Categoria: BPO

Backoffice outsourcing tem se tornado uma estratégia cada vez mais essencial para empresas que buscam eficiência e redução de custos. Mas o que exatamente isso significa para o seu negócio?

Em um cenário competitivo, concentrar-se nas atividades principais é primordial. No entanto, as tarefas administrativas e operacionais podem consumir tempo e recursos valiosos. É aí que entra a terceirização de backoffice.

Ao escolher parceiros experientes para cuidar das atividades de “bastidores”, sua empresa ganha agilidade e qualidade nas operações. Assim, você não só libera recursos internos, mas também acessa tecnologia avançada e práticas otimizadas. Isso resulta em processos mais ágeis e uma operação mais enxuta.

Ou seja, o backoffice outsourcing oferece exatamente isso: a oportunidade de focar no que realmente importa, seu core business, enquanto especialistas cuidam das tarefas administrativas. Com a terceirização, sua empresa pode crescer de maneira sustentável e se destacar no mercado.

O que significa backoffice outsourcing?

Backoffice outsourcing é a prática de terceirizar atividades administrativas e operacionais que são essenciais para o funcionamento de uma empresa, mas que não estão diretamente ligadas ao atendimento ao cliente ou à produção principal. 

Essas tarefas, embora cruciais, podem ser realizadas de maneira mais eficiente e econômica por empresas especializadas. Dessa forma, a empresa contratante pode concentrar seus esforços no crescimento do negócio e na inovação.

As funções de backoffice incluem uma variedade de tarefas que sustentam a operação diária de uma empresa. Ao optar por terceirizar essas atividades, é possível reduzir custos, melhorar a eficiência e garantir que as funções sejam realizadas por profissionais qualificados e com acesso às melhores tecnologias.

Quais funções são abrangidas pelo backoffice outsourcing?

O backoffice outsourcing abrange uma ampla gama de funções essenciais para o funcionamento diário de qualquer empresa, independentemente do setor. 

Essas atividades, embora não estejam diretamente relacionadas ao atendimento ao cliente ou à produção de bens e serviços, são cruciais para a sustentação das operações internas e para garantir que a empresa funcione de maneira eficiente e em conformidade com as regulamentações.

Algumas das principais funções terceirizadas no backoffice são:

Soluções antifraude

Com a crescente sofisticação dos crimes cibernéticos e fraudes documentais, as corporações necessitam de salvaguardas robustas e proativas. 

A terceirização de soluções antifraude permite a aplicação de análises automatizadas, ancoradas em tecnologias de ponta como o Analytics, para desmantelar possíveis fraudes em tempo real. 

Especialistas em documentoscopia e grafoscopia, com ferramentas tecnológicas avançadas, detêm a capacidade de identificar irregularidades com precisão, assegurando que cada etapa do processo, seja no onboarding ou na análise de crédito, ocorra sem fraudes.

Onboarding digital

A integração digital dos clientes, quando realizada com eficácia, é um diferencial competitivo que não deve ser subestimado. Empresas que terceirizam suas necessidades de onboarding digital se beneficiam de plataformas altamente flexíveis e adaptáveis, que automatizam a captura, extração e validação de dados com uma eficiência sem paralelo. 

Além disso, essas plataformas são configuradas para se adaptar de maneira fluida às regras específicas de cada organização, garantindo uma integração  com sistemas legados e permitindo uma experiência do cliente impecável.

Formalização de documentos

A correta formalização de documentos é a espinha dorsal de qualquer operação que busca legalidade e legitimidade. A terceirização dessa função crítica garante que a identificação, classificação e validação de documentos sejam realizadas de acordo com os mais rigorosos padrões internos e externos. 

As soluções terceirizadas utilizam mecanismos automatizados que não só aumentam a precisão como também aceleram o processo, assegurando que todas as conformidades legais sejam cumpridas sem falhas.

Automação de processos

Em um cenário onde a transformação digital é necessária, a automação de processos representa uma evolução corporativa. Empresas que optam por terceirizar essa vertente contam com equipes especializadas que redesenham processos de negócios, utilizando plataformas tecnológicas de última geração. 

O objetivo é não apenas automatizar, mas transformar digitalmente o modus operandi da organização, propiciando uma revolução silenciosa, mas poderosa, em sua operação diária.

Análise de crédito

O tempo é um recurso precioso, e na análise de crédito, ele pode ser o diferencial entre o sucesso e o fracasso. Ao terceirizar essa função, as empresas ganham acesso a plataformas de Analytics sofisticadas e equipes altamente treinadas que mitigam riscos e agilizam o processo decisório. 

O resultado é uma análise de crédito que não apenas protege a empresa de riscos financeiros, mas também potencializa a velocidade e a eficiência com que se realizam as operações.

Firmas e Poderes (FEP)

A gestão de firmas, poderes, alçadas e assinaturas em documentos jurídicos e societários requer um nível de cuidado e controle que muitas organizações não podem manter internamente.

Ao terceirizar essa função, as empresas se beneficiam de uma plataforma especializada e de uma equipe de analistas que garantem a conformidade e a integridade em cada assinatura e autorização. Este controle protege a empresa de possíveis vulnerabilidades legais e reforça a confiança entre as partes envolvidas.

O impacto do backoffice outsourcing na eficiência operacional

O backoffice outsourcing tem um impacto significativo na eficiência operacional das empresas, proporcionando uma série de benefícios.

Ao terceirizar as operações de backoffice, as empresas conseguem liberar recursos internos para focar nas atividades que realmente agregam valor ao negócio. Isso, por sua vez, melhora a agilidade e a capacidade de resposta da organização em um mercado cada vez mais competitivo.

Um dos seus principais efeitos positivos é a otimização dos processos internos. Quando especialistas assumem funções administrativas e operacionais, a empresa se beneficia de métodos aprimorados e tecnologias avançadas, que são constantemente atualizadas pelos fornecedores de serviços terceirizados. 

Além disso, a terceirização das funções de backoffice permite que as empresas escalem suas operações conforme a demanda. Se uma empresa está em fase de crescimento ou enfrenta flutuações sazonais, a flexibilidade é essencial. 

Em vez de investir em infraestrutura e treinamento de novos funcionários, é possível ajustar rapidamente os serviços terceirizados às suas necessidades, garantindo que a eficiência operacional seja mantida em todos os momentos.

Outro aspecto importante é a melhoria na qualidade dos serviços prestados. Com a terceirização, as empresas têm acesso a equipes especializadas e experientes que são dedicadas exclusivamente às operações de backoffice. 

Assim, as tarefas são realizadas com maior precisão e dentro dos prazos estabelecidos, contribuindo para uma operação mais fluida e eficaz. A combinação de expertise e tecnologia avançada disponível por meio do backoffice outsourcing assegura que as empresas mantenham altos padrões de qualidade sem sobrecarregar seus recursos internos.

Por fim, o impacto do backoffice outsourcing na eficiência operacional também se reflete na redução de riscos. Ao delegar funções críticas a parceiros experientes, é possível minimizar a possibilidade de falhas operacionais e garantir a conformidade com as regulamentações.

Conte com a Central Inf e aproveite os benefícios do backoffice outsourcing

Quando se trata de backoffice outsourcing, contar com uma empresa especializada pode transformar a maneira como sua organização opera. A Central Inf, com sua longa trajetória no mercado de BPO, oferece soluções personalizadas que atendem às necessidades específicas de sua empresa. 

Nossa abordagem é capaz de se integrar perfeitamente às suas operações, garantindo que todas as funções terceirizadas sejam executadas com precisão e em conformidade com as normas regulatórias.

Assim, escolher a Central Inf para suas necessidades de backoffice outsourcing é uma decisão estratégica que pode impulsionar o sucesso do seu negócio. Oferecemos um serviço completo e adaptável, projetado para agregar valor e melhorar a eficiência operacional. Entre em contato conosco hoje mesmo para saber mais!

A gestão de arquivos é um desafio diário para negócios de todos os tamanhos. Por isso, uma dúvida comum é entre guardar ou digitalizar documentos importantes. 

Esta questão pode influenciar diretamente a eficiência e a organização da sua empresa. Afinal, quando se trata de contratos, registros financeiros e demais documentos, a escolha pode impactar a segurança e a acessibilidade da documentação.

Então, como decidir qual é a melhor abordagem? No artigo de hoje, vamos explorar detalhadamente as vantagens e desvantagens de cada opção, a fim de te ajudar a tomar uma decisão informada que atenda às necessidades específicas do seu negócio. 

Quais são as diferenças entre guardar ou digitalizar documentos?

A gestão de documentos envolve duas principais abordagens: guardar ou digitalizar documentos. Embora ambas as opções tenham o objetivo de preservar e proteger informações importantes, elas diferem significativamente em termos de processo, vantagens e desafios. 

Entender essas diferenças é essencial para escolher a melhor solução para sua empresa.

Acessibilidade e conveniência

A guarda de documentos oferece acesso tangível aos arquivos. Quando você precisa consultar um documento, basta ir até o local de armazenamento e pegar a versão física. Isso pode ser conveniente em situações onde a autenticidade do documento é essencial. 

No entanto, esse método requer que você esteja fisicamente presente no local do armazenamento.

Por outro lado, a digitalização de documentos permite acesso imediato e remoto aos arquivos. Com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), você pode buscar, visualizar e compartilhar documentos com apenas alguns cliques, independentemente da sua localização. 

Além disso, a digitalização facilita a integração com outras ferramentas digitais, como softwares de colaboração e sistemas de workflow. Nestes casos, os documentos podem ser incorporados facilmente em processos empresariais digitais, aumentando a eficiência e a agilidade das operações.

Em contraste, a guarda física pode ser mais limitada em termos de integração tecnológica.

Custos iniciais e de manutenção

Ao considerar guardar ou digitalizar documentos, é importante avaliar os custos associados a cada opção. 

Os custos associados à guarda física de documentos incluem despesas com espaço físico, móveis de armazenamento e condições ambientais controladas. Você precisará investir em prateleiras, armários, caixas e, possivelmente, um sistema de climatização para preservar os documentos. 

Além disso, há custos contínuos relacionados à manutenção do espaço de armazenamento e à segurança. A digitalização, por outro lado, envolve custos iniciais com scanners, softwares de GED e, possivelmente, serviços profissionais para digitalizar grandes volumes de documentos. 

No entanto, após essa fase inicial, os custos de manutenção tendem a ser mais baixos. A necessidade de espaço físico é drasticamente reduzida, e a manutenção dos arquivos digitais pode ser gerenciada com soluções de backup e segurança cibernética.

Enquanto a guarda física pode parecer mais barata a curto prazo, a digitalização pode oferecer economias significativas a longo prazo. Empresas que lidam com grandes volumes de documentos podem achar que os investimentos iniciais em digitalização são rapidamente recuperados por meio de economias em espaço físico e maior eficiência operacional.

Segurança e preservação

A guarda física de documentos exige medidas rigorosas de segurança para proteger contra roubo, danos e perda. Isso inclui sistemas de vigilância, controles de acesso e ambientes controlados. Apesar dessas medidas, documentos físicos continuam vulneráveis a desastres naturais, como incêndios e inundações.

Por sua vez, os documentos digitalizados podem ser protegidos com criptografia, backups regulares e sistemas avançados de segurança cibernética. A digitalização minimiza os riscos associados a desastres físicos e permite a recuperação rápida de dados em caso de falhas. 

Vale ressaltar, porém, que a segurança digital também requer atenção constante para proteger contra ameaças cibernéticas, como hackers e malwares.

Além disso, a preservação de documentos digitais é geralmente mais eficaz a longo prazo. Enquanto o papel pode deteriorar-se com o tempo, os arquivos digitais podem ser mantidos em perfeitas condições por décadas, desde que sejam implementadas práticas adequadas de armazenamento e backup.

Impacto ambiental

O impacto ambiental da guarda física de documentos pode ser significativo. O uso de papel, energia para climatização e espaço físico contribui para a pegada ecológica da empresa. 

A pegada ecológica de uma empresa refere-se ao total de recursos naturais que ela consome e ao volume de resíduos e emissões que ela gera em suas atividades. No contexto da guarda de documentos, isso inclui a produção e o descarte de papel, além do uso de materiais de armazenamento, como caixas e pastas, que geram resíduos e consomem recursos naturais.

A digitalização de documentos oferece uma alternativa mais sustentável. Ao reduzir a dependência de papel, ajuda a conservar recursos naturais e diminuir a geração de resíduos. Além disso, a redução do espaço físico necessário para armazenamento pode resultar em menor consumo de energia e recursos para manutenção de instalações.

Empresas que buscam práticas mais sustentáveis podem achar que a digitalização de documentos é uma parte importante de suas iniciativas ambientais. No entanto, é importante também considerar o impacto ambiental dos equipamentos eletrônicos e a necessidade de práticas responsáveis de descarte e reciclagem de hardware.

Flexibilidade e adaptabilidade

A guarda física de documentos pode ser limitada em termos de flexibilidade e adaptabilidade. Uma vez que o espaço de armazenamento é designado e os documentos são organizados, fazer alterações pode ser um processo trabalhoso e demorado. 

A reorganização de arquivos físicos requer tempo e esforço, especialmente se o volume de documentos for grande.

A digitalização, por outro lado, oferece maior flexibilidade e adaptabilidade. Documentos digitalizados podem ser reorganizados, renomeados e reindexados rapidamente, de acordo com as necessidades da empresa. Isso permite uma gestão de documentos mais dinâmica e responsiva às mudanças nos processos e nas demandas do negócio.

Além disso, a digitalização facilita a implementação de processos de melhoria contínua. Com sistemas de GED, é possível monitorar e analisar o uso dos documentos, identificar gargalos e oportunidades de melhoria, e adaptar rapidamente às práticas de gestão documental para otimizar a eficiência e a eficácia das operações.

Vantagens de guardar documentos fisicamente ou digitalizá-los

Para analisar se vale a pena guardar ou digitalizar documentos, devemos falar sobre as vantagens associadas a cada abordagem.

Benefícios da guarda física de documentos

A guarda física de documentos oferece uma série de benefícios que muitas empresas valorizam. Manter os documentos em seu formato original pode ser essencial, especialmente para aqueles que possuem valor histórico. Isso garante que os documentos estejam sempre disponíveis em sua forma mais autêntica.

Outro benefício significativo da guarda física é a proteção contra perdas digitais. Apesar dos avanços tecnológicos, falhas de hardware ou ataques cibernéticos ainda são uma preocupação. Ter uma cópia física garante que você nunca perca informações críticas devido a problemas tecnológicos.

Além disso, a guarda física pode ser uma solução de custo-benefício. Para empresas que não possuem uma grande quantidade de documentos, criar um espaço dedicado ao armazenamento físico pode ser mais econômico do que investir em sistemas de digitalização e armazenamento digital.

Benefícios da digitalização de documentos

A digitalização de documentos, por outro lado, traz uma série de benefícios que são difíceis de ignorar. Um dos maiores é a facilidade de acesso. Com documentos digitalizados, você pode acessar qualquer arquivo de qualquer lugar, a qualquer hora.

Isso facilita a colaboração entre equipes. Com documentos disponíveis online, vários funcionários podem acessar e trabalhar no mesmo arquivo simultaneamente, independentemente de sua localização.

A digitalização também oferece uma solução eficiente de espaço. Em vez de dedicar salas inteiras ao armazenamento de papéis, você pode usar esses espaços para outras finalidades mais produtivas.

Essa abordagem ainda contribui para a preservação dos documentos. Papéis físicos se deterioram com o tempo, mas uma cópia digital pode ser mantida intacta indefinidamente. Isso é particularmente importante para documentos de valor histórico ou legal que precisam ser preservados por longos períodos.

Por fim, a digitalização ajuda a cumprir com regulamentos de compliance e auditoria. Muitas vezes, é mais fácil e rápido fornecer cópias digitais de documentos para fins de auditoria ou relatórios regulatórios. Isso pode economizar tempo e reduzir o estresse associado a esses processos.

Escolha inteligente: analisando suas necessidades

A decisão entre guardar ou digitalizar documentos deve ser baseada nas necessidades específicas da sua empresa. Avalie o volume de documentos, a frequência com que são acessados, as exigências legais e regulatórias, e o orçamento disponível. 

Cada empresa é única, e o que funciona para uma pode não ser ideal para outra.

Quando optar pela guarda física de documentos?

Existem situações em que a guarda física de documentos é a melhor opção. Por exemplo, quando se trata de documentos que possuem valor legal, muitas vezes é necessário mantê-los em sua forma original. Afinal, alguns processos ainda exigem uma versão física para que contratos assinados, certificados e documentos oficiais sejam considerados válidos.

Além disso, empresas que lidam com documentos históricos ou de valor sentimental podem preferir a guarda física. Arquivos que contam a história da empresa, como fotografias antigas, prêmios e reconhecimentos, possuem um valor que vai além do meramente informativo.

Em ambientes onde a tecnologia pode não ser confiável ou onde há preocupações com a segurança cibernética, a guarda física também se destaca. Documentos armazenados fisicamente não correm o risco de serem hackeados ou perdidos devido a falhas tecnológicas.

Outra razão para optar pela guarda física de documentos é a falta de recursos para a digitalização. Digitalizar um grande volume de documentos pode ter um custo elevado e ser demorado. Empresas com orçamentos limitados podem achar mais viável financeiramente manter seus arquivos em formato físico, pelo menos até que possam investir na digitalização.

A guarda física também oferece uma solução imediata e de fácil implementação. Para pequenas empresas ou startups, criar um espaço dedicado ao armazenamento de documentos pode ser um processo simples e econômico. 

Essa abordagem permite que as empresas mantenham controle direto sobre seus arquivos sem a necessidade de investir em tecnologia ou treinamento especializado.

Além disso, alguns setores específicos podem ter regulamentações que exigem a manutenção de documentos físicos. Indústrias como saúde, jurídico e financeiro frequentemente têm normas rigorosas sobre como os documentos devem ser armazenados e por quanto tempo. 

Nesses casos, a guarda física não só é recomendada, mas muitas vezes obrigatória.

E quando optar pela digitalização de documentos?

Decidir entre guardar ou digitalizar documentos pode parecer uma tarefa desafiadora, mas há momentos específicos em que a digitalização se destaca como a melhor opção. 

Em um mundo cada vez mais digital, essa prática é fundamental, por exemplo, para empresas que lidam com grandes volumes de documentos. Armazenar fisicamente uma quantidade imensa de papéis pode ser impraticável e dispendioso.

Outro momento ideal para digitalizar documentos é quando a empresa possui equipes distribuídas ou funcionários que trabalham remotamente. Com documentos digitalizados, todos podem acessar as informações necessárias de qualquer lugar, facilitando a colaboração e a continuidade do trabalho.

A digitalização também se torna essencial quando há a necessidade de integrar documentos em sistemas de gestão eletrônica. Isso é especialmente relevante para empresas que utilizam software de gerenciamento de documentos ou outras ferramentas digitais para automatizar processos. 

Empresas que estão em expansão ou que mudam frequentemente de local também devem considerar a digitalização. Transportar arquivos físicos de um lugar para outro pode ser logisticamente desafiador e caro. Documentos digitalizados eliminam essa preocupação, já que podem ser acessados online sem a necessidade de transporte físico.

Outro cenário comum é durante auditorias e revisões regulatórias. Ter documentos digitalizados pode simplificar o processo de fornecimento de informações.

Além disso, empresas que valorizam a sustentabilidade podem optar pela digitalização para reduzir o uso de papel e os resíduos associados. Esse movimento não só apoia práticas ecológicas, mas também pode melhorar a imagem da empresa junto a clientes e parceiros que valorizam a responsabilidade ambiental.

Por fim, considere a digitalização em momentos de transição tecnológica. Se sua empresa está atualizando seus sistemas de TI ou implementando novas ferramentas digitais, pode ser a oportunidade perfeita para migrar os documentos físicos para o formato digital.

Como a guarda física e a digitalização se complementam?

Em muitos casos, a combinação da guarda física e da digitalização pode ser a solução ideal. Isso permite que as empresas aproveitem os benefícios de ambas as abordagens, garantindo a máxima segurança e eficiência na gestão de documentos. 

Por exemplo, documentos críticos podem ser mantidos fisicamente para garantir sua integridade, enquanto cópias digitais são usadas para facilitar o acesso e a colaboração.

Essa abordagem híbrida também pode servir como um plano de backup eficaz. Se os documentos físicos forem danificados ou perdidos, as cópias digitais estarão disponíveis para garantir que as operações da empresa não sejam interrompidas.

Além disso, uma estratégia combinada pode ser adaptada para atender às necessidades específicas de diferentes departamentos dentro de uma empresa.

Departamentos que lidam com grandes volumes de documentos, como financeiro ou jurídico, podem se beneficiar mais da digitalização, enquanto áreas que lidam com documentos históricos ou sensíveis podem preferir a guarda física.

Conclusão

Escolher entre guardar ou digitalizar documentos pode ser desafiador, mas é uma decisão crítica para a eficiência e segurança da sua empresa. Considere as vantagens de cada abordagem e avalie suas necessidades específicas. Lembre-se, a melhor solução pode ser uma combinação das duas.

Terceirizar a guarda física e a digitalização de documentos pode ser uma solução altamente eficiente para empresas que buscam otimizar a gestão documental. Ao contratar uma empresa especializada, você garante que seus arquivos sejam tratados com o máximo de cuidado e profissionalismo. 

Dessa forma, é possível liberar espaço físico e aliviar a carga de trabalho da sua equipe interna, permitindo que se concentrem em atividades mais estratégicas.

Além disso, a terceirização oferece acesso a tecnologias avançadas de digitalização e armazenamento. Empresas especializadas utilizam equipamentos de ponta para garantir a melhor qualidade de imagem e segurança digital.

Quando você terceiriza a guarda ou digitalização de documentos, também obtém suporte contínuo e expertise. Portanto, se você está pronto para otimizar a gestão de documentos da sua empresa, entre em contato conosco! Oferecemos serviços de alta qualidade em guarda de documentos, digitalização, microfilmagem eletrônica e soluções avançadas de GED.

Cada vez mais, a contratação de empresas de BPO Financeiro tem se tornado uma tendência e solução para diversas empresas que precisam focar no core business, sem se preocupar com as burocracias da gestão financeira — fundamental para o sucesso do negócio.

Em resumo, BPO Financeiro é a terceirização do setor financeiro, uma modalidade de contratação de empresas que atuam no setor público ou privado com a prestação de serviços financeiros.

Embora muitas vezes associado à Contabilidade e/ou Assessoria, o serviço de BPO Financeiro não se resume somente a isso. Na verdade, a adoção de um sistema de BPO Financeiro eficiente foca nas necessidades reais de cada empresa, não apenas na área contábil.

Saiba mais sobre como o BPO Financeiro funciona e entenda por que vale a pena investir na terceirização dos serviços administrativo e financeiro da sua empresa para o crescimento do seu negócio com este conteúdo exclusivo da Central Inf!

Quais são os serviços de BPO Financeiro?

Os serviços de BPO Financeiro envolvem todas as áreas de atuação do setor financeiro. Logo, os serviços mais comuns da terceirização financeira são:

1. Emissão de notas fiscais
2. Elaboração do fluxo de caixa
3. Gestão de indicadores
4. Análise de crédito
5. Gestão de documentos
6. Conciliação diária
7. Gerenciamento de pagamentos de fornecedores
8. Lançamento de contas a pagar na plataforma de gestão financeira
9. Agendamento de pagamentos
10. Transações de pessoas através de folha de pagamento de empregados

Quais os serviços de BPO Financeiro da Central Inf?

É muito comum que as empresas terceirizem a contabilidade de seus negócios — principalmente no caso de microempresas e microempreendedores. Essa prática já configura a contratação de uma empresa de BPO Financeiro.

Contudo, no caso da Central Inf, os serviços de BPO estão mais voltados ao universo de BPO Financeiro para Bancos e Instituições Financeiras.

Como a Central Inf dispõe de expertise, técnicas e um sistema de BPO Financeiro dedicado, capaz de atender diversos modelos de negócio, a terceirização do setor financeiro pode ser realizada de maneira personalizada e de acordo com as necessidades de cada cliente.

As principais propostas de BPO Financeiro da Central Inf contemplam:

• Onboarding Digital
• Automação de Esteira Bancária
• BackOffice Bancário
• Análise e Formalização para Esteiras de Crédito:
• Empréstimo Consignado (Privado e INSS)
• Empréstimo Pessoa Física e Jurídica
• Financiamento Imobiliário
• Financiamento de Veículos (CDC)
• Cartão de Crédito
• Análise para Abertura de Conta Digital com Validação Cadastral
• Reconhecimento e Extração Automática de Dados
• Digitação e Complementação de Dados Cadastrais
• Formalização de Documentos
• Análise e Validação de Checklist Documental
• Análise de Firmas e Poderes (FEP)
• Sistema Antifraude para Bancos e Instituições de Crédito
• Análise Documental Antifraude (Documentoscopia)
• Análise e Validação de Assinatura (Grafoscopia)
• Certificação Digital conforme Resolução BACEN 4.474/2016 e Circular BACEN 3789/2016.
• Gestão de Risco e Compliance
• Relatórios Empresariais

A Central Inf é uma empresa de BPO Financeiro que atua estrategicamente na automatização dos processos de negócio por meio de um conjunto de soluções integradas ao sistema de BPO Financeiro, oferecendo recursos adaptados para atender às necessidades de cada empresa.

Com o objetivo de automatizar processos de gestão financeira inerentes ao negócio, a Central Inf mapeia os setores e departamentos da empresa, bem como toda a documentação e os processos financeiros, a fim de otimizar o fluxo de trabalho e permitir à empresa atingir melhores resultados.

IMPORTANTE: Os serviços de BPO Financeiro da Central Inf — empresa de São Paulo com mais de 30 anos de experiência no mercado de Terceirização do Setor Financeiro e Backoffice Bancário — não atuam na área de Contabilidade.

Quais as vantagens do BPO Financeiro?

Uma dúvida muito comum entre gestores e donos de empresas é: “Por que terceirizar o setor financeiro? BPO Financeiro vale a pena”.

No mundo dos negócios, uma das maiores dificuldades é lidar com o tempo — isso é fato.

Dar conta de todas as demandas do dia a dia voltadas ao core business e ainda cuidar de toda burocracia que envolve ter uma empresa não é uma tarefa tão simples.

Por isso, não investir em um sistema de gestão financeira otimizado ou abrir mão da terceirização do setor financeiro a fim de reduzir custos pode ser um grande tiro no pé!

Além de atrapalhar o rendimento e a produtividade de um ou mais funcionários focados no core business, delegar funções fora do escopo de trabalho para profissionais de outros setores abre margem para erros e possíveis problemas fiscais e jurídicos relacionados à documentação e às burocracias muitas vezes supridas pelo setor financeiro.

Dessa forma, entende-se que as principais vantagens de contratar uma empresa de BPO Financeiro e investir na terceirização da área financeira estão justamente embasadas no aumento da eficiência e da produtividade a partir da otimização do tempo e dos processos, e até mesmo na redução de custos.

As principais vantagens de terceirizar a gestão financeira são: 

• Custo Justo
• Profissionais especializados fora da folha de pagamento
• Dispensa a necessidade de espaço físico
• Mais Eficiência
• Aumento da produtividade
• Suporte Legal

Custo Justo

O preço do BPO Financeiro varia de acordo com as necessidades de cada cliente. Por isso, a primeira etapa da terceirização financeira envolve o mapeamento dos processos.

Profissionais especializados fora da folha de pagamento

A terceirização financeira não implica no pagamento de encargos e impostos como no caso de funcionários contratados dentro da folha de pagamento.

Dispensa necessidade de espaço físico

A atuação da empresa de BPO Financeiro não precisa ser realizada de modo presencial, o que dispensa o investimento com infraestrutura dentro das dependências da sua empresa.

Mais Eficiência

Através de um sistema de BPO Financeiro dedicado e com tecnologia apropriada, a análise de resultados importantes para as tomadas de decisão fica muito mais clara e objetiva.

Aumento da produtividade

Ao terceirizar o setor financeiro com especialista em BPO Financeiro, sua equipe tem a possibilidade de atuar 100% no core business, recebendo informações gerenciais de qualidade diariamente.

Suporte Legal

A empresa de BPO Financeiro pode auxiliar em questões financeiras, tributárias, administrativas e até de pessoas.

Quais empresas devem investir em BPO Financeiro?

Independentemente do ramo de atuação, não existe empresa sem um setor financeiro — ou pelo menos sem alguém responsável pela parte financeira, seja um pagamento de contas, um fluxo de caixa ou até mesmo a produção e análise de relatórios ao final de cada mês.

Mas isso não significa que você precisa contratar um profissional de gestão financeira para trabalhar internamente no dia a dia da sua empresa, já que isso muitas vezes não é algo viável — principalmente no caso de pequenas e médias empresas.

Neste cenário, a melhor solução para empresas é investir em BPO Financeiro.

Isso porque, uma vez que não se tem problemas com documentos ligados ao setor financeiro, previne-se possíveis gastos extras com ações trabalhistas ou multas em atraso, por exemplo.

Fora isso, algo muito comum principalmente no âmbito das microempresas é não depender de espaço físico para alocar novos funcionários.

Então, imagine o seguinte: você é um microempreendedor e aluga uma sala comercial em um escritório Coworking.

Muito provavelmente não é viável para você assumir as tarefas do dia a dia e ainda ter que lidar com toda a parte burocrática da área financeira e de contabilidade.

Logo, a melhor saída é investir na terceirização da área financeira, através da contratação de uma empresa especialista em BPO Financeiro.

BPO Financeiro da Central Inf

A Central Inf é uma empresa de BPO Financeiro localizada em São Paulo e com mais de 30 anos de expertise na área, atuando estrategicamente na automatização dos processos de negócio por meio de um conjunto de soluções integradas ao sistema de BPO Financeiro e oferecendo recursos adaptados para atender às necessidades de cada empresa.

Com o objetivo de automatizar processos de gestão financeira inerentes ao negócio, a Central Inf mapeia os setores e departamentos da empresa, bem como toda a documentação e os processos financeiros, a fim de otimizar o fluxo de trabalho e permitir à empresa atingir melhores resultados.

Entre em contato agora mesmo com a equipe de BPO Financeiro da Central Inf!

IMPORTANTE: Os serviços de BPO Financeiro da Central Inf não contemplam a área de Contabilidade.

Entenda o que é, como funciona e quais os benefícios de contar com a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e com a Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)

Antigamente, quando falávamos sobre documentos de uma empresa, era comum guardar todas as informações em salas ou gavetas, sem uma organização, o que dificultava muito a busca de arquivos específicos, principalmente por quem não tem familiaridade, podendo perder horas em busca de algum documento.

Com a tecnologia, essas informações passaram a ser digitalizadas para facilitar as operações, mas é  preciso mais do que transformar esses dados em digitais, a sua empresa terá que ter um sistema para organizar tudo, e é aí que entra o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e o ECM (Enterprise Content Management).

O que é  GED?

Diferente da digitalização, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos entrega um conjunto de tecnologias, como hardwares e softwares, para oferecer como objetivo principal o armazenamento seguro de informações e uma busca precisa, sendo um meio crucial para administrar toda a documentação da empresa.

Nele, você pode adicionar alguns diferenciais importantes para facilitar ainda mais a pesquisa e localização dos documentos, como o nome do autor, a data que foi criado, a versão, a pasta de armazenamento e o nome que o cliente trata o documento.

Com este sistema é possível reunir qualquer tipo de arquivo que o seu negócio utiliza, independente do seu formato, desde papéis, microfilmes, imagens, áudio, vídeo, planilhas eletrônicas, arquivos de textos até Plantas de Engenharia (formato CAD), e muitos outros, tudo isso com diversos benefícios para a empresa, como:

• Repositório virtual de documentos;
• Aumento da produtividade da equipe;
• Informações armazenadas de maneira segura;
• Acesso remoto de qualquer lugar do mundo.

O que é ECM?

A gestão de conteúdo empresarial, ou Enterprise Content Management, conhecida como ECM, é muito mais que uma tecnologia ou metodologia, ela reúne uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas, que podem ser usadas para capturar, armazenar, gerenciar, preservar e oferecer informações de apoio para todos os processos de qualquer negócio.

O sistema ECM é uma evolução que complementa o GED, já que os processos se movimentam rapidamente e os arquivos estão sempre sendo atualizados, contribuindo com um sistema inteligente para lidar com toda documentação corporativa, centralizando o armazenamento, o acesso, compartilhamento, a edição das informações e dos dados.

Com o ECM, sua empresa também garante diversos benefícios, como:

• Fácil operacionalização com fluxos de negócios configuráveis e flexíveis;
• Formulários e instruções que podem ser personalizadas;
• É possível anexar documentos aos processos em andamento;
• Controle de compartilhamento e informação;
• Configuração de alertas automáticos para a execução e prazo de tarefas;
• Apontamento de horas para custear processos;

E muito mais.

Qual a diferença entre GED e ECM?

Muitas vezes confundidos como tecnologias iguais, o ECM é uma evolução do GED, que complementa e garante que todas as informações da empresa estejam centralizadas e seguras, oferecendo um conhecimento mais profundo dos resultados e de cada ação e processos através da interpretação de dados.

Com essa gestão de documentos através de um sistema integrado às plataformas e aplicativos de Business Inteligence, Data Analytics e BPM, é possível enriquecer os insights e tomar as melhores decisões para o futuro do negócio.

Quais empresas devem implementar o gerenciamento eletrônico de documentos?

O gerenciamento eletrônico de documentos é totalmente digital, dessa forma, os usuários podem acessar e administrar os arquivos por meio de um software online. O acesso pode ser feito a qualquer momento e em qualquer lugar, pois todos os documentos estão disponíveis na nuvem. Ele proporciona diversos benefícios para as empresas, principalmente as que apresentam os seguintes perfis: 

• Empresas que geram uma grande quantidade de documentos 

As maiores beneficiadas com a implementação do GED são as empresas que lidam com um grande volume de documentos. Os escritórios de contabilidade e de advocacia, os bancos, as instituições de ensino, os consultórios médicos e os órgãos públicos são apenas alguns exemplos de segmentos que ganham mais produtividade com a gestão digital dos documentos. 

• Empresas que se preocupam com a segurança da informação

As informações são um dos bens mais valiosos de uma empresa. Ao lidar com dados sigilosos de projetos e de clientes, é fundamental tomar medidas preventivas de segurança para impedir o vazamento de dados. 

Com a digitalização, etapa que faz parte do GED, todos os arquivos ficam protegidos na nuvem, diminuindo o risco de perda de arquivos, extravio e falsificação de documentos. O software também possui recursos de segurança, sendo acessado apenas por pessoas autorizadas. Além disso, os administradores podem definir níveis de acesso para determinar o que cada usuário tem permissão para fazer na ferramenta.

• Empresas que priorizam o acesso rápido e remoto das informações

O modelo home office e o modelo híbrido (que consiste em uma maior flexibilidade para o funcionário trabalhar em casa e no escritório) é uma tendência que chegou para ficar, exigindo uma adaptação das empresas. A implementação do GED possibilita que as informações sejam acessadas de qualquer lugar do mundo e em variados dispositivos, como smartphones e tablets. 

Além do acesso remoto, ele aumenta a produtividade do trabalho presencial e agiliza o atendimento aos clientes. Afinal, por mais organizado que seja a gestão documental dos arquivos físicos da empresa, o processo de busca utilizando o GED é muito mais rápido. 

• Empresas que possuem pouco espaço para o armazenamento físico dos documentos

Para conseguir armazenar a grande quantidade de documentos que está sob a sua responsabilidade, a empresa precisa de um espaço físico de tamanho adequado. Porém, essa não é a realidade de muitos negócios. 

Com a implementação do GED é possível reduzir o espaço destinado para os documentos físicos (mantendo apenas aqueles que a versão física é realmente necessária). E ainda, é possível reduzir os custos com o aluguel e a manutenção do espaço, móveis para o seu armazenamento, estoques de papel e gastos com impressão.

Como implementar os sistemas GED e ECM?

Os sistemas de Business Intelligence se mostram cada vez mais indispensáveis no cotidiano, e o GED e o ECM são ferramentas fundamentais para garantir segurança e autonomia nas operações de uma empresa.

Para cada tipo de negócio existe uma necessidade, e aqui na Central INF entendemos isso e disponibilizamos uma avaliação e teste gratuitos, além da consultoria de um especialista para você entender o que você realmente precisa.

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