Digitalização com Validade Jurídica

Base legal da digitalização com validade jurídica

A CENTRALINF executa seus processos de digitalização em estrita conformidade com a legislação vigente, garantindo segurança jurídica aos documentos digitais. O nosso serviço está alinhado a:

• Lei nº 12.682/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios digitais;
• Decreto nº 10.278/2020, que estabelece os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, permitindo a substituição do documento físico pelo digital, quando aplicável;
• Normas arquivísticas e boas práticas de gestão documental;
• Exigências de auditorias, fiscalizações e controles internos;
• Requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Essa base legal assegura que os documentos digitalizados possam ser utilizados com segurança em ambientes administrativos, regulatórios e judiciais.

Requisitos técnicos para garantir validade jurídica

A validade jurídica de um documento digital não depende apenas da imagem digitalizada. Ela é resultado de um conjunto de requisitos técnicos, operacionais e de controle. A CENTRALINF assegura:

• Fidelidade ao documento original;
• Preservação integral do conteúdo e da forma;
• Controle rigoroso de qualidade;
• Rastreabilidade completa do processo;
• Registro das etapas de digitalização;
• Controle de acesso e histórico de uso;
• Integridade do arquivo digital ao longo do tempo.

Cada documento passa a ter um histórico confiável e auditável, reforçando sua força probatória.

Certificação digital e autenticidade do documento

A CENTRALINF integra mecanismos de certificação digital aos processos de digitalização, fortalecendo a autenticidade e a segurança jurídica do documento digital. Os recursos podem incluir:

• Assinatura digital com certificado ICP-Brasil;
• Aplicação de carimbo do tempo;
• Verificação automática de integridade;
• Associação entre documentos, metadados e registros de auditoria.

Esses mecanismos elevam o nível de confiabilidade do documento digital, especialmente em contextos jurídicos, regulatórios e de auditoria.

Quais documentos podem ser digitalizados com validade jurídica

A CENTRALINF aplica a digitalização que possui validade jurídica a diferentes tipos de documentos, respeitando sua natureza e as exigências legais aplicáveis. Entre eles:

• Contratos e aditivos;
• Documentos administrativos e operacionais;
• Documentos contábeis, fiscais e financeiros;
• Documentos bancários e de crédito;
• Documentos jurídicos e probatórios;
• Documentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal;
• Prontuários médicos e documentos de saúde;
• Processos administrativos e regulatórios;
• Documentos de órgãos públicos e entidades governamentais.

Cada tipologia documental é tratada conforme suas exigências específicas de guarda, acesso e destinação.

Organização e gestão dos documentos digitalizados

A digitalização de documentos com validade jurídica exige que os documentos estejam organizados e contextualizados dentro de um sistema de gestão documental.

A CENTRALINF estrutura os documentos digitais por meio de:

• Classificação documental;
• Aplicação de metadados;
• Organização por processos, áreas ou dossiês;
• Controle de versões;
• Registro de movimentações;
• Trilhas completas de auditoria.

Essa organização garante que o documento digital seja facilmente localizado, compreendido e utilizado de forma segura.

Tecnologia aplicada à digitalização com validade jurídica

A CENTRALINF utiliza tecnologia própria e recursos avançados para sustentar a digitalização com validade jurídica em ambientes complexos.

GED, ECM e SIGAD

Ambientes digitais seguros para armazenamento, controle de versões, rastreabilidade e preservação dos documentos.

Inteligência Artificial

Apoio à classificação automática, identificação de padrões e organização inteligente de grandes volumes documentais.

Automação Robótica (RPA)

Execução de rotinas repetitivas, integração com sistemas corporativos e atualização automática de bases documentais.

Workflows Documentais

Controle de validações, aprovações, prazos e auditorias ao longo do ciclo de vida do documento.

Segurança da informação e proteção de dados

A digitalização de documentos com validade jurídica da CENTRALINF adota padrões rigorosos de segurança da informação. Inclui:

• Controle de acesso por perfil;
• Segregação de ambientes;
• Criptografia de dados;
• Trilhas completas de auditoria;
• Conformidade com a LGPD;
• Proteção da confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações.

Esses controles asseguram que o documento digital permaneça íntegro e confiável ao longo do tempo.

Quem pode contratar a Digitalização com Validade Jurídica

A CENTRALINF atende empresas privadas e instituições públicas que demandam alto grau de segurança jurídica, incluindo:

• Empresas de médio e grande porte;
• Instituições financeiras;
• Hospitais, clínicas e operadoras de saúde;
• Escritórios jurídicos e departamentos legais;
• Órgãos públicos e entidades governamentais;
• Ambientes regulados e fiscalizados;
• Organizações com grandes volumes documentais.

Cada projeto é dimensionado conforme a realidade legal e operacional do cliente.

Benefícios da Digitalização com Validade Jurídica CENTRALINF

• Documentos digitais juridicamente confiáveis;
• Redução de riscos legais e regulatórios;
• Substituição segura do documento físico, quando aplicável;
• Organização e rastreabilidade completas;
• Agilidade em auditorias e fiscalizações;
• Redução de custos com arquivos físicos;
• Acesso rápido e seguro à informação;
• Conformidade legal contínua;
• Preservação da memória institucional;
• Maior governança documental.

Por que escolher a CENTRALINF?

A CENTRALINF reúne experiência, tecnologia e rigor técnico na digitalização de documentos com validade jurídica. Nossos diferenciais:

• Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
• Domínio da legislação arquivística e documental;
• Tecnologia própria com IA, RPA, GED, ECM e workflows;
• Processos auditáveis e rastreáveis;
• Operação segura e escalável;
• Atendimento a empresas privadas e órgãos públicos.