A transformação digital deixou de ser apenas uma tendência e se tornou uma necessidade estratégica para empresas de todos os setores. O processo de digitalização de documentos permite que arquivos físicos sejam convertidos em informações digitais organizadas, seguras e de fácil acesso.
Ao digitalizar documentos, organizações reduzem riscos de perda, agilizam tarefas administrativas e melhoram o fluxo de informações internas. Além disso, a digitalização garante conformidade legal, essencial para empresas privadas e órgãos públicos, incluindo prefeituras e governos estaduais.
A CENTRALINF oferece soluções completas, com tecnologia própria, layout intuitivo em português, workflow personalizado e suporte especializado. Com isso, cada cliente consegue conduzir o processo de digitalização com segurança, autonomia e qualidade, aproveitando todas as vantagens do ambiente digital sem depender de licenças externas.
Neste conteúdo, vamos explorar o que é o processo de digitalização, como funciona na prática, suas etapas, tipos de documentos que podem ser digitalizados e a conformidade legal envolvida, ajudando empresas a modernizar a gestão documental com eficiência.
O que é o processo de digitalização de documentos?
O processo de digitalização consiste em transformar documentos físicos ou digitais em arquivos eletrônicos organizados, de forma que possam ser armazenados, acessados e gerenciados de maneira eficiente.
Essa prática reduz o uso de papel, otimiza espaço físico e moderniza fluxos de trabalho, sem comprometer a validade jurídica dos documentos.
Entenda a digitalização na prática
A digitalização envolve procedimentos estruturados que garantem preservação e acessibilidade.
Entre os principais benefícios práticos:
- Escaneamento em alta resolução.
- Conversão de arquivos para formatos confiáveis (PDF, TIFF, DOCX).
- Indexação para busca rápida e eficiente.
- Armazenamento seguro em nuvem ou servidores próprios.
- Controle de acesso e registro de histórico de consultas.
Etapas do processo de digitalização de documentos
O processo de digitalização segue etapas que garantem confiabilidade e qualidade:
- Preparação dos documentos: conferência, separação e organização do material físico;
- Digitalização: escaneamento e conversão para formato digital;
- Tratamento de imagens: correção de cores, rotação e ajuste de qualidade;
- Indexação e catalogação: definição de metadados para facilitar a busca;
- Validação e controle de qualidade: conferência da integridade e legibilidade;
- Armazenamento seguro: envio para plataforma digital ou nuvem, garantindo backup e acessibilidade.
Tipos de documentos que podem ser digitalizados
Qualquer documento físico da sua empresa que contenha informação relevante para seu negócio pode ser digitalizado em formato digital e armazenado em nosso software de gestão de documentos.
Por exemplo:
- Papel
- Livros
- Jornais
- Folders
- Encadernações
- Processos
- Dossiês
- Plantas de Engenharia
- Grandes formatos (A3 à A0)
Cada tipo de documento recebe tratamento específico para preservar sua integridade e facilitar consultas futuras.
Qual a conformidade legal da digitalização de documentos?
O processo de digitalização deve seguir normas e regulamentações que assegurem validade jurídica. No Brasil, o Decreto Federal nº 10.278/2020 determina procedimentos para autenticação, integridade e assinatura digital dos documentos.
Órgãos públicos e empresas que participam de processos licitatórios precisam de digitalização confiável, rastreável e juridicamente válida.
A CENTRALINF oferece soluções que garantem conformidade legal, segurança e rastreabilidade completa, proporcionando tranquilidade e confiança no gerenciamento documental.
Leia mais:
- Gestão documental para o setor público: saiba como modernizar seus processos
- O que é BPO? Conheça áreas de aplicações e benefícios
CENTRALINF: a solução ideal para uma gestão personalizada
A CENTRALINF tem um trabalho de destaque no segmento por oferecer soluções completas, com tecnologia própria e plataforma intuitiva em português, sem cobrança de licenças adicionais.
Com workflows configuráveis e suporte especializado, clientes podem gerenciar seus documentos de forma autônoma e eficiente. A solução atende empresas privadas e órgãos públicos, combinando BPO, gestão documental e digitalização de ponta.
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