Gestão de Documentos Administrativos

Como funciona a gestão dos documentos administrativos

A CENTRALINF atua de forma completa em todas as etapas do ciclo documental administrativo, garantindo organização, padronização e controle absoluto.

Começamos pela estruturação do acervo físico e digital:

• Organização e limpeza de arquivos;
• Classificação padronizada por séries e tipos administrativos;
• Digitalização com valor legal conforme Decreto 10.278/2020;
• Indexação e aplicação de metadados;
• Criação de dossiês administrativos por área, processo e temática.

Em seguida, os documentos passam a trafegar em workflows automatizados, com etapas claras de conferência, aprovação, registro, guarda, versionamento e destinação.

O objetivo é eliminar falhas e acelerar processos internos.

O fluxo completo de gestão envolve:

Antes da tramitação

• Organização e padronização do acervo;
• Digitalização de documentos administrativos;
• Aplicação de metadados e códigos dominiais;
• Montagem de dossiês de RH, compras, fiscal, fornecedores, contratos, patrimônio etc.;
• Classificação inteligente via IA.

Durante a tramitação

• Captura automática de documentos enviados por áreas internas ou fornecedores;
• Classificação por IA conforme regras administrativas;
• Análise documental e conferências automatizadas;
• Workflows de aprovação e validação;
• Extração de informações críticas para sistemas administrativos;
• Atualização de status por setor responsável.

Após a tramitação

• Arquivamento conforme tabela de temporalidade administrativa;
• Eliminação segura de documentos quando permitido;
• Preservação digital com trilhas de auditoria;
• Relatórios gerenciais e indicadores de compliance;
• Suporte imediato a auditorias internas e externas.

Com isso, o setor administrativo ganha controle e previsibilidade.

Tecnologias aplicadas à gestão documental administrativa

A CENTRALINF integra diversas tecnologias para elevar a eficiência e eliminar tarefas repetitivas:

Inteligência Artificial (IA)

A IA interpreta documentos, identifica padrões administrativos e automatiza tarefas como:

• Classificação;
• Extração de informações;
• Reconhecimento de datas, valores e responsáveis;
• Montagem automática de dossiês;
• Busca avançada.

O resultado é mais precisão e velocidade no uso da informação.

RPA – Automação Robótica

Robôs executam atividades operacionais que consomem tempo das equipes:

• Consultas em sistemas internos;
• Atualização de dados;
• Criação automática de registros;
• Comparação entre documentos e sistemas;
• Integração entre plataformas administrativas;
• Conferências periódicas.

Isso reduz erros e libera tempo para atividades estratégicas.

Workflows Administrativos Inteligentes

Etapas administrativas passam a ser automatizadas:

• Distribuição por área responsável;
• Aprovações digitais;
• Alertas e controle de prazos;
• Trilhas completas de auditoria;
• Rotinas padronizadas entre unidades.

Os processos se tornam mais rápidos, consistentes e auditáveis.

Integração com sistemas administrativos

A gestão documental se integra com:

• ERP;
• Financeiro, fiscal e contábil;
• Compras e suprimentos;
• RH e DP;
• Patrimônio / frota / facilities;
• Sistemas de contratos e fornecedores;
• ECM / GED;
• APIs e sistemas legados.

Isso evita retrabalhos e cria uma cadeia administrativa contínua.

GED e ECM Administrativos

Um ambiente digital completo com:

• Versionamento;
• Controle de acesso por perfis;
• Auditoria completa;
• Metadados administrativos;
• Governança e temporalidade;
• Armazenamento seguro;
• Busca facilitada.

É a base para operações administrativas modernas e conectadas.

Documentos administrativos atendidos

A CENTRALINF gerencia qualquer tipo de documentação administrativa, como:

• Contratos administrativos;
• Dossiês de colaboradores;
• Documentos fiscais e contábeis;
• Documentos de suprimentos e compras;
• Notas fiscais e comprovantes;
• Documentos de patrimônio e inventário;
• Registros de manutenção e facilities;
• Solicitações internas e formulários;
• Documentos operacionais;
• Dossiês de fornecedores;
• Processos administrativos diversos.

Qualquer setor administrativo pode ser atendido.

Benefícios diretos da Gestão de Documentos Administrativos CENTRALINF

• Organização total do acervo;
• Processos administrativos mais rápidos e eficientes;
• Padronização de fluxos e documentos;
• Eliminação de atividades manuais;
• Redução de retrabalho;
• Acesso rápido à informação;
• Aumento da produtividade;
• Conformidade com normas, políticas internas e LGPD;
• Melhor desempenho em auditorias;
• Segurança da informação reforçada;
• Integração plena com sistemas corporativos;
• Rastreabilidade e governança documental.

A operação administrativa se torna moderna, inteligente e totalmente confiável.

Por que escolher a CENTRALINF

• Mais de 35 anos de experiência;
• Tecnologia própria com IA, RPA, Workflows e GED/ECM;
• Equipe especializada em gestão documental;
• Alto nível de segurança e conformidade;
• Integração com sistemas internos;
• Operação escalável para grandes volumes;
• Consultoria completa e acompanhamento contínuo.

A CENTRALINF entrega governança, eficiência e tranquilidade operacional.