BPO de Documentos para RH

Como funciona o BPO de Documentos de RH

Atuamos no ciclo completo da documentação do colaborador, com foco em conformidade legal (CLT, eSocial, MTE, normas de SST, LGPD) e eficiência operacional.

Organizamos acervos físicos e digitais, estruturamos prontuários, automatizamos fluxos críticos e disponibilizamos documentos com rastreabilidade e segurança total.

Nossa metodologia segue o mesmo rigor das LPs anteriores, adaptada ao contexto de RH.

Fluxo completo do BPO de Documentos de RH

1. Antes do processamento

Nesta etapa inicial, realizamos um diagnóstico profundo da área de RH/DP:

• Mapeamento dos tipos documentais por fase da jornada do colaborador;
• Levantamento de prontuários físicos e digitais;
• Análise de exames ocupacionais e ASOs (admissional, periódico, retorno, mudança de função e demissional);
• Organização de documentos de SST (PCMSO, PGR/PPRA, LTCAT, ARTs);
• Identificação dos sistemas utilizados (RH, DP, folha, ponto, medicina ocupacional);
• Definição dos metadados trabalhistas adequados;
• Padronização de regras de classificação por colaborador, matrícula, cargo, setor, etc.
• Isso cria a base para um prontuário digital confiável e auditável.

2. Durante o processamento

Aqui entram nossas tecnologias de automação, captura e organização:

• Digitalização qualificada de prontuários e documentos trabalhistas;
• Importação automática de documentos digitais enviados por RH, DP e prestadores;
• Classificação inteligente via IA: admissional, periódico, demissional, benefícios, contratos etc.;
• Extração de informações via OCR para campos críticos (datas, validade, matrícula, função);
• Montagem automática de dossiês de colaboradores;
• Workflows inteligentes para rotinas de RH e DP:
  • Admissão;
  • Integração (onboarding);
  • Atualização de prontuário;
  • Controle de validade de ASO;
  • Desligamentos.
• Automação robótica (RPA) para conferências, verificação de pendências, checagem de prazos;
• Integração com folha, ponto, benefícios, medicina ocupacional, ERP e plataformas de RH.

3. Após o processamento

Todos os documentos passam a ficar organizados, digitalizados, classificados e disponíveis em ambiente seguro:

• Prontuário digital completo do colaborador;
• Trilhas de auditoria para fiscalizações trabalhistas e eSocial;
• Gestão de temporalidade e cumprimento de obrigações legais;
• Relatórios de conformidade e indicadores de pendências;
• Dashboards para validade de ASO e exames;
• Acesso rápido para auditorias internas, contábeis, jurídicas e de SST;
• Preservação digital com controle total de acesso.

Tecnologias aplicadas ao BPO de Documentos de RH

IA – Inteligência Artificial aplicada ao RH

• Leitura inteligente de documentos trabalhistas;
• Identificação automática de tipos documentais;
• Extração de dados essenciais: datas, CBO, matrícula, cargo, vínculo, prazos;
• Análise de prontuários para identificar pendências;
• Organização por colaborador, matrícula ou setor.

RPA – Automação Robótica nas rotinas de RH/DP

• Verificação automática de validade de ASOs;
• Conferência de documentos de admissão;
• Atualização de dados em sistemas internos;
• Automação de dossiês de desligamento;
• Checagem de pendências de SST;
• Indexação automatizada de documentos enviados por prestadores.

Workflows inteligentes

Aplicados às principais rotinas de RH:

• Processo de admissão e onboarding;
• Movimentações internas e atualizações cadastrais;
• Controle de exames periódicos;
• Gestão de prontuários trabalhistas;
• Processo de desligamento;
• Fluxo de documentos de benefícios;
• Atendimento a auditorias.

Integração com sistemas corporativos de RH

• Sistemas de folha de pagamento;
• Ponto eletrônico;
• Plataformas de SST e medicina ocupacional;
• ERPs;
• Sistemas de gestão de benefícios;
• GED / ECM;
• APIs internas e externas.

Documentos atendidos no BPO de Documentos de RH

• Documentos trabalhistas;
• Contratos de trabalho;
• Termos e aditivos;
• Fichas de registro;
• Documentos do eSocial;
• Prontuários de colaboradores;
• Documentos de admissão;
• Evolução e alterações contratuais;
• Movimentações internas;
• Documentos de desligamento;
• Documentos de SST / Medicina Ocupacional;
• ASO (admissional, periódico, mudança de função, retorno, demissional);
• Laudos médicos ocupacionais;
• Exames clínicos e complementares;
• PCMSO, PGR/PPRA, LTCAT;
• Relatórios e ARTs;
• Documentos administrativos de RH;
• Comprovantes de benefícios;
• Vales e auxílios;
• Holerites;
• Ponto;
• Solicitações internas;
• Declarações e formulários.

Benefícios do BPO de Documentos de RH

• Pronta auditoria para MTE, eSocial e SST;
• Eliminação de retrabalhos e documentos perdidos;
• Organização completa de prontuários e dossiês;
• Conformidade total com LGPD;
• Controle ativo de validades e obrigações legais;
• Integração completa com sistemas de RH;
• Automação de processos repetitivos;
• Acesso rápido a documentos em fiscalizações;
• Segurança e rastreabilidade totais;
• Operação escalável para grandes volumes.

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• Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
• Equipe especializada em documentos de RH e DP;
• Plataforma própria com IA + RPA + Workflow + ECM + GED;
• Conformidade com normas trabalhistas, eSocial e LGPD;
• Operação segura, auditável e escalável;
• Integração com qualquer sistema de RH, folha ou SST;

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