Contas, contratos, recibos, holerites, notas fiscais, faturas, guias… O dia a dia de toda empresa envolve lidar com uma infinidade de documentos importantes.
E diante desse grande volume de arquivos, é fundamental compreender todos os processos para garantir a melhor administração da empresa e o cumprimento de todas as obrigações legais, além de prevenir riscos jurídicos e prejuízos financeiros.
Logo, para organizar essa enorme quantidade de arquivos com eficiência e segurança, é fundamental investir no serviço especializado de Gestão Documental da Central Inf — empresa localizada em São Paulo com mais de 30 anos de experiência no assunto.
Para saber mais sobre a importância da Gestão de Documentos e entender por que este é um serviço fundamental para a organização e crescimento sustentável da sua empresa, confira todos os detalhes deste conteúdo exclusivo ou, se preferir, entre em contato com os especialistas da Central Inf.
Como funciona o serviço de Gestão de Documentos da Central Inf
A maneira mais eficiente de organizar e arquivar documentos certamente é através do uso de um sistema eletrônico de Gestão de Documentos como o da Central Inf — empresa especialista em gestão documental com mais de 30 anos de experiência no assunto.
Com total foco e expertise em otimizar o processo de gestão documental de empresas dos mais diversos ramos de atuação (e cases de sucesso ligados a Bancos e Instituições Financeiras), a Central Inf tem como missão garantir a entrega de um processo de Gestão de Documentos claro, objetivo e eficiente, que se dá em três etapas.
1ª Etapa: Análise do Acervo de Documentos Atual
A primeira etapa do serviço de Gestão Documental da Central Inf corresponde ao levantamento e análise do acervo de documentos atual do cliente, bem como o dos atuais processos de negócio a serem otimizados.
2ª Etapa: Otimização dos Processos
Após analisar os principais documentos utilizados pela empresa, mapear os setores envolvidos, os processos utilizados e identificar as possibilidades de otimização, a Central Inf assume a responsabilidade de desenvolver um novo processo de Gestão Documental eficiente e seguro.
Através de um sistema eletrônico customizado especificamente às necessidades de cada empresa, o novo processo de Gestão de Documentos da Central Inf influencia no aumento da eficiência e produtividade da empresa, além da redução de custos da empresa.
3ª Etapa: Arquivamento e/ou Descarte de Documentos
Por fim, o serviço de Gestão de Documentos para empresas desenvolvido pela Central Inf envolve o arquivamento e/ou descarte dos documentos físicos, de acordo com a finalidade e periodicidade de uso de cada um.
Para mais detalhes, entre em contato com os especialistas em Gestão de Documentos da Central Inf:
Confira, na sequência, mais detalhes sobre a Gestão de Documentos para empresas e descubra por que este é um serviço indispensável para o sucesso do negócio.
O que é Gestão de Documentos?
Por definição, a Gestão de Documentos é o processo de manter, organizar e gerir o ciclo de vida de todos os documentos, sejam físicos ou digitais, que integram a empresa.
Portanto, a Gestão Documental é muito mais do que apenas guardar os documentos da empresa, tratando-se de um processo completo responsável pela administração do ciclo de vida dos documentos em suas fases corrente e intermediária e de sua destinação final que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Quais são as etapas da Gestão de Documentos?
Basicamente, o serviço de Gestão Documental ou Gestão de Documentos consiste num conjunto de procedimentos e operações técnicas que analisa:
- a tramitação de processos
- o uso e a avaliação do(s) documento(s)
- o arquivamento de documentos
- o descarte de documentos
Tramitação
A etapa da Tramitação nada mais é do que o controle da movimentação dos documentos de um setor para o outro, através de um processo claro e eficiente sobre como isso será feito, a fim de aumentar a produtividade e objetividade entre os setores, além de reduzir erros e garantir a rastreabilidade documental.
Uso e Avaliação de Documentos
A etapa de Uso e Avaliação de Documentos verifica a finalidade de cada documento, bem como a frequência de uso dos documentos — documento corrente, intermediário ou um arquivo permanente (com caráter de pesquisa de informação ou de prova).
Arquivamento de Documentos
Após avaliar se o documento é um documento corrente, intermediário ou um arquivo permanente, realiza-se o devido armazenamento do documento de acordo com sua finalidade, setor e periodicidade de uso.
Descarte
Nem todos os documentos físicos precisam ser arquivados. A partir de procedimentos como a digitalização de documentos e/ou a microfilmagem eletrônica, em alguns casos é possível descartar o documento físico, já que, nesses casos, a nova versão assume o mesmo valor legal.
Ao realizar o descarte do documento físico, há um ganho no espaço físico e na organização dos documentos arquivados, o que proporciona aumento da eficiência, além da segurança de dados — todos benefícios do processo de Gestão Documental.
Qual a importância da gestão e organização de documentos?
Já nos tempos antes de Cristo, o filósofo e matemático grego Pitágoras certa vez alegou que “com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito”.
Seja no meio dos negócios ou na vida pessoal, falar em gestão nunca esteve tão em alta. Afinal, um dos maiores desafios da atualidade é justamente lidar com o tempo.
Portanto, ao falar em gestão, automaticamente fala-se sobre organizar o tempo — o que significa maior eficiência, aumento da produtividade e prevenção de erros.
Já ouviu aquele antigo ditado que diz “é melhor prevenir do que remediar”? Pois bem.
Imagine o seguinte cenário: Ao longo de anos e mais anos de funcionamento, o volume de arquivos produzidos por uma empresa aumenta exponencialmente. Isso gera uma série de problemas, como a falta de espaço, lentidão nos processos e até perda de informações e registros importantes.
Por isso, a Gestão de Documentos é absolutamente necessária para o funcionamento sustentável de toda e qualquer empresa, independentemente de seu porte.
Através de Gestão de Documentos, é possível preservar dados considerados patrimônio da empresa e ainda transformá-los em recursos de competitividade.
Uma empresa que não investe no serviço de Gestão de Documentos acaba se tornando arcaica, retardando o crescimento do negócio e dando margem para erros com riscos jurídicos e até mesmo prejuízos financeiros.
Quais as vantagens e benefícios da Gestão de Documentos?
A Gestão de Documentos é um método fundamental para otimizar processos documentais dentro das empresas. Isso porque a Gestão Documental é uma das principais ferramentas de planejamento e controle da boa administração.
O objetivo do Gerenciamento de Documentos é garantir a organização de arquivos, de modo que eles não se percam e estejam disponíveis quando requisitados.
No mais, a validação oficial dos documentos por meio de assinaturas e carimbos também é fundamental no processo. No caso de versões digitais, a assinatura eletrônica é uma ótima forma de comprovar a autenticidade dos arquivos.
Além de ser uma das atividades mais antigas, investir em Gerenciamento de Documentos é totalmente relevante para o desenvolvimento de processos de negócio, já que garante uma série de vantagens e benefícios, tais como:
Mais agilidade e eficiência nos processos
Por meio da tramitação, localizar e enviar documentos de um setor para o outro torna-se uma tarefa muito mais rápida e prática.
Um caso muito comum onde a Gestão de Documentos é sinônimo de agilidade e eficiência dentro das empresas é em relação ao setor de RH. Dada a alta rotatividade de funcionários, o profissional de Recursos Humanos precisa manusear contratos de trabalho e uma série de outros documentos com frequência.
Ao implementar a Gestão de Documentos para o setor de RH, seja em âmbito físico ou digital, há um ganho de praticidade na rotina, já que o departamento otimiza o tempo ao não precisar fazer longas buscas para ter os documentos em mãos.
Redução de custos
Além do fato de que tornar os processos mais eficientes implica na redução de gastos, ao contratar uma empresa de Gestão Documental, o custo do espaço físico para armazenamento também é reduzido, uma vez que existe a possibilidade de se trabalhar com a digitalização de documentos.
Falta de planejamento e organização gera erros operacionais e necessidade de retrabalho, o que significa custos extras. Problemas como esses minam o orçamento e prejudicam o desempenho não apenas em uma área específica, mas em todos os departamentos.
O gerenciamento de documentos visa a otimização dos processos documentais, a fim de se realizar mais ações pelo menor investimento possível, a partir do investimento em eficientes sistemas tecnológicos.
Segurança de Arquivo e Comprovação Jurídica
Documentos sigilosos devem estar em um local seguro, como em um sistema criptografado ou cofre de difícil acesso, justamente para reduzir o risco de invasões e/ou roubo de dados.
Documentos muito utilizados no dia a dia, por sua vez, precisam ser guardados em locais de fácil acesso, para simplificar sua busca e dar mais agilidade aos processos.
É bom salientar que documentos servem como uma garantia legal para a empresa.
Por exemplo: a finalidade do controle de ponto é comprovar que os funcionários estão cumprindo a jornada de trabalho conforme acordado em contrato. Em caso de horas extras, as folhas de pagamento revelam se elas foram pagas ou não. A boa manutenção desses documentos protege a empresa em eventuais ações trabalhistas.
O mesmo vale para comprovantes de pagamento a fornecedores e guias de recolhimento de impostos, dentre outros documentos.
Empresa de Gestão de Documentos e Arquivos SP
A Gestão de Documentos é um dos serviços core business da Central Inf — empresa de São Paulo especialista em gestão e gerenciamento de processos de negócios com mais de 30 anos de atuação no mercado financeiro.
Para implementar o serviço de gestão documental na sua empresa e assim garantir maior eficiência e segurança, além de aumentar a produtividade e reduzir os custos desnecessários do seu negócio, entre em
