BPO de Documentos Governamentais

Como funciona o BPO de Documentos Governamentais

A solução cobre todo o ciclo de vida dos documentos governamentais, desde sua produção ou recebimento até sua destinação final, seja eliminação, transferência ou arquivamento permanente.

O processo começa com diagnóstico do acervo e organização física/digital, seguido da aplicação dos instrumentos arquivísticos oficiais:

✔ Plano de Classificação de Documentos (PCD);

✔ Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD);

✔ Classificação arquivística por atividades-meio e atividades-fim;

✔ Avaliação documental e destinação adequada.

A partir disso, fluxos digitais automatizados conduzem os documentos por todas as fases de digitalização legal, conferência, indexação, guarda, tramitação e arquivamento.

O resultado é uma gestão documental governamental moderna, eficiente e totalmente aderente às normas legais.

O fluxo completo envolve:

Antes do processamento:

• Diagnóstico e mapeamento documental;
• Organização de acervos governamentais físicos e digitais;
• Classificação segundo o Plano de Classificação;
• Aplicação da Tabela de Temporalidade;
• Definição de destinação (corrente, intermediária ou permanente);
• Higienização e preparação dos documentos;
• Montagem de dossiês administrativos e finalísticos.

Durante o processamento:

• Digitalização com validade jurídica (Lei 12.682 + Decreto 10.278/2020);
• Certificação digital;
• Adição de metadados arquivísticos conforme e-ARQ Brasil;
• Classificação automatizada com IA;
• Indexação por área, código, temporalidade e assunto;
• Workflows de tramitação e aprovação governamental;
• Integração com SEI, SIGAD, GED e sistemas internos.

Após o processamento:

• Arquivamento em arquivo corrente ou intermediário;
• Recolhimento ao arquivo permanente;
• Eliminação segura, mediante Comissão de Avaliação Documental;
• Emissão de termos de eliminação;
• Preservação digital com rastreabilidade;
• Suporte total a auditorias internas e externas (TCU, CGU, TCE, MP etc.).

Tecnologias aplicadas à gestão de documentos governamentais

As tecnologias da CENTRALINF foram desenvolvidas para atender às exigências legais e operacionais do governo, oferecendo eficiência e segurança.

IA – Inteligência Artificial para classificação e indexação arquivística

A IA opera para:

• Classificar automaticamente documentos conforme o PCD;
• Identificar tipos documentais governamentais;
• Eliminar duplicidades;
• Organizar dossiês e séries documentais;
• Extrair dados essenciais para tramitações.

RPA – Automação robótica para rotinas governamentais

Os robôs executam tarefas complexas e demoradas, como:

• Conferência documental;
• Preenchimento de campos e formulários públicos;
• Movimentação automática em sistemas governamentais;
• Integração com SEI, SIGAD e sistemas legados;
• Atualização de metadados e registros.

Workflows Governamentais – Fluxos inteligentes, auditáveis e padronizados

Os workflows estruturam:

• Abertura e tramitação de processos governamentais;
• Coletas de assinaturas digitais;
• Aprovações por gestores, secretarias e comissões;
• Respostas a órgãos de controle;
• Controle de prazos e pendências;
• Trilhas completas de auditoria.

Integração com plataformas governamentais

Integramos com:

• SEI (Sistema Eletrônico de Informações);
• SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos;
• Plataformas de protocolo;
• Portais de transparência;
• Sistemas internos de RH, Educação, Saúde, Assistência, Fazenda etc.;
• ECM e GED institucionais.

GED e ECM arquivísticos

Ferramentas essenciais para organizações governamentais:

• Organização por séries, fundos e dossiês;
• Metadados arquivísticos padronizados;
• Segurança baseada em perfis de acesso;
• Preservação digital e versionamento;
• Rastreabilidade e trilhas de auditoria;
• Suporte a documentos permanentes.

Classificação, Temporalidade e Destinação Documental

A CENTRALINF aplica rigorosamente a legislação arquivística:

• Plano de Classificação de Documentos (PCD);
• Organização estrutural de documentos governamentais.

Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD)

• Define prazos de guarda, eliminação ou recolhimento.

Destinação Documental

• Eliminação segura;
• Guarda intermediária;
• Recolhimento ao arquivo permanente.

Arquivo Permanente

• Preservação definitiva de documentos históricos, administrativos ou jurídicos.

Descarte Documental

• Sempre autorizado por Comissão de Avaliação Documental.

Digitalização com valor legal

• Atende rigorosamente à Lei 12.682/2012 e ao Decreto 10.278/2020.

Documentos Governamentais atendidos

• Processos administrativos;
• Documentos de RH, folha e cadastro funcional;
• Documentos de saúde pública e prontuários;
• Licitações, compras e contratos governamentais;
• Relatórios técnicos, laudos e pareceres;
• Documentos finalísticos de secretarias e ministérios;
• Documentos de fiscalização e controle interno;
• Atos oficiais (portarias, decretos, resoluções);
• Documentos acadêmicos de universidades públicas;
• Ofícios e comunicações oficiais.

Benefícios diretos do BPO de Documentos Governamentais

• Conformidade integral com legislação arquivística;
• Digitalização com validade jurídica;
• Acervos organizados e rastreáveis;
• Automação de processos administrativos;
• Suporte pleno para auditorias e órgãos de controle;
• Redução de custos e de retrabalhos;
• Eliminação documental regulamentada;
• Preservação de patrimônio documental governamental;
• Transparência e eficiência no atendimento ao cidadão.

Por que escolher a CENTRALINF

• Mais de 35 anos de experiência;
• Tecnologia própria (IA, RPA, Workflow, GED, ECM);
• Especialistas arquivistas em todas as etapas;
• Conformidade com CONARQ e e-ARQ Brasil;
• Aderência ao Decreto 10.278/2020;
• Integração com SEI, SIGAD e sistemas governamentais;
• Operação segura, auditável e escalável;
• Consultoria arquivística completa.