Digitalização de Documentos Contábeis

Solução especializada na digitalização de documentos contábeis e fiscais, garantindo validade legal, rastreabilidade e conformidade com a legislação tributária e contábil.

Os diferenciais que fazem da Central INF a melhor opção

A importância da digitalização de documentos contábeis com a CENTRALINF

A área contábil lida diariamente com um grande volume de documentos que sustentam a escrituração, o cumprimento das obrigações fiscais, a apuração de tributos e a prestação de contas a órgãos fiscalizadores. Notas fiscais, livros contábeis, comprovantes, guias, relatórios e documentos financeiros precisam estar organizados, acessíveis e protegidos.

A manutenção desses documentos exclusivamente em papel ou de forma descentralizada gera riscos relevantes, como extravio, dificuldade de localização, inconsistências em auditorias, falhas em obrigações acessórias, perda de créditos tributários e aumento significativo do custo operacional.

A digitalização dos documentos contábeis da CENTRALINF transforma acervos físicos em documentos digitais organizados, juridicamente válidos e integrados aos sistemas contábeis, proporcionando controle, agilidade e segurança.

Digitalização com validade legal e conformidade normativa

A CENTRALINF executa a digitalização de documentos contábeis em conformidade com a legislação brasileira, assegurando autenticidade, integridade e confiabilidade jurídica. O processo está alinhado a:

Lei nº 12.682/2012, sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios digitais;
Decreto nº 10.278/2020, que define os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados;
Normas contábeis e fiscais aplicáveis;
Exigências de auditorias internas, externas e fiscalizações tributárias.

A digitalização segue critérios técnicos rigorosos, garantindo fidelidade ao documento original, preservação do conteúdo contábil, metadados estruturados e rastreabilidade completa.

Tipos de documentos contábeis digitalizados

A CENTRALINF digitaliza e organiza todos os documentos que compõem a rotina contábil e fiscal das organizações. Atendemos, entre outros:

Notas fiscais de entrada e saída;
DANFE, NFS-e, NFC-e, CT-e e MDF-e impressos;
Livros contábeis e fiscais;
Guias e tributos (DARF, DCTF, GNRE, GARE);
Comprovantes de pagamento;
Extratos bancários;
Boletos, faturas e recibos;
Relatórios contábeis e financeiros;
Documentos de fechamento contábil;
Dossiês fiscais e tributários;
Documentos de auditoria.

Os documentos são organizados por período, tipo, cliente, fornecedor ou centro de custo, conforme a necessidade da operação.

Organização, indexação e rastreabilidade contábil

A digitalização contábil vai além da conversão do papel em arquivo digital. A CENTRALINF estrutura a informação para garantir controle e rastreabilidade fiscal. O serviço contempla:

Indexação por dados contábeis e fiscais relevantes;
Padronização de nomenclaturas e estruturas;
Organização por competência e exercício fiscal;
Criação de dossiês contábeis digitais;
Busca rápida por atributos fiscais;
Histórico completo de acesso e alterações.

Essa organização garante agilidade em auditorias e fiscalizações.

Automação e inteligência aplicadas aos documentos contábeis

A digitalização pode ser potencializada com tecnologias que aumentam a eficiência e reduzem erros.

Inteligência Artificial

Reconhecimento automático de documentos fiscais;
Extração de dados como valores, CNPJ, CFOP e datas;
Classificação automática por tipo e período;
Apoio à conferência contábil.

Automação Robótica (RPA)

Captura automática de documentos fiscais;
Integração com portais e sistemas;
Alimentação de sistemas contábeis;
Redução de tarefas manuais e retrabalho.

Workflows contábeis

Validação e aprovação documental;
Controle de pendências;
Acompanhamento de prazos fiscais;
Trilhas completas de auditoria.

Integração com sistemas contábeis e financeiros

A CENTRALINF integra a digitalização dos documentos contábeis aos sistemas utilizados pelas áreas financeira e fiscal. Integrações possíveis com:

ERP corporativos;
Sistemas contábeis e fiscais;
Plataformas de escrituração digital;
Módulos do SPED;
GED, ECM e sistemas legados;
Sistemas bancários e financeiros.

Essa integração garante continuidade entre captura, classificação, processamento e escrituração.

Segurança da informação e proteção dos dados

A Digitalização dos Documentos Contábeis da CENTRALINF adota rigorosos padrões de segurança da informação. Inclui:

Controle de acesso por perfil;
Segregação de ambientes;
Criptografia de dados;
Trilhas completas de auditoria;
Conformidade com a LGPD;
Preservação da confidencialidade e integridade das informações.

Quem pode contratar a digitalização de documentos contábeis

A CENTRALINF atende empresas de todos os portes e segmentos, incluindo:

Empresas privadas;
Indústrias e varejo;
Prestadores de serviços;
Escritórios de contabilidade;
Grupos empresariais;
Organizações com grande volume documental.

Cada projeto é dimensionado conforme o volume e a complexidade do acervo.

Benefícios da digitalização de documentos contábeis CENTRALINF

Documentos digitais com validade legal;
Organização fiscal estruturada;
Redução de riscos tributários;
Agilidade em auditorias e fiscalizações;
Recuperação rápida de informações;
Redução de custos com arquivo físico;
Integração com sistemas contábeis;
Aumento da produtividade;
Eliminação de retrabalho;
Maior controle e rastreabilidade.

Por que escolher a CENTRALINF

A CENTRALINF combina experiência, tecnologia e rigor técnico na digitalização de documentos. Nossos diferenciais:

Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
Tecnologia própria com IA, RPA, workflows, GED e ECM;
Digitalização com validade legal;
Integração com sistemas contábeis e fiscais;
Operação segura, escalável e auditável;
Expertise em grandes volumes documentais.