Digitalização de Prontuários

Digitalização com validade legal e conformidade normativa

A CENTRALINF realiza a digitalização dos prontuários de funcionários em conformidade com a legislação brasileira, assegurando autenticidade, integridade e confiabilidade jurídica dos documentos digitais. O processo está alinhado a:

• Lei nº 12.682/2012, que trata da elaboração e arquivamento de documentos em meios digitais;
• Decreto nº 10.278/2020, que estabelece os requisitos técnicos para digitalização de documentos públicos e privados, permitindo que os documentos digitalizados substituam os originais físicos, quando aplicável.

A digitalização segue critérios técnicos rigorosos, garantindo fidelidade ao documento original, preservação do conteúdo, metadados estruturados e rastreabilidade completa do processo.

Prontuário digital integrado de RH, DP e Saúde Ocupacional

A digitalização de prontuários da CENTRALINF contempla, de forma integrada, documentos administrativos, trabalhistas e médicos, respeitando as regras de acesso e sigilo previstas na legislação.

• Documentos de RH e Departamento Pessoal
• Documentos admissionais;
• Ficha de registro de empregado;
• CTPS e histórico contratual;
• Contratos de trabalho e aditivos;
• Registros de férias, ponto e jornada;
• Holerites, recibos e encargos;
• Documentos de desligamento;
• Formulários e dossiês administrativos.

Documentos médicos e de SST

• ASO (admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional);
• Exames clínicos e complementares;
• Fichas de EPI e EPC;
• PCMSO, PGR/PPRA, LTCAT e GRO;
• Registros de treinamentos obrigatórios (NRs);
• Laudos, atestados, CATs e afastamentos;
• Eventos de SST vinculados ao eSocial.

Todos os documentos são organizados em prontuários digitais completos, padronizados e auditáveis.

Certificação digital e proteção de dados sensíveis

A digitalização dos prontuários pode incluir mecanismos de certificação e autenticação para garantir segurança jurídica e proteção das informações sensíveis. O processo pode contemplar:

• Assinatura digital com certificado ICP-Brasil;
• Carimbo do tempo;
• Controle de integridade dos arquivos;
• Trilhas completas de auditoria;
• Segregação de acesso a documentos médicos;
• Conformidade com a LGPD para dados pessoais e dados sensíveis.

Esses recursos asseguram confidencialidade, integridade e confiabilidade dos prontuários digitais.

Automação e inteligência na gestão dos prontuários digitalizados

A digitalização dos prontuários é integrada a tecnologias que ampliam o controle e a eficiência da gestão documental.

Inteligência Artificial

• Classificação automática dos documentos;
• Identificação de pendências documentais;
• Reconhecimento de datas, cargos e funções;
• Apoio à consistência das informações para o eSocial.

Automação Robótica (RPA)

• Conferência automática de documentos recebidos;
• Atualização de sistemas de RH e DP;
• Integração com plataformas de SST;
• Redução de tarefas manuais e retrabalho.

Workflows Digitais

• Validação e aprovação de documentos;
• Controle de prazos de exames periódicos;
• Gestão de documentos obrigatórios;
• Revalidação periódica dos prontuários.

Integração com sistemas corporativos

A solução de digitalização da CENTRALINF integra os prontuários digitalizados ao ecossistema tecnológico da empresa, garantindo consistência e fluidez das informações.

Integrações possíveis com:

• Sistemas de RH e Departamento Pessoal;
• Folha de pagamento;
• Ponto eletrônico;
• Sistemas de medicina ocupacional e SST;
• ERP;
• Plataformas jurídicas;
• GED, ECM e sistemas legados;
• Eventos e layouts do eSocial.

Arquivamento, temporalidade e descarte seguro

A CENTRALINF aplica rigor arquivístico à gestão dos prontuários digitalizados, garantindo conformidade com os prazos legais de guarda.

O serviço contempla:

• Definição de temporalidade documental;
• Preservação de documentos de guarda obrigatória;
• Descarte seguro e autorizado de documentos físicos digitalizados, quando permitido;
• Registro de eliminação documental;
• Trilhas de auditoria e controle de acesso.

Isso reduz custos, libera espaço físico e elimina riscos associados ao armazenamento indevido.

Benefícios da Digitalização de Prontuários de Funcionários CENTRALINF

• Prontuários digitais completos e padronizados;
• Redução de riscos trabalhistas e jurídicos;
• Conformidade com CLT, NRs, eSocial e LGPD;
• Segurança reforçada para dados sensíveis;
• Acesso rápido e controlado às informações;
• Agilidade em auditorias e fiscalizações;
• Eliminação de arquivos físicos desnecessários;
• Maior produtividade das equipes de RH e DP;
• Redução de retrabalho e inconsistências.

Por que escolher a CENTRALINF

A CENTRALINF reúne experiência, tecnologia e rigor técnico para a digitalização de prontuários corporativos. Nossos diferenciais:

• Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
• Tecnologia própria com IA, RPA, workflows e GED/ECM;
• Equipe especializada em RH, DP e SST;
• Digitalização com validade legal;
• Conformidade com LGPD e legislação trabalhista;
• Operação segura, escalável e auditável;
• Integração com sistemas corporativos.