Gestão documental e BPO Documental
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CASES

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Desafio

Um dos maiores bancos de varejo do Brasil, referência no fornecimento de cartões de crédito Private Label, contratou a CENTRALINF para ser a responsável, em nível nacional, pela esteira de análise de solicitações de cartões de crédito.

Nesse projeto foi necessário atender diversas normas regulatórias dos órgãos governamentais, regras de compliance do banco, reduzir o número de fraudes no processo de emissão de cartão de crédito e atender os requisitos e SLAs de mais de 40 produtos de diversas lojas parceiras do Banco, responsáveis pela captação dos clientes.

Escopo do Projeto

Para viabilizar a operação de backoffice do Banco, a CENTRALINF disponibilizou em suas dependências uma estrutura exclusiva com as seguintes soluções:

  • Levantamento e redesenho do fluxo operacional;
  • Customização de Solução de Gestão de Documentos (GED) e de Workflow para a automação e controle do processo;
  • Criação de área logística dedicada, para assegurar a recepção e triagem, de forma ágil e segura, dos malotes vindo dos parceiros do banco;
  • Digitalização e Formalização de todas as propostas de cartões de crédito recepcionadas em meio físico e digital, dentro dos SLAs acordados por parceiro e produto;
  • Alocação de equipe especializada em operações de BPO de cartão de crédito e antifraude;
  • Fornecimento de Ferramenta de Analytics para acompanhamento dos indicadores definidos para a efetiva gestão da operação;
  • Liberação de módulo de tracking para equipe de auditoria do banco;
  • Ambiente físico monitorado e com gravação 24 horas por dia, 7 dias por semana;
  • Links de comunicação dedicados para interligação do site da operação ao Banco, com criptografia na troca de dados.

Resultados e Benefícios

  • Atendimento e efetivo controle dos diversos SLAs acordados entre o Banco e seus parceiros.
  • Redução no tempo final de análise das solicitações de cartões de crédito permitindo a emissão dos mesmos em menor prazo.
  • Redução do número de fraudes documentais.
  • Trilha de auditoria completa do fluxo operacional.
  • Dashboards com acompanhamento em tempo real das esteiras operacionais para gestão ativa do Banco.
  • Relatórios customizados para controle e pagamento dos parceiros e promotores de vendas.
  • Dossiês das solicitações de cartão crédito disponíveis em formato digital para consulta.
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Desafio

Um importante banco de investimentos de São Paulo, contratou a CENTRALINF para ser a responsável pela esteira de backoffice de sua Nova Conta Digital. Nesse projeto foi necessário: 1) Trabalhar com SLA bastante reduzido, devido ao perfil do novo produto que seria ofertado ao mercado (abertura de contas em poucos minutos); 2) Custo operacional mínimo e baseado na efetiva abertura de Contas Digitais, já que os clientes do banco não seriam tarifados nessa operação; 3) Gerenciar a imprevisibilidade de volumetria, devido a novidade da solução e com poucos benchmarks disponíveis.

Escopo do Projeto

Para viabilizar a operação de backoffice do Banco, a CENTRALINF disponibilizou em suas dependências uma estrutura exclusiva com as seguintes soluções:
  • Desenho em conjunto com o cliente do novo fluxo operacional;
  • Integração da Solução de Workflow e de Gestão de Documentos da Central com a solução de backoffice do cliente;
  • Treinamento e imersão da equipe de colaboradores da Central na Cultura Institucional do Banco;
  • Estruturação da equipe para atender o SLA (24×7);
  • Alocação de equipe especializada em operações de BPO Financeiro e antifraude;
  • Fornecimento de Ferramenta de Analytics para acompanhamento dos indicadores definidos para a efetiva gestão da operação;
  • Liberação de módulo de tracking para equipe de auditoria do banco;
  • Ambiente físico controlado e monitorado, com gravação 24 horas por dia, 7 dias por semana;
  • Links de comunicação dedicados para interligação do site da operação ao Banco, com criptografia na troca de dados.

Resultados e Benefícios

  • SLA atendimento em mais de 99% das solicitações de abertura de contas.
  • Custo baixo dentro de uma operação com indicadores ótimos de qualidade.
  • Identificação prévia de fraudes documentais.
  • Trilha de auditoria completa do fluxo operacional.
  • Dashboards com acompanhamento em tempo real das esteiras operacionais para gestão ativa do Banco.
  • Excelente índice de satisfação dos usuários com sua experiência na jornada de abertura da conta digital.
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Desafio

Uma das principais montadoras de veículos instalada no Brasil, contratou a CENTRALINF para ser a responsável pela análise e validação dos pedidos de vendas de veículos especiais, que possuem benefícios fiscais. Nesse projeto foi necessário mapear grande quantidade de modalidades de vendas de veículos que possuem benefícios e isenções fiscais, analisar toda a legislação nacional e estaduais relacionadas ao tema e customizar um portal WEB para utilização pela rede de concessionários, para envio, atualização e acompanhamento dos pedidos de vendas.

Escopo do Projeto

Para viabilizar a operação de backoffice da Montadora, a CENTRAL disponibilizou em suas dependências uma estrutura exclusiva com as seguintes soluções:
  • Levantamento e redesenho do fluxo operacional;
  • Customização de Solução de Gestão de Documentos (GED) e de Workflow, com a criação de um portal de envio de documentos e com a automação e controle do fluxo do pedido de vendas;
  • Integração da Solução com sistemas de retaguarda da Montadora;
  • Análise, validação e formalização de todos os pedidos de vendas de veículos especiais, dentro dos SLAs acordados por produto e região do Brasil;
  • Alocação de equipe especializada em operações de BPO e antifraude;
  • Fornecimento de ferramenta de Analytics para acompanhamento dos indicadores definidos para a gestão da operação;
  • Ambiente físico monitorado e com gravação 24 horas por dia, 7 dias por semana;
  • Liberação de módulo de tracking para equipe de auditoria da montadora;
  • Recepção, validação e guarda física dos dossiês originais para atendimento a auditoria e a fiscalizações dos órgãos governamentais.

Resultados e Benefícios

  • Efetivo cumprimento do SLA da operação.
  • Redução no prazo de análise e liberação dos pedidos de vendas aos concessionários, resultando no aumento do número de vendas.
  • Redução do número de fraudes documentais.
  • Trilha de auditoria completa do fluxo operacional.
  • Dashboards com acompanhamento em tempo real das esteiras operacionais para gestão da Montadora e dos Concessionários.
  • Relatórios customizados.
  • Dossiês dos pedidos de vendas disponíveis para consulta física e digital com total controle de acesso e rastreabilidade.
  • Processos fiscalizatórios atendidos plenamente, com cumprimento da legislação e localização do acervo documental.
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Desafio

Importante construtora brasileira, dos segmentos de baixa e média renda, com atuação em São Paulo, Rio de Janeiro, diversas capitais e grandes cidades do Brasil, contratou a CENTRALINF para ser a responsável pela gestão de dossiês dos empreiteiros e funcionários terceirizados alocados em suas obras.

Nesse projeto foi necessário mapear grande quantidade de documentos obrigatórios e legislação trabalhista a fim de mitigar o risco de ações judiciais e responsabilidade solidária na execução de suas obras.

Escopo do Projeto

Para viabilizar a operação de backoffice da Construtora, a CENTRAL disponibilizou em suas dependências uma estrutura exclusiva com as seguintes soluções:

  • Levantamento e redesenho do fluxo operacional;
  • Customização de Solução de Gestão de Documentos (GED) e de Workflow;
  • Importação de grande acervo documental pré-existente e integração com sistema SAP do cliente;
  • Análise, validação e formalização de todos os documentos físicos e digitais enviados pelas Equipes Administrativos das Obras;
  • Alocação de equipe especializada em operações de BPO de Recursos Humanos e anti fraude documental;
  • Fornecimento de ferramenta de Analytics para acompanhamento dos indicadores definidos para a gestão da operação;
  • Liberação de módulo de tracking para equipe de auditoria;
  • Customização de relatórios para identificação de documentos faltantes, vencidos ou pendentes de empreiteiros, funcionários ou obras;
  • Recepção, validação e guarda física dos documentos originais para atendimento a auditoria, a fiscalização dos órgãos governamentais e para subsídio a ações judiciais.

Resultados e Benefícios

  • Atendimento ao compliance da construtora com relação aos documentos obrigatórios necessários.
  • Redução do número de extravios, fraudes e não conformidades documentais.
  • Trilha de auditoria completa do fluxo operacional.
  • Dashboards com acompanhamento em tempo real das esteiras operacionais e das pendências documentais por obra, empreiteiro e funcionário.
  • Relatórios customizados.
  • Dossiês documentais de obras, empreiteiros e funcionários disponíveis para consulta física e digital com total controle de acesso e rastreabilidade.
  • Processos fiscalizatórios e ações judiciais atendidas adequadamente e dentro dos prazos.
  • Redução de passivo trabalhista.
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Desafio

Uma reconhecida empresa do Governo do Estado de São Paulo realizou concorrência pública para a contratação de empresa especializada em serviços de gestão documental e a CENTRALINF foi a grande vencedora.   Nesse projeto foi necessário tratar uma enorme volumetria de massa documental acumulada ao longo de décadas e atender a toda legislação arquivística que as instituições governamentais precisam cumprir.

Escopo do Projeto

Para viabilizar a operação de gestão documental, a CENTRALINF instalou nas dependências do cliente estrutura exclusiva com as seguintes soluções:  
  • Levantamento, análise e tratamento de toda massa documental;
  • Análise de legislação arquivística, em especial Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Atividades Meio e Fim;
  • Mapeamento do fluxo documental e do seu ciclo de vida;
  • Criação de Procedimento Operacional Padrão;
  • Implantação e customização de Solução de Gestão de Arquivos e Documentos (SIGAD), Solução de Gestão de Armazém (WMS), de Workflow e de RFID;
  • Alocação de equipe especializada em gestão documental, composta por biblioteconomistas e arquivistas;
  • Implantação de solução de identificação de documentos por Rádio Frequência (RFID).

Resultados e Benefícios

  • Atendimento a legislação arquivística e ao compliance da CADA (Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso.
  • Redução da massa documental acumulado, com o devido tratamento e realização de expurgos.
  • Organização documental atendendo ao Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade.
  • Rastreabilidade completa do acervo documental.
  • Digitalização de Documentos com grande requisição de acessos.
  • Microfilmagem de Documentos com valor histórico;
  • Rastreabilidade de documentos com tecnologia RFID.

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