BPO de Documentos de Terceiros

Como funciona o BPO de Documentos de Terceiros

A CENTRALINF atua de forma integrada com a empresa contratante e as prestadoras, garantindo:

• Rastreabilidade total;
• Conformidade legal trabalhista;
• Segurança jurídica;
• Visibilidade completa da situação documental de cada terceirizado;
• Redução imediata do risco solidário.

Nossa operação padroniza e automatiza todos os fluxos críticos de documentos obrigatórios.

Fluxo completo do BPO de Documentos de Terceiros

1. Antes do processamento

Realizamos um diagnóstico profundo do ecossistema de terceiros:

• Identificação dos tipos de prestadores e contratos ativos;
• Levantamento de colaboradores terceirizados alocados;
• Análise da documentação exigida por lei, contrato ou normas internas;
• Verificação de pendências trabalhistas e de SST;
• Checagem de ASOs (admissional, periódico e demissional);
• Mapeamento da jornada legal do terceiro;
• Definição de padrões de metadados e regras de classificação;
• Padronização de processos entre a contratante e as prestadoras.

Essa fase prepara toda a estrutura para um fluxo seguro, organizado e constantemente auditado.

2. Durante o processamento

A CENTRALINF executa o controle ativo e contínuo da documentação:

• Digitalização e organização de prontuários de terceiros;
• Classificação via IA: admissão, periódicos, SST, contratos, comprovantes;
• Extração automática de dados essenciais (datas, prazos, funções, validade);
• Workflows inteligentes para controle de vigências;
• Automação robótica (RPA) para conferências, validações e notificações;
• Acompanhamento de documentação obrigatória, como:
  • Contrato de trabalho da prestadora;
  • ASO e exames ocupacionais;
  • Comprovante de pagamento de salários;
  • Comprovante de recolhimento de FGTS;
  • Holerites;
  • Comprovante de VT/VR;
  • Documentação de SST;
  • Documentos de capacitação e treinamentos exigidos.
• Indexação por empresa contratada, contrato, setor, posto de trabalho e colaborador;
• Integração com sistemas de RH, DP, ERP e plataformas de compliance.

3. Após o processamento

O resultado é um ambiente documental 100% seguro, rastreável e auditável:

• Dossiê digital completo por prestadora e por colaborador;
• Relatórios de conformidade trabalhista;
• Indicadores automáticos de documentos faltantes;
• Trilhas de auditoria integralmente registradas;
• Gestão de temporalidade de ASO e documentos obrigatórios;
• Dashboards gerenciais para tomada de decisão;
• Comprovação documental imediata em fiscalizações;
• Redução significativa de riscos e passivos.

Tecnologias aplicadas ao BPO de Documentos de Terceiros

IA – Inteligência Artificial aplicada ao compliance trabalhista

• Leitura e classificação inteligente dos documentos enviados por fornecedores;
• Identificação automática de pendências obrigatórias;
• Extração de dados críticos (validade, tipo de exame, cargo, setor etc.);
• Organização automática por prestadora e colaborador.

RPA – Automação Robótica para controle de terceiros

• Validação automática de documentos enviados mensalmente;
• Cobrança automática de pendências junto aos fornecedores;
• Atualização automática de sistemas internos;
• Conferência de obrigações trabalhistas;
• Controle de ASO e SST.

Workflows inteligentes

Aplicados em processos como:

• Onboarding de prestadoras;
• Análise pré-contratual;
• Contrôle de vigências e renovações;
• Conferência mensal de documentos obrigatórios;
• Bloqueio automático de prestadores inadimplentes;
• Atualização de documentos de SST;
• Renovação de ASO e exames.

Integração com sistemas corporativos

• Plataformas de RH e DP;
• Sistemas de SST e medicina ocupacional;
• ERPs;
• Plataformas de fornecedores;
• ECM | GED.

Documentos atendidos no BPO de Terceiros

Documentos trabalhistas essenciais:

• Contratos de prestação de serviços;
• Fichas de registro de terceirizados;
• CTPS digitalizada;
• Documentos do eSocial;
• Comprovantes de pagamento;
• Comprovantes de recolhimento (FGTS, INSS).
• Documentos obrigatórios de SST
• ASO (todos os tipos);
• Exames médicos ocupacionais;
• Laudos (PGR/PPRA, PCMSO, LTCAT);
• Fichas de EPI;
• Treinamentos obrigatórios (NRs).

Documentos operacionais

• Listas de presença;
• Declarações;
• Comprovantes de entrega;
• Relatórios obrigatórios por contrato.

Benefícios do BPO de Documentos de Terceiros

• Redução imediata do risco trabalhista solidário;
• Total conformidade com legislação e obrigações contratuais;
• Padronização da gestão documental de prestadoras;
• Auditorias mais rápidas e seguras;
• Controle contínuo de ASOs e documentos obrigatórios;
• Maior proteção jurídica para a contratante;
• Eliminação de retrabalho e planilhas manuais;
• Automação de processos repetitivos;
• Visibilidade completa da situação de cada prestadora;
• Segurança e rastreabilidade totais.

Por que escolher a CENTRALINF

• Mais de 35 anos de experiência em gestão documental;
• Especialista em BPO para RH, DP e áreas reguladas;
• Plataforma própria (IA + RPA + Workflow + ECM + GED);
• Processos totalmente auditáveis;
• Equipe altamente qualificada;
• Integração com qualquer sistema corporativo;
• Operação segura, sólida e escalável;
• Foco em conformidade legal e mitigação de riscos.