Gestão de Acervo Documental

Administração completa do ciclo de vida do acervo documental

A CENTRALINF atua em todas as etapas do ciclo de vida dos documentos que compõem o acervo, desde a produção ou recebimento até a guarda permanente ou destinação final.

O serviço contempla:

• Diagnóstico completo do acervo físico e digital;
• Organização arquivística e padronização;
• Classificação por tipo documental, área e processo;
• Aplicação de planos de classificação;
• Definição e aplicação de tabelas de temporalidade;
• Gestão de arquivos corrente, intermediário e permanente;
• Controle de movimentação e acesso;
• Preservação e acondicionamento adequado;
• Destinação documental conforme prazos legais.

Cada documento passa a ter um ciclo definido, rastreável e seguro.

Organização técnica e preservação do acervo documental

A CENTRALINF aplica critérios arquivísticos reconhecidos para garantir a preservação física e digital do acervo ao longo do tempo.

Atuamos na organização de:

• Documentos administrativos e operacionais;
• Contratos e documentos jurídicos;
• Documentos contábeis, financeiros e fiscais;
• Documentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal;
• Prontuários médicos e documentos de saúde;
• Documentos técnicos e regulatórios;
• Acervos permanentes e históricos.

São aplicadas técnicas adequadas de acondicionamento, higienização e controle ambiental para reduzir riscos de deterioração e perdas.

Controle, rastreabilidade e acesso à informação

A gestão eficiente do acervo documental exige controle rigoroso sobre a localização e o acesso aos documentos. A CENTRALINF implementa processos que asseguram rastreabilidade completa do acervo. Inclui:

• Inventário e atualização contínua do acervo;
• Controle de empréstimos e movimentações;
• Identificação e rotulagem padronizada;
• Definição de perfis de acesso;
• Registros de consulta e uso;
• Trilhas de auditoria para fiscalizações.

Esses controles garantem acesso rápido, seguro e confiável às informações.

Integração com digitalização e acervos digitais

A Gestão de Acervo Documental da CENTRALINF pode ser integrada a projetos de digitalização e gestão digital, permitindo uma abordagem híbrida e gradual.

A integração possibilita:

• Digitalização com validade jurídica conforme Decreto 10.278/2020;
• Criação de acervos digitais organizados;
• Redução progressiva do acervo físico;
• Eliminação segura de documentos quando autorizada;
• Preservação de documentos de guarda permanente.

Essa estratégia garante modernização sem perda de controle ou segurança.

Conformidade legal e arquivística

A CENTRALINF garante que a gestão do acervo documental esteja alinhada às legislações e normas aplicáveis, incluindo:

• Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos);
• Normas e resoluções do CONARQ;
• Legislações setoriais específicas;
• Exigências de auditorias internas e externas;
• Requisitos de órgãos de controle e fiscalização.

A aplicação correta de planos de classificação e tabelas de temporalidade assegura segurança jurídica e administrativa.

Quem pode contratar a Gestão de Acervo Documental

Os serviços da CENTRALINF atendem organizações públicas e privadas que mantêm acervos documentais relevantes, incluindo:

• Empresas de todos os segmentos;
• Indústrias e varejo;
• Hospitais, clínicas e operadoras de saúde;
• Escritórios jurídicos e contábeis;
• Bancos e instituições financeiras;
• Órgãos públicos e entidades governamentais;
• Instituições com acervos históricos e permanentes.

Cada projeto é desenhado conforme a realidade e as necessidades do cliente.

Benefícios da Gestão de Acervo Documental CENTRALINF

• Organização completa do acervo documental;
• Preservação adequada dos documentos;
• Acesso rápido e seguro à informação;
• Redução de extravios e perdas;
• Conformidade legal e arquivística;
• Maior eficiência operacional;
• Redução de custos com armazenagem;
• Apoio a auditorias e fiscalizações;
• Integração com soluções digitais;
• Preservação da memória institucional.

A gestão do acervo passa a ser um processo estruturado e controlado.

Por que escolher a CENTRALINF

A CENTRALINF possui ampla experiência em gestão de acervos documentais, aliando conhecimento técnico, metodologia e tecnologia.

Nossos diferenciais:

• Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
• Equipe especializada, incluindo arquivistas;
• Aplicação rigorosa de normas arquivísticas;
• Projetos personalizados;
• Operação segura e auditável;
• Integração com soluções digitais;
• Atendimento a empresas privadas e órgãos públicos.

Somos parceiros estratégicos na organização e preservação da informação.