Digitalização de Documentos Administrativos

Digitalização com validade legal e conformidade normativa

A CENTRALINF executa a digitalização de documentos administrativos seguindo rigorosamente a legislação brasileira, garantindo autenticidade, integridade e confiabilidade jurídica dos documentos digitalizados. O processo está alinhado a:

• Lei nº 12.682/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios digitais;
• Decreto nº 10.278/2020, que estabelece os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, permitindo a substituição do documento físico pelo digital quando aplicável;
• Normas arquivísticas e boas práticas de gestão documental;
• Exigências de auditorias internas, externas e fiscalizações.

A digitalização é realizada com controle de qualidade, rastreabilidade completa e preservação fiel do conteúdo original.

Quais documentos administrativos podem ser digitalizados

A CENTRALINF atende toda a diversidade documental presente nas rotinas administrativas, independentemente do porte da organização ou do volume do acervo.

Entre os principais documentos digitalizados estão:

• Contratos administrativos e documentos correlatos;
• Documentos de compras, suprimentos e fornecedores;
• Notas fiscais, comprovantes e documentos financeiros;
• Documentos fiscais e contábeis;
• Dossiês administrativos por área ou processo;
• Documentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal;
• Documentos de patrimônio, inventário e ativos;
• Ordens de serviço, relatórios e formulários internos;
• Documentos de facilities, manutenção e operações;
• Correspondências e comunicações administrativas.

Cada conjunto documental é tratado conforme sua função, criticidade e requisitos legais.

Organização e indexação inteligente dos documentos digitalizados

A digitalização administrativa não se limita à captura da imagem. A CENTRALINF estrutura os documentos digitais para que sejam efetivamente utilizáveis no dia a dia das áreas administrativas. O serviço inclui:

• Organização por área, processo ou atividade;
• Classificação por tipo documental;
• Aplicação de metadados administrativos;
• Padronização de nomenclaturas;
• Criação de dossiês administrativos digitais;
• Busca rápida e precisa por múltiplos critérios;
• Histórico completo de acessos e movimentações.

Essa organização reduz drasticamente o tempo gasto na localização de documentos e aumenta a produtividade das equipes.

Digitalização de grandes volumes e acervos administrativos

A CENTRALINF possui infraestrutura e experiência para digitalizar grandes massas documentais administrativas, incluindo acervos acumulados ao longo de anos. Atendemos:

• Milhares ou milhões de páginas;
• Documentos em diferentes estados de conservação;
• Documentos encadernados ou soltos;
• Documentos de grande formato acima de A3, quando aplicável;
• Acervos administrativos ativos e históricos.

A digitalização preserva qualidade, legibilidade e integridade, independentemente do volume ou formato.

Tecnologia aplicada à digitalização administrativa

A digitalização de documentos administrativos da CENTRALINF é sustentada por tecnologia própria e recursos avançados, garantindo eficiência, padronização e escalabilidade.

Inteligência Artificial

Aplicada para classificar documentos, reconhecer padrões, extrair informações relevantes e apoiar a organização de grandes volumes documentais administrativos.

Automação Robótica (RPA)

Utilizada para executar rotinas repetitivas, integrar documentos a sistemas administrativos, atualizar bases de dados e reduzir atividades manuais.

Workflows Administrativos

Fluxos digitais controlam validações, aprovações, registros, prazos e tramitações, garantindo rastreabilidade e conformidade.

GED, ECM e SIGAD

Ambientes digitais seguros para armazenamento, versionamento, controle de acesso, auditoria e gestão do ciclo de vida documental.

Integração com sistemas administrativos e corporativos

A CENTRALINF integra os documentos administrativos digitalizados aos sistemas já utilizados pela organização, evitando retrabalho e duplicidade de informações. Integrações possíveis com:

• ERP corporativos;
• Sistemas financeiros, fiscais e contábeis;
• Plataformas de RH e Departamento Pessoal;
• Sistemas de compras, contratos e fornecedores;
• Sistemas de patrimônio e facilities;
• Sistemas legados e APIs internas.

Essa integração garante fluidez e consistência da informação administrativa.

Segurança da informação e proteção de dados

A digitalização administrativa da CENTRALINF segue rigorosos padrões de segurança da informação. Nessa atividade, incluímos:

• Controle de acesso por perfil;
• Segregação de ambientes;
• Criptografia de dados;
• Trilhas completas de auditoria;
• Conformidade com a LGPD;
• Preservação da confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações.

Quem pode contratar a digitalização de documentos 

A CENTRALINF atende empresas privadas e instituições públicas de todos os portes e segmentos, incluindo:

• Empresas de serviços;
• Indústrias e varejo;
• Grupos corporativos;
• Instituições financeiras;
• Hospitais e operadoras de saúde;
• Órgãos públicos e entidades governamentais;
• Organizações com alto volume documental administrativo.

Cada projeto é dimensionado conforme a realidade operacional do cliente.

Benefícios da digitalização de documentos 

• Documentos digitais com validade legal;
• Organização e padronização administrativa;
• Redução de custos com arquivo físico;
• Acesso rápido e seguro à informação;
• Aumento da produtividade das equipes;
• Redução de retrabalho e falhas operacionais;
• Agilidade em auditorias e fiscalizações;
• Integração com sistemas corporativos;
• Rastreabilidade completa;
• Maior governança documental.

Por que escolher a CENTRALINF

A CENTRALINF reúne experiência, tecnologia e rigor técnico na digitalização de documentos administrativos. Nossos diferenciais:

• Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
• Tecnologia própria com IA, RPA, workflows, GED e ECM;
• Digitalização com validade legal;
• Expertise em grandes volumes administrativos;
• Operação segura, auditável e escalável;
• Atendimento a empresas privadas e órgãos públicos.