Desafio

Uma reconhecida empresa do Governo do Estado de São Paulo realizou concorrência pública para a contratação de empresa especializada em serviços de gestão documental e a CENTRALINF foi a grande vencedora.   Nesse projeto foi necessário tratar uma enorme volumetria de massa documental acumulada ao longo de décadas e atender a toda legislação arquivística que as instituições governamentais precisam cumprir.

Escopo do Projeto

Para viabilizar a operação de gestão documental, a CENTRALINF instalou nas dependências do cliente estrutura exclusiva com as seguintes soluções:  

• Levantamento, análise e tratamento de toda massa documental;
• Análise de legislação arquivística, em especial Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Atividades Meio e Fim;
• Mapeamento do fluxo documental e do seu ciclo de vida;
• Criação de Procedimento Operacional Padrão;
• Implantação e customização de Solução de Gestão de Arquivos e Documentos (SIGAD), Solução de Gestão de Armazém (WMS), de Workflow e de RFID;
• Alocação de equipe especializada em gestão documental, composta por biblioteconomistas e arquivistas;
• Implantação de solução de identificação de documentos por Rádio Frequência (RFID).

Resultados e Benefícios

• Atendimento a legislação arquivística e ao compliance da CADA (Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso.
• Redução da massa documental acumulado, com o devido tratamento e realização de expurgos.
• Organização documental atendendo ao Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade.
• Rastreabilidade completa do acervo documental.
• Digitalização de Documentos com grande requisição de acessos.
• Microfilmagem de Documentos com valor histórico;
• Rastreabilidade de documentos com tecnologia RFID.