Documentos Públicos da CENTRALINF

A solução abrange todas as etapas do ciclo de vida documental, desde sua produção/recebimento até a destinação final.

Aplicamos metodologias arquivísticas consolidadas, tecnologia avançada e automação para garantir integridade, autenticidade, acessibilidade e preservação a longo prazo.

O processo engloba:

1. Diagnóstico, classificação e organização arquivística

Mapeamos os acervos físicos e digitais do órgão, identificando séries, fundos, documentos finalísticos e documentos de atividades-meio.

Aplicamos imediatamente os instrumentos arquivísticos obrigatórios:

• Plano de Classificação de Documentos (PCD);
• Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD);
• Classificação por função, atividade e tipologia documental;
• Definição de acervos corrente, intermediário e permanente;
• Avaliação documental conforme legislação pública.

Essa etapa cria a base técnica necessária para uma gestão documental pública correta e auditável.

2. Digitalização com validade jurídica e estruturação técnica

A digitalização segue rigorosamente a Lei 12.682/2012 e o Decreto Federal nº 10.278/2020, utilizando padrões que garantem autenticidade, integridade e valor probatório.

Inclui:

• Certificação digital;
• Aplicação de metadados arquivísticos (e-ARQ Brasil);
• Higienização e preparação do acervo;
• Digitalização de processos, contratos, prontuários, relatórios, documentos contábeis, fiscalizatórios ou administrativos;
• Formação de dossiês públicos digitais;
• Indexação por código de classificação, temporalidade e assunto.

Após digitalizados, os documentos passam a compor um acervo eletrônico completo, disponível para tramitação, workflows e pesquisas rápidas.

3. Automação, workflows públicos e integração com sistemas

A CENTRALINF utiliza tecnologias avançadas para agilizar, padronizar e monitorar o fluxo documental:

• Workflows Públicos
  • Abertura e tramitação de processos eletrônicos;
  • Coleta de assinaturas digitais;
  • Redistribuição automática entre setores;
  • Controle de prazos internos e externos;
  • Aprovação por comissões, procuradorias e chefias;
  • Trilhas de auditoria completas.
• Inteligência Artificial (IA)
  • Classificação automática conforme PCD;
  • Extração de dados relevantes;
  • Identificação de duplicidades;
  • Recomposição de dossiês finalísticos.
• Automação Robótica (RPA)
  • Conferências periódicas;
  • Atualizações automáticas em sistemas públicos;
  • Integração com SEI;
  • Alimentação de SIGAD e sistemas legados;
  • Criação rápida de processos e indexações.
• Integração com sistemas públicos
  • SEI (Sistema Eletrônico de Informações);
  • SIGAD;
  • Protocolos institucionais;
  • ECM/GED institucional;
  • Sistemas de Saúde, Educação, Fazenda, RH e Assistência;
  • Portais de Transparência e Ouvidoria.

A gestão documental pública torna-se digital, automatizada, integrada e altamente eficiente.

4. Arquivamento, preservação e destinação documental

Após processamento e tratamento, os documentos passam a integrar seu destino correto:

• Arquivo Corrente: uso frequente e tramitação interna
• Arquivo Intermediário: guarda temporária até prazos de expurgo ou recolhimento
• Arquivo Permanente: preservação definitiva de documentos administrativos, jurídicos, históricos ou culturais

A destinação segue rigorosamente normas do CONARQ, Arquivos Públicos e Tabela de Temporalidade. Também realizamos eliminação documental com:

• Autorização formal das comissões de avaliação;
• Publicação em diário oficial;
• Geração de Termo de Eliminação;
• Respectiva guarda de registros de descarte.

Todo o processo é documentado, auditável e seguro.

Documentos públicos atendidos

A CENTRALINF trata todos os tipos de documentos administrativos e finalísticos, incluindo:

• Processos administrativos e disciplinares;
• Documentos de RH e prontuários funcionais;
• Documentos de saúde pública (SUS, prontuários e dossiês);
• Contratos, convênios, licitações e compras;
• Documentos contábeis e financeiros;
• Portarias, decretos, atos normativos;
• Documentos escolares, universitários e acadêmicos;
• Projetos, laudos, relatórios, inspeções e pareceres;
• Comunicações oficiais, ofícios e memorandos;
• Documentos de secretarias finalísticas (segurança, mobilidade, obras, assistência, cultura etc.).

A gestão passa a ser sistemática, segura e com governança.

Benefícios da Gestão de Documentos Públicos CENTRALINF

• Conformidade total com legislação arquivística e normativa;
• Digitalização com validade jurídica;
• Maior transparência institucional;
• Agilidade no atendimento à LAI e demandas externas;
• Processos públicos mais rápidos e automatizados;
• Redução de custos de guarda física;
• Organização e preservação da memória institucional;
• Segurança da informação e controle de acesso;
• Rastreabilidade completa de documentos e tramitações;
• Suporte robusto a auditorias (TCU, CGU, TCE, CGMs).

A solução fortalece a governança, a legalidade e a eficiência da administração pública.

Por que escolher a CENTRALINF

A CENTRALINF é especialista em gestão documental pública, com mais de 35 anos de experiência em órgãos governamentais de diferentes esferas.

Nossos diferenciais:

• Equipe de Arquivistas e especialistas em gestão pública;
• Tecnologia própria com IA, RPA, Workflows, SIGAD, ECM e GED;
• Conformidade com CONARQ, e-ARQ Brasil, Decreto 10.278/2020, Lei 8.159/1991 e LGPD;
• Operação segura, auditável e escalável;
• Domínio de acervos complexos e de grande volume;
• Consultoria técnica e acompanhamento permanente;
• Integração plena com SEI, SIGAD e sistemas institucionais.

Entregamos organização, eficiência, segurança e transparência documental para instituições públicas de qualquer porte.