A gestão documental para o setor público é um dos pilares mais estratégicos para a modernização administrativa e para o fortalecimento da transparência nas instituições governamentais. Prefeituras, órgãos estaduais e entidades federais enfrentam o desafio de lidar com um grande volume de informações, muitas vezes distribuídas em diferentes setores e formatos.
Nesse contexto, adotar uma solução tecnológica estruturada para o gerenciamento de documentos não é apenas uma questão de eficiência, mas também de conformidade legal e governança pública responsável.
Com a transformação digital, a maneira como as informações são criadas, armazenadas e acessadas mudou significativamente. A digitalização de processos, quando bem estruturada, reduz falhas operacionais, evita retrabalhos e garante segurança no tratamento de dados sensíveis.
No entanto, para alcançar resultados consistentes, é fundamental contar com um parceiro experiente, capaz de unir tecnologia, personalização e conhecimento sobre o setor público.
É exatamente esse o papel da Central INF! Referência em gestão documental para o setor público, é uma empresa que desenvolve soluções completas e customizadas, projetadas para simplificar a rotina administrativa, melhorar o controle interno e assegurar a conformidade com as exigências legais e normativas.
Gestão documental para o setor público: por que é um pilar essencial para as prefeituras?
A rotina das prefeituras e demais órgãos públicos exige uma rotina altamente cuidadosa e criteriosa, além de uma organização e transparência que mantenha a confiabilidade da população.
Cada documento, seja um processo licitatório, um contrato ou um registro de atendimento, deve estar acessível, seguro e devidamente arquivado. Nesse sentido, a gestão documental para o setor público atua como um verdadeiro alicerce da eficiência institucional.
Além de promover a modernização dos fluxos internos, uma estrutura documental bem gerida reduz custos com armazenamento físico, minimiza erros humanos e acelera a tramitação de processos. A digitalização associada a um sistema inteligente de controle documental permite que servidores públicos e gestores tenham acesso rápido às informações, contribuindo para decisões mais assertivas e embasadas.
Ao centralizar e padronizar os processos, o órgão público garante mais segurança jurídica, além de fortalecer sua imagem de transparência perante a sociedade e os órgãos de controle.
Para que todo o processo seja feito de maneira legalizada, seguimos à risca a Lei nº 12.682/2012 e o Decreto nº 10.278/2020, que regulamentam a digitalização de documentos com certificação digital ICP-Brasil, conferindo validade jurídica às cópias digitais e permitindo a eliminação dos documentos originais que não sejam de guarda permanente.
Por que investir em digitalização de documentos?
Conheça algumas das principais características que fazem da gestão documental uma excelente solução para o órgão público:
- Transparência ativa: sistemas de gestão documental permitem que informações sejam organizadas e disponibilizadas de forma segura e acessível, atendendo às exigências da Lei de Acesso à Informação.
- Eficiência administrativa: a automação de fluxos reduz o tempo de tramitação de processos e melhora a produtividade das equipes.
- Rastreabilidade e auditoria: cada documento pode ser monitorado em tempo real, garantindo integridade e autenticidade nas movimentações.
- Economia de recursos: a eliminação do papel e o uso otimizado de espaço físico reduzem custos operacionais e impactos ambientais.
- Tomada de decisão mais ágil: com dados estruturados e facilmente acessíveis, gestores conseguem planejar com mais precisão e responder rapidamente às demandas da população.
Plano de classificação de documentos: como esses instrumentos orientam a organização?
O plano de classificação de documentos é um instrumento essencial para a gestão de documentos, visando definir a estrutura lógica e funcional de arquivamento dentro dos órgãos públicos. Ele organiza os documentos de acordo com suas funções e atividades, garantindo que a informação esteja sempre acessível e devidamente identificada.
Existem dois principais tipos: o Plano de Classificação de Atividades-Meio, que trata de processos administrativos comuns a todas as instituições, e o Plano de Classificação de Atividades-Fim, específico das funções finalísticas de cada órgão.
Em conjunto com a Tabela de Temporalidade de Documentos, esses instrumentos orientam a guarda e a destinação correta de cada registro. De acordo com o ciclo de vida documental, os arquivos passam por três fases: corrente (uso frequente), intermediário (armazenamento temporário) e permanente (preservação definitiva).
Conformidade legal e a necessidade de um parceiro confiável no processo de licitação
O serviço de gestão documental garante a conformidade legal necessária. Entre seus benefícios principais estão:
- Segurança da informação: sistemas modernos garantem confidencialidade e controle de acesso, fundamentais para lidar com dados públicos e sensíveis.
- Parceria especializada: contar com uma empresa experiente é essencial para conduzir o processo licitatório de forma técnica, transparente e conforme os requisitos legais.
- Construção de projetos sob medida: um fornecedor confiável atua desde o desenvolvimento do projeto básico até a implementação do sistema, garantindo aderência total às necessidades do órgão público.
- Relacionamento e suporte contínuo: a manutenção da parceria ao longo do tempo assegura evolução tecnológica, atualizações e atendimento próximo às demandas institucionais.
A Central INF visa apoiar os órgãos públicos na adequação a esses instrumentos e legislações. Para isso, oferecemos soluções que asseguram a conformidade com as boas práticas arquivísticas e legais.
SIGAD: base da transformação digital no setor público
Um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é uma plataforma essencial para garantir o controle total do ciclo de vida dos documentos públicos.
Na prática, o SIGAD organiza o fluxo de informações eletrônicas, preservando a autenticidade, a integridade e a confiabilidade dos documentos. Isso permite que os órgãos públicos cumpram as exigências legais de arquivamento, promovendo transparência, rastreabilidade e governança informacional.
A Central INF se destaca por oferecer soluções tecnológicas que cumprem integralmente os requisitos de um SIGAD, garantindo aderência às normas arquivísticas e à legislação vigente.
Por que a Central INF é a escolha estratégica para gestão documental para o setor público?
A Central INF é uma empresa brasileira especializada em soluções de tecnologia para gestão documental e automação de processos, com foco em oferecer plataformas robustas, seguras e totalmente adaptáveis às particularidades do setor público.
Nosso principal diferencial está na tecnologia proprietária, desenvolvida internamente, o que garante autonomia, flexibilidade e melhorias contínuas sem depender de terceiros.
O layout que oferecemos possui uma interface amigável, trazendo uma facilidade no uso para equipes de diferentes níveis técnicos.
Além disso, não realizamos a cobrança de licenças de uso, o que representa uma vantagem competitiva significativa em relação ao mercado. Cada projeto é personalizado de acordo com o perfil e o porte do cliente, sejam prefeituras de capitais ou municípios menores, sempre priorizando eficiência, conformidade e praticidade.
Ao escolher a Central INF como parceira estratégica em gestão documental para o setor público, sua instituição investe em inovação, governança e credibilidade. Conheça nossas soluções e descubra como transformar a rotina administrativa da sua prefeitura com tecnologia, eficiência e total conformidade legal.
Entre em contato com a Central INF e solicite uma demonstração personalizada. Modernize a gestão documental da sua instituição e dê um passo decisivo rumo à transformação digital no setor público.
