Gestão de Documentos do Departamento Pessoal

Administração completa do ciclo de vida dos documentos trabalhistas

A CENTRALINF atua em todas as etapas do ciclo documental do Departamento Pessoal, desde a admissão do colaborador até o encerramento do vínculo e a guarda legal dos documentos.

O serviço contempla:

• Diagnóstico do acervo físico e digital do DP;
• Organização arquivística e padronização;
• Classificação por tipo documental e fase do vínculo;
• Aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade;
• Digitalização com validade jurídica conforme Decreto 10.278/2020;
• Indexação e enriquecimento com metadados;
• Criação de dossiês digitais de colaboradores;
• Automação de fluxos documentais;
• Guarda segura e controle de acesso;
• Destinação documental conforme prazos legais.

Cada documento passa a ter um ciclo definido, rastreável e juridicamente seguro.

Organização dos documentos do Departamento Pessoal

A CENTRALINF estrutura a documentação do DP considerando as exigências legais e operacionais da empresa.

Trabalhamos com:

• Documentos admissionais;
• Contratos de trabalho e aditivos;
• Fichas de registro de empregados;
• Documentos de folha de pagamento;
• Registros de jornada, férias e afastamentos;
• Documentos de benefícios;
• Comunicações trabalhistas;
• Documentos de desligamento;
• Acervos históricos de colaboradores.

Essa organização garante acesso rápido às informações e reduz riscos trabalhistas.

Digitalização com validade jurídica aplicada ao Departamento Pessoal

A CENTRALINF realiza digitalização profissional conforme a Lei 12.682/2012 e o Decreto 10.278/2020, assegurando autenticidade, integridade e valor jurídico aos documentos trabalhistas digitalizados.

A digitalização possibilita:

• Redução do acervo físico;
• Acesso remoto e seguro aos documentos;
• Maior controle e rastreabilidade;
• Agilidade no atendimento a fiscalizações e auditorias;
• Preservação adequada da documentação obrigatória.

Quando permitido, documentos físicos podem ser eliminados de forma segura e autorizada.

Tecnologia aplicada à gestão de documentos do DP

A CENTRALINF utiliza tecnologia própria e soluções avançadas para tornar a gestão documental do Departamento Pessoal mais eficiente e confiável.

GED, ECM e SIGAD

• Ambientes digitais para armazenamento seguro, versionamento, controle de acesso e rastreabilidade dos documentos trabalhistas.
• Inteligência Artificial
• Classificação automática de documentos;
• Extração de dados;
• Organização inteligente de dossiês funcionais;
• Busca avançada por conteúdo.

Automação Robótica (RPA)

• Captura automática de documentos;
• Integração com sistemas de folha de pagamento;
• Conferência e validação de informações;
• Atualização automática de bases internas.

Workflows Documentais

• Validação e aprovação de documentos;
• Controle de prazos e obrigações;
• Tramitação eletrônica entre áreas;
• Trilhas completas de auditoria.

A tecnologia reduz retrabalho e aumenta a confiabilidade dos processos.

Conformidade legal e segurança da informação

A Gestão de Documentos do Departamento Pessoal da CENTRALINF é estruturada para atender rigorosamente às exigências legais.

• Atendemos, entre outros requisitos:
• Legislação trabalhista e previdenciária;
• Normas do eSocial;
• LGPD – proteção de dados pessoais sensíveis;
• Normas arquivísticas aplicáveis;
• Exigências de auditorias internas e externas;
• Fiscalizações do Ministério do Trabalho.

São aplicados controles de acesso, segregação de perfis e trilhas de auditoria completas.

Benefícios da Gestão de Documentos do Departamento Pessoal CENTRALINF

• Organização completa da documentação trabalhista;
• Acesso rápido e seguro às informações;
• Redução de riscos e passivos trabalhistas;
• Conformidade com legislação e LGPD;
• Maior eficiência das equipes de DP;
• Automação de processos documentais;
• Agilidade em auditorias e fiscalizações;
• Redução de custos com armazenagem;
• Preservação da memória funcional da empresa.

A gestão documental passa a apoiar diretamente a segurança jurídica da organização.

Por que escolher a CENTRALINF

A CENTRALINF possui ampla experiência em gestão documental para áreas trabalhistas, Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Nossos diferenciais:

• Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
• Equipe especializada e multidisciplinar;
• Tecnologia própria com IA, RPA, GED, ECM e workflows;
• Digitalização com valor jurídico;
• Conformidade legal e arquivística;
• Projetos personalizados;
• Operação segura, auditável e escalável.

Somos parceiros estratégicos na organização da documentação trabalhista.